I. TỪ SỐ HÓA QUY TRÌNH ĐẾN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC QUẢN TRỊ
Trong bối cảnh khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số ngày càng giữ vai trò quan trọng đối với năng lực phát triển quốc gia, chuyển đổi số khu vực công cần được nhìn nhận như một quá trình đổi mới phương thức quản trị. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là đột phá quan trọng hàng đầu, đồng thời đặt yêu cầu đổi mới phương thức quản trị quốc gia trên nền tảng số. Định hướng này cho thấy chuyển đổi số đã vượt khỏi phạm vi ứng dụng công nghệ trong từng cơ quan để trở thành một bộ phận của quá trình hoàn thiện thể chế và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy.
Khu vực công có vị trí đặc thù trong quá trình chuyển đổi. Đây vừa là nơi tổ chức thực thi chính sách và cung cấp dịch vụ công, vừa thực hiện chức năng kiến tạo thể chế, xây dựng hạ tầng và tạo lập môi trường cho các hoạt động kinh tế – xã hội. Vì vậy, mức độ chuyển đổi số của khu vực công tác động trực tiếp đến chất lượng quản trị, chi phí tuân thủ và khả năng tiếp cận dịch vụ của người dân, doanh nghiệp. Một quy trình hành chính được đưa lên môi trường điện tử nhưng vẫn giữ nguyên các bước trung gian, yêu cầu cung cấp lại thông tin hoặc cơ chế phối hợp phân tán sẽ khó tạo ra thay đổi thực chất. Trong trường hợp đó, công nghệ mới chủ yếu thay đổi phương tiện xử lý, còn phương thức vận hành cơ bản vẫn được giữ nguyên.
Bản chất của chuyển đổi số vì thế là tái cấu trúc cách thức thực hiện công việc trên cơ sở công nghệ và dữ liệu. Quá trình này cần xem xét lại trình tự thủ tục, loại bỏ những khâu không còn cần thiết, xác định rõ trách nhiệm giữa các cơ quan và tổ chức lại dịch vụ theo nhu cầu của người sử dụng. Công nghệ đóng vai trò công cụ hỗ trợ; dữ liệu cung cấp căn cứ cho phối hợp và ra quyết định; thể chế xác lập phạm vi, trách nhiệm và giới hạn sử dụng; còn hiệu quả phục vụ là thước đo cuối cùng. Cách tiếp cận đó giúp tránh tình trạng đầu tư nhiều hệ thống nhưng quy trình vẫn phức tạp, dữ liệu chưa liên thông và người dân phải thực hiện đồng thời cả thủ tục điện tử lẫn hồ sơ giấy.
Từ góc nhìn tiến trình phát triển, có thể nhận diện ba cấp độ tương đối gồm tin học hóa, số hóa và quản trị dựa trên dữ liệu. Ở cấp độ tin học hóa, công nghệ được sử dụng để hỗ trợ cán bộ xử lý công việc nhanh hơn, nhưng hồ sơ và quy trình về cơ bản chưa thay đổi. Cấp độ số hóa chuyển hồ sơ, thủ tục và dịch vụ sang môi trường điện tử, tạo điều kiện xử lý trực tuyến và giảm phụ thuộc vào giấy tờ. Ở cấp độ quản trị dựa trên dữ liệu, thông tin từ nhiều lĩnh vực được chuẩn hóa, kết nối và phân tích để hỗ trợ điều hành, nhận diện xu hướng, dự báo nhu cầu và xây dựng chính sách.
Ba cấp độ này có quan hệ kế tiếp nhưng không hoàn toàn diễn ra một cách tự động. Việc số hóa một khối lượng lớn hồ sơ chưa đồng nghĩa với khả năng sử dụng dữ liệu để quản trị. Nếu dữ liệu được lưu trữ theo những cấu trúc khác nhau, thiếu tiêu chuẩn kết nối hoặc không xác định rõ trách nhiệm cập nhật, bộ máy vẫn phải tổng hợp thông tin thủ công và xử lý theo từng vụ việc. Chuyển từ số hóa sang quản trị dựa trên dữ liệu vì thế đòi hỏi thay đổi đồng thời về quy trình, tổ chức, con người và cơ chế phối hợp.
Theo hướng đó, kết quả chuyển đổi số cần được đánh giá thông qua giá trị công tạo ra. Các chỉ tiêu về số lượng phần mềm, cơ sở dữ liệu hoặc dịch vụ được đưa lên trực tuyến mới phản ánh quy mô triển khai. Hiệu quả thực chất phải thể hiện ở thời gian xử lý được rút ngắn, số giấy tờ người dân phải cung cấp giảm xuống, chi phí tuân thủ được tiết kiệm, khả năng phối hợp giữa các cơ quan được cải thiện và quyết định quản lý có thêm căn cứ tin cậy. Trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp cũng cần được xem xét từ mức độ dễ tiếp cận, dễ sử dụng, khả năng theo dõi tiến độ và chất lượng phản hồi khi phát sinh vướng mắc.
Vấn đề cốt lõi hiện nay vì vậy không nằm ở việc bộ máy có thêm bao nhiêu hệ thống công nghệ, mà ở khả năng hình thành một phương thức quản trị linh hoạt, phối hợp và có thể kiểm chứng. Khi quy trình được tái cấu trúc, trách nhiệm được xác định rõ và kết quả được đo lường bằng giá trị phục vụ, chuyển đổi số mới tạo ra sự thay đổi về chất trong hoạt động của khu vực công. Đây là tiền đề để dữ liệu chuyển từ sản phẩm của quá trình xử lý hành chính thành một nguồn lực phục vụ điều hành và kiến tạo phát triển.
II. DỮ LIỆU TRỞ THÀNH HẠ TẦNG CỦA QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI
Trong mô hình quản trị truyền thống, quyết định thường được hình thành từ hồ sơ, báo cáo và những nguồn thông tin tổng hợp theo định kỳ. Khoảng thời gian từ khi sự việc phát sinh đến khi dữ liệu được tập hợp có thể tạo ra độ trễ, làm giảm khả năng nhận diện sớm vấn đề. Trong môi trường số, dữ liệu được cập nhật thường xuyên, kết nối từ nhiều nguồn và phân tích với tốc độ cao hơn. Sự thay đổi này tạo điều kiện để cơ quan nhà nước chuyển từ theo dõi kết quả đã xảy ra sang nhận biết xu hướng, dự báo nhu cầu và chủ động chuẩn bị phương án chính sách.
Theo nghĩa đó, dữ liệu đang trở thành một dạng “hạ tầng mềm” của quản trị hiện đại. Nếu hạ tầng kỹ thuật cung cấp năng lực tính toán, lưu trữ và kết nối, dữ liệu tạo ra nội dung để hệ thống vận hành và hỗ trợ quyết định. Một nền tảng công nghệ hiện đại nhưng dữ liệu thiếu chính xác, chậm cập nhật hoặc bị chia cắt giữa các cơ quan sẽ khó tạo ra giá trị quản trị. Ngược lại, dữ liệu có chất lượng, được tổ chức hợp lý và khai thác đúng mục đích có thể phục vụ đồng thời nhiều nhiệm vụ mà không buộc người dân, doanh nghiệp phải cung cấp lại thông tin đã có.
Vai trò ngày càng lớn của dữ liệu cũng được thể hiện trong quá trình hoàn thiện pháp luật. Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, tạo lập khuôn khổ pháp lý cho hoạt động xây dựng, phát triển, bảo vệ, quản trị, xử lý và sử dụng dữ liệu. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, tiếp tục xác lập những yêu cầu đối với việc xử lý và bảo vệ dữ liệu gắn với cá nhân. Hai khuôn khổ này cho thấy khai thác dữ liệu phục vụ quản trị phải được thực hiện đồng thời với bảo đảm an toàn, quyền riêng tư, thẩm quyền truy cập và trách nhiệm giải trình.
Để dữ liệu thực hiện được chức năng hạ tầng, trước hết cần bảo đảm chất lượng. Dữ liệu phải chính xác, đầy đủ, thống nhất, được cập nhật kịp thời và hạn chế trùng lặp. Chất lượng không phải trạng thái đạt được một lần rồi duy trì vĩnh viễn, bởi thông tin về dân cư, doanh nghiệp, đất đai, y tế hoặc hoạt động kinh tế luôn biến động. Vì vậy, dữ liệu cần được quản lý trong toàn bộ vòng đời, từ tạo lập, kiểm tra, cập nhật và khai thác đến lưu trữ hoặc xử lý khi không còn giá trị sử dụng. Một nguồn dữ liệu đúng tại thời điểm hình thành nhưng không được cập nhật vẫn có thể dẫn đến quyết định không phù hợp.
Yêu cầu tiếp theo là chuẩn hóa và kết nối đúng nguyên tắc. Các cơ sở dữ liệu có thể được xây dựng bởi nhiều cơ quan, tại những thời điểm và trên các nền tảng khác nhau. Muốn liên thông, dữ liệu cần có cấu trúc, mã định danh, danh mục dùng chung và tiêu chuẩn trao đổi tương thích. Kết nối không đồng nghĩa với tập trung toàn bộ dữ liệu vào một nơi, mà là tạo khả năng khai thác theo nhu cầu và thẩm quyền trên một kiến trúc thống nhất. Cách tiếp cận này vừa hạn chế việc xây dựng những kho dữ liệu biệt lập, vừa giảm nguy cơ sao chép không cần thiết và tạo điều kiện xác định nguồn dữ liệu có giá trị tham chiếu.
Điều kiện thứ ba là khai thác đúng quyền và đúng mục đích. Không phải mọi dữ liệu đều có thể được chia sẻ với phạm vi như nhau. Quyền truy cập cần gắn với chức năng, nhiệm vụ, mức độ cần thiết và mục đích sử dụng; các thao tác khai thác, cập nhật hoặc chuyển giao phải được xác thực và lưu vết. Đối với dữ liệu cá nhân, dữ liệu quan trọng hoặc dữ liệu có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của cơ quan nhà nước, yêu cầu phân quyền, mã hóa, sao lưu và phục hồi cần được thiết kế ngay từ khi xây dựng hệ thống. Giá trị khai thác và yêu cầu bảo vệ vì thế phải được xem là hai mặt của cùng một quá trình quản trị dữ liệu.
Khi các điều kiện về chất lượng, kết nối và kiểm soát được đáp ứng, dữ liệu có thể chuyển từ chức năng lưu trữ sang hỗ trợ điều hành. Trung tâm điều hành đô thị thông minh, bảng điều hành số, hệ thống cảnh báo sớm và các công cụ phân tích có thể giúp tổng hợp thông tin theo thời gian gần thực, nhận diện khu vực phát sinh vấn đề và hỗ trợ phân bổ nguồn lực. Chẳng hạn, dữ liệu giao thông có thể phục vụ điều tiết dòng phương tiện; dữ liệu dịch vụ công giúp nhận biết thủ tục đang phát sinh nhiều hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý; dữ liệu kinh tế – xã hội cung cấp thêm căn cứ để đánh giá tác động chính sách.
Trí tuệ nhân tạo mở rộng khả năng khai thác thông qua phân loại, phát hiện mẫu, dự báo và hỗ trợ xử lý lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên, kết quả do AI tạo ra vẫn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào, cách thiết kế mô hình và cơ chế giám sát. Trong khu vực công, AI nên được sử dụng như công cụ hỗ trợ phân tích và đề xuất, không thay thế thẩm quyền, trách nhiệm và sự xem xét của con người đối với những quyết định có tác động đến quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân. Khả năng giải thích, kiểm tra và điều chỉnh kết quả cần được đặt ra ngay trong quá trình triển khai.
Dữ liệu chỉ trở thành hạ tầng của quản trị khi được duy trì như một dòng thông tin có chất lượng, có khả năng kết nối và được khai thác trong những giới hạn rõ ràng. Điều cần hướng đến không phải là tích lũy dữ liệu với quy mô lớn nhất, mà là tổ chức dữ liệu đủ tin cậy để phục vụ đúng vấn đề, đúng thời điểm và đúng thẩm quyền. Trên nền tảng đó, bộ máy có thể nâng cao chất lượng quyết định, cải thiện dịch vụ công và chuyển dần từ xử lý sự vụ sang điều hành chủ động.
III. SẮP XẾP ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH: “BÀI KIỂM TRA” ĐỐI VỚI NĂNG LỰC QUẢN TRỊ DỮ LIỆU
Việc sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức lại bộ máy đặt ra yêu cầu chuyển đổi dữ liệu trên quy mô lớn. Khi địa giới, tên gọi, mã đơn vị và thẩm quyền giải quyết công việc thay đổi, hàng loạt hồ sơ về dân cư, hộ tịch, đất đai, doanh nghiệp, tài chính – ngân sách và dịch vụ công phải được rà soát, cập nhật và ánh xạ sang cấu trúc mới. Đây không đơn thuần là thao tác thay đổi thông tin trên hệ thống, mà là quá trình bảo đảm tính liên tục của dữ liệu trong điều kiện tổ chức và phạm vi quản lý có sự điều chỉnh.
Rủi ro lớn nhất là chuyển nguyên trạng những hạn chế của dữ liệu cũ sang hệ thống mới. Các hồ sơ trùng lặp, thông tin thiếu thống nhất, khác biệt về cấu trúc hoặc sai lệch giữa nhiều cơ sở dữ liệu có thể tiếp tục tồn tại sau khi chuyển đổi. Khi mã đơn vị hành chính thay đổi nhưng dữ liệu chưa được cập nhật đồng bộ, cùng một cá nhân, doanh nghiệp hoặc thửa đất có thể xuất hiện dưới những thông tin địa chỉ khác nhau. Sự sai lệch này ảnh hưởng đến khả năng đối chiếu hồ sơ, xác định thẩm quyền và cung cấp dịch vụ công, đồng thời làm giảm độ tin cậy của dữ liệu được sử dụng trong quản lý.
Vì vậy, chuyển đổi dữ liệu cần được tổ chức theo nguyên tắc kế thừa có kiểm soát. Dữ liệu cũ phải được kiểm kê, phân loại và xác định giá trị sử dụng trước khi chuyển sang hệ thống mới. Những trường thông tin thay đổi cần có bảng ánh xạ giữa đơn vị cũ và đơn vị mới; lịch sử điều chỉnh phải được lưu lại để bảo đảm khả năng truy nguyên. Đối với hồ sơ đang trong quá trình giải quyết, cần xác định rõ cơ quan tiếp nhận trách nhiệm, trạng thái xử lý và thời hạn tiếp tục thực hiện, tránh tình trạng thay đổi tổ chức làm gián đoạn hoặc kéo dài thủ tục.
Một vấn đề quan trọng khác là chuyển giao trách nhiệm quản trị dữ liệu. Khi một đơn vị được hợp nhất, chia tách hoặc điều chỉnh chức năng, cần xác định cơ quan nào tiếp nhận dữ liệu, đơn vị nào có quyền cập nhật và chủ thể nào chịu trách nhiệm xử lý sai lệch. Nếu việc chuyển giao chỉ dừng ở bàn giao thiết bị hoặc tệp dữ liệu mà thiếu hồ sơ mô tả cấu trúc, nguồn gốc và lịch sử xử lý, cơ quan mới sẽ gặp khó khăn trong việc xác định độ tin cậy và phạm vi khai thác. Bàn giao dữ liệu vì thế phải đi cùng bàn giao trách nhiệm, quyền hạn và tài liệu mô tả cần thiết.
Yêu cầu này càng rõ trong cung cấp dịch vụ công. Trong thời gian chuyển đổi, các dịch vụ thiết yếu vẫn phải được duy trì liên tục; người dân và doanh nghiệp không nên phải cung cấp lại thông tin chỉ vì cơ quan quản lý thay đổi tên gọi, địa giới hoặc hệ thống xử lý. Muốn bảo đảm điều đó, phương án chuyển đổi cần xác định thời điểm chuyển hệ thống, phạm vi dữ liệu được di chuyển, cơ chế vận hành trong giai đoạn chuyển tiếp và cách xử lý những hồ sơ phát sinh tại thời điểm giao chuyển. Các bước sao lưu, kiểm thử, đối soát và phục hồi phải được chuẩn bị trước, đồng thời có đầu mối hỗ trợ khi xuất hiện sai lệch.
An toàn dữ liệu trong giai đoạn chuyển đổi cũng cần được quan tâm đặc biệt. Việc thay đổi cơ cấu tổ chức thường kéo theo điều chỉnh tài khoản, quyền truy cập và phạm vi quản lý. Những tài khoản không còn phù hợp phải được thu hồi kịp thời; quyền mới chỉ được cấp theo nhiệm vụ; hoạt động sao chép, chuyển giao và chỉnh sửa dữ liệu cần được ghi nhận đầy đủ. Nếu quyền truy cập cũ tiếp tục tồn tại hoặc dữ liệu được trao đổi qua những kênh thiếu kiểm soát, quá trình sắp xếp có thể làm gia tăng nguy cơ lộ lọt, mất mát hoặc sử dụng thông tin sai thẩm quyền.
Ở chiều tích cực, sắp xếp đơn vị hành chính cũng tạo cơ hội rà soát và tái cấu trúc hệ thống dữ liệu. Thay vì chuyển toàn bộ những quy trình và kho dữ liệu cũ sang một cấu trúc tổ chức mới, cơ quan quản lý có thể đồng thời loại bỏ thông tin trùng lặp, thống nhất danh mục, xác định nguồn dữ liệu có giá trị tham chiếu và thiết kế lại luồng xử lý. Nếu được thực hiện đúng, quá trình chuyển đổi sẽ góp phần giảm sự phân mảnh, nâng cao chất lượng dữ liệu và tạo điều kiện để các đơn vị mới vận hành trên một nền tảng thống nhất hơn.
Sắp xếp đơn vị hành chính vì thế là một “bài kiểm tra” đối với cả năng lực quản trị dữ liệu và khả năng tổ chức thay đổi của bộ máy. Kết quả không chỉ được thể hiện ở việc hệ thống tiếp tục hoạt động sau thời điểm chuyển đổi, mà còn ở mức độ chính xác của dữ liệu, tính liên tục của dịch vụ, sự rõ ràng về trách nhiệm và khả năng khai thác thông tin trong mô hình tổ chức mới. Khi dữ liệu và quy trình được tái cấu trúc đồng bộ, thay đổi về tổ chức mới có thể chuyển hóa thành hiệu quả quản trị thực chất.
IV. TỪ “CÓ DỮ LIỆU” ĐẾN “QUẢN TRỊ ĐƯỢC DỮ LIỆU”
Một bộ máy có nhiều cơ sở dữ liệu, phần mềm và trung tâm lưu trữ chưa đồng nghĩa với việc đã hình thành năng lực quản trị dựa trên dữ liệu. Dữ liệu chỉ trở thành nguồn lực khi được đặt trong một hệ thống xác định rõ tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền khai thác, cơ chế kiểm soát và mục tiêu sử dụng. Sự khác biệt giữa “có dữ liệu” và “quản trị được dữ liệu” nằm ở khả năng duy trì dữ liệu đủ tin cậy, đưa dữ liệu đến đúng chủ thể và chuyển thông tin thu được thành quyết định có giá trị.
Trước hết, cần xác định rõ trách nhiệm trong toàn bộ vòng đời dữ liệu. Cơ quan chủ trì tạo lập và cập nhật dữ liệu phải chịu trách nhiệm về chất lượng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao. Đơn vị vận hành hệ thống bảo đảm tính sẵn sàng, an toàn, sao lưu và phục hồi. Cơ quan khai thác có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, phản hồi sai lệch và không mở rộng phạm vi tiếp cận vượt quá nhu cầu công vụ. Đầu mối điều phối thực hiện chức năng hướng dẫn tiêu chuẩn, duy trì khả năng liên thông và xử lý những vấn đề phát sinh giữa các hệ thống.
Sự phân công này nhằm khắc phục tình trạng dữ liệu được nhiều đơn vị sử dụng nhưng không có chủ thể chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng. Khi phát hiện sai lệch, phải xác định được nơi tiếp nhận phản hồi, thời hạn kiểm tra và thẩm quyền điều chỉnh. Việc sửa dữ liệu cũng cần bảo đảm khả năng truy nguyên, cho phép xác định thông tin đã được thay đổi khi nào, trên căn cứ nào và bởi chủ thể nào. Những yêu cầu tưởng như mang tính kỹ thuật này liên quan trực tiếp đến trách nhiệm công vụ và độ tin cậy của quyết định quản lý.
Mô hình quản trị có thể được khái quát theo nguyên tắc một hệ tiêu chuẩn thống nhất, một kiến trúc kết nối đồng bộ, nhiều nguồn dữ liệu và cơ chế khai thác theo phân quyền. Hệ tiêu chuẩn giúp các cơ quan hiểu và xử lý thông tin theo cùng một cách; kiến trúc kết nối xác định phương thức trao đổi giữa các hệ thống; các nguồn dữ liệu tiếp tục được quản lý tại những đơn vị có chức năng phù hợp; quyền khai thác được cấp theo nhiệm vụ và mục đích cụ thể. Cách tiếp cận này hạn chế tình trạng mỗi cơ quan hình thành một kho dữ liệu biệt lập, đồng thời không đòi hỏi tập trung mọi dữ liệu vào cùng một nơi.
Để mô hình vận hành hiệu quả, bộ máy cần có danh mục dữ liệu thống nhất, trong đó mô tả rõ nguồn hình thành, nội dung, mức độ cập nhật, phạm vi chia sẻ và đơn vị chịu trách nhiệm. Danh mục này đóng vai trò như bản đồ của hệ thống dữ liệu, giúp cơ quan quản lý biết thông tin nào đã tồn tại, được lưu ở đâu và có thể khai thác theo điều kiện nào. Nhờ đó, việc đầu tư mới có thể tránh trùng lặp, còn người thực hiện công vụ giảm thời gian tìm kiếm hoặc yêu cầu cung cấp lại dữ liệu đã có.
Quản trị dữ liệu cũng cần được gắn với cơ chế giám sát có thể kiểm chứng. Quyền truy cập, thao tác cập nhật, việc chia sẻ và những lần trích xuất dữ liệu phải được lưu vết. Các chỉ số về tỷ lệ sai lệch, thời gian cập nhật, mức độ đầy đủ, số yêu cầu khai thác được đáp ứng và sự cố an toàn dữ liệu có thể được sử dụng để đánh giá chất lượng. Khi xuất hiện bất thường, hệ thống phải hỗ trợ xác định nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng và trách nhiệm xử lý. Cơ chế này vừa nâng cao tính minh bạch nội bộ, vừa tạo căn cứ để cải tiến liên tục.
Mục đích cuối cùng của quản trị dữ liệu là đưa thông tin trở lại phục vụ đời sống kinh tế – xã hội. Dữ liệu dân cư có thể hỗ trợ cung cấp dịch vụ công thuận tiện hơn; dữ liệu đất đai tạo cơ sở cho quản lý không gian và quy hoạch; dữ liệu giao thông giúp tổ chức hạ tầng và điều tiết dòng phương tiện; dữ liệu y tế hỗ trợ đánh giá nhu cầu chăm sóc sức khỏe; dữ liệu kinh tế cung cấp thêm căn cứ xây dựng chính sách hỗ trợ doanh nghiệp. Khả năng kết hợp các nguồn dữ liệu phù hợp có thể giúp cơ quan quản lý nhìn nhận vấn đề theo nhiều chiều, thay vì dựa trên những báo cáo tách biệt theo từng lĩnh vực.
Chuỗi giá trị của dữ liệu cần được hoàn thiện theo hướng dữ liệu tạo thành thông tin, thông tin cung cấp căn cứ cho quyết định và quyết định tốt hơn góp phần cải thiện dịch vụ công. Quá trình đó không diễn ra tự động chỉ nhờ đầu tư công nghệ. Dữ liệu phải được đặt trong đúng bối cảnh, phân tích bằng phương pháp phù hợp và được xem xét bởi chủ thể có thẩm quyền. Nếu dữ liệu chỉ được tích lũy trong kho lưu trữ mà không được sử dụng để cải thiện chính sách, quy trình và chất lượng phục vụ, giá trị của chuyển đổi số vẫn chưa được phát huy đầy đủ.
Từ “có dữ liệu” đến “quản trị được dữ liệu” vì thế là sự chuyển đổi về trách nhiệm và năng lực tổ chức. Bộ máy cần biết dữ liệu nào đang được quản lý, ai chịu trách nhiệm, chất lượng được kiểm soát ra sao, chủ thể nào được quyền khai thác và kết quả sử dụng tạo ra giá trị gì. Khi những câu hỏi đó có câu trả lời rõ ràng và có thể kiểm chứng, dữ liệu mới thực sự trở thành một tài sản phục vụ quản trị hiện đại.
V. KIẾN TẠO NỀN QUẢN TRỊ DỰA TRÊN DỮ LIỆU
Từ việc xác lập trách nhiệm quản trị đến hình thành một phương thức vận hành mới là quá trình đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa hạ tầng, dữ liệu, con người và thể chế. Bốn nền tảng này không tồn tại độc lập. Hạ tầng thiếu dữ liệu có chất lượng sẽ khó phát huy công suất; dữ liệu được tổ chức tốt nhưng cán bộ không có năng lực khai thác sẽ ít tạo ra giá trị; công nghệ và nhân lực cũng không thể vận hành ổn định nếu thiếu những quy tắc rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và bảo vệ thông tin. Vì vậy, kiến tạo nền quản trị dựa trên dữ liệu cần được thực hiện như một chương trình cải cách tổng thể, thay vì tập hợp các dự án công nghệ riêng lẻ.
Về hạ tầng, yêu cầu đặt ra là bảo đảm năng lực tính toán, lưu trữ, kết nối, sao lưu và phục hồi phù hợp với quy mô sử dụng. Kiến trúc hệ thống cần có khả năng mở rộng, tích hợp và thay đổi khi quy trình nghiệp vụ hoặc cơ cấu tổ chức được điều chỉnh. Việc đầu tư cũng cần dựa trên khả năng dùng chung và kế thừa, hạn chế tình trạng mỗi đơn vị xây dựng một nền tảng riêng cho những chức năng tương tự. Mục tiêu không phải sở hữu nhiều hệ thống nhất, mà là hình thành một môi trường kỹ thuật ổn định, có khả năng kết nối và duy trì hoạt động liên tục.
Về dữ liệu, nên ưu tiên những nguồn thông tin có giá trị sử dụng cao đối với quản lý và cung cấp dịch vụ công. Thay vì tìm cách số hóa đồng loạt mọi loại hồ sơ, cơ quan nhà nước cần xác định các bài toán quản trị cụ thể, lựa chọn dữ liệu cần thiết và xây dựng quy trình cập nhật tương ứng. Chẳng hạn, muốn rút ngắn thủ tục cho doanh nghiệp phải xác định những thông tin đã có thể tái sử dụng; muốn điều tiết giao thông cần biết nguồn dữ liệu nào phản ánh đúng tình trạng vận hành; muốn dự báo nhu cầu dịch vụ công phải có chuỗi dữ liệu đủ dài và được cập nhật ổn định. Cách tiếp cận từ bài toán thực tiễn giúp hoạt động thu thập, chuẩn hóa và kết nối dữ liệu có mục tiêu rõ ràng.
Về con người, năng lực số không nên được hiểu đơn thuần là khả năng sử dụng phần mềm. Cán bộ cần biết đặt câu hỏi đối với dữ liệu, nhận diện giới hạn của thông tin, đọc hiểu kết quả phân tích và đánh giá mức độ phù hợp trước khi đưa vào quyết định. Đội ngũ kỹ thuật cũng cần hiểu quy trình quản lý nhà nước để thiết kế hệ thống sát với yêu cầu nghiệp vụ. Sự phối hợp giữa chuyên gia lĩnh vực, cán bộ quản lý, nhân sự pháp lý và nhân sự công nghệ sẽ giúp hạn chế khoảng cách giữa nhu cầu quản trị với giải pháp kỹ thuật.
Đào tạo vì thế phải được phân tầng theo vị trí việc làm. Người trực tiếp tạo lập và cập nhật dữ liệu cần nắm vững tiêu chuẩn chất lượng và quy trình xử lý sai lệch. Cán bộ lãnh đạo, quản lý cần có khả năng sử dụng bảng điều hành, phân tích chỉ số và đánh giá rủi ro trong quá trình ra quyết định. Nhân sự kỹ thuật tập trung vào kiến trúc, an toàn, kết nối và duy trì hệ thống. Bên cạnh kiến thức, cơ chế đánh giá công vụ cũng cần ghi nhận trách nhiệm đối với chất lượng dữ liệu, tránh coi đây là phần việc bổ sung không gắn với nhiệm vụ chuyên môn.
Về thể chế, yêu cầu quan trọng là chuyển các nguyên tắc quản trị dữ liệu thành những quy định có thể thực hiện và kiểm tra. Quyền truy cập phải được gắn với chức năng, nhiệm vụ; hoạt động chia sẻ cần xác định rõ mục đích, phạm vi và trách nhiệm của các bên; những thay đổi đối với dữ liệu phải có khả năng truy nguyên. Đồng thời, bảo vệ dữ liệu và an toàn thông tin cần được tích hợp ngay từ khâu thiết kế quy trình, hệ thống và dịch vụ, thay vì bổ sung sau khi nền tảng đã đi vào vận hành. Thể chế trong trường hợp này vừa tạo hành lang khai thác dữ liệu, vừa xác lập giới hạn cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể liên quan.
Quá trình triển khai nên bắt đầu từ những bài toán có nhu cầu rõ, dữ liệu tương đối sẵn sàng và kết quả có thể đo lường. Mô hình thí điểm giúp kiểm tra chất lượng dữ liệu, khả năng phối hợp, mức độ phù hợp của công nghệ và tác động đối với người sử dụng trước khi mở rộng. Sau mỗi giai đoạn, kết quả cần được đánh giá, sai lệch phải được điều chỉnh và kinh nghiệm vận hành được chuẩn hóa thành quy trình. Cách làm từng bước giúp giảm rủi ro đầu tư dàn trải, đồng thời tạo ra những kết quả ban đầu để củng cố năng lực và sự đồng thuận trong bộ máy.
Hệ thống đánh giá có thể được tổ chức theo ba lớp. Lớp thứ nhất phản ánh khả năng vận hành, gồm tính ổn định của hệ thống, thời gian xử lý và mức độ liên thông. Lớp thứ hai đo chất lượng dữ liệu thông qua độ đầy đủ, chính xác, kịp thời và tỷ lệ sai lệch được khắc phục. Lớp thứ ba tập trung vào giá trị công, như mức giảm chi phí tuân thủ, số giấy tờ được cắt giảm, chất lượng phối hợp giữa các cơ quan và mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp. Việc kết hợp ba lớp chỉ số giúp tránh đánh giá chuyển đổi số chủ yếu bằng số lượng nền tảng hoặc quy mô đầu tư công nghệ.
Ở mức độ phát triển cao hơn, dữ liệu được kết nối và phân tích có thể giúp bộ máy nhận diện xu hướng, xây dựng kịch bản và chuẩn bị chính sách trước khi vấn đề trở nên rõ nét. Các công cụ phân tích nâng cao và trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ phát hiện bất thường, dự báo nhu cầu hoặc mô phỏng tác động của những phương án khác nhau. Tuy nhiên, kết quả phân tích phải được kiểm tra trong bối cảnh thực tế; thẩm quyền quyết định và trách nhiệm giải trình vẫn thuộc về con người. Quản trị dựa trên dữ liệu không loại bỏ vai trò của kinh nghiệm và đánh giá chính sách, mà bổ sung thêm căn cứ để quá trình ra quyết định trở nên chủ động và có thể kiểm chứng hơn.
Mọi cải cách về dữ liệu sau cùng đều phải hướng đến người dân và doanh nghiệp. Dịch vụ số cần dễ tiếp cận, dễ sử dụng và không tạo thêm rào cản đối với những nhóm có điều kiện tiếp cận công nghệ khác nhau. Cơ chế phản hồi phải cho phép người sử dụng thông báo sai lệch, theo dõi quá trình xử lý và yêu cầu điều chỉnh thông tin theo quy định. Khi dữ liệu giúp giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian giao dịch và nâng cao chất lượng chính sách, nền quản trị dựa trên dữ liệu mới thể hiện được giá trị trong thực tiễn.
Kiến tạo phương thức quản trị mới vì thế không phải là một dự án có điểm kết thúc cố định. Đây là quá trình liên tục cập nhật dữ liệu, điều chỉnh quy trình, nâng cao năng lực con người và hoàn thiện thể chế theo sự thay đổi của thực tiễn. Khi bốn nền tảng được phát triển đồng bộ và kết quả được đo lường bằng giá trị phục vụ, dữ liệu sẽ trở thành nguồn lực vận hành thường xuyên của bộ máy và hỗ trợ Nhà nước thực hiện tốt hơn vai trò kiến tạo phát triển.
VI. KẾT LUẬN
Chuyển đổi số khu vực công đang đặt ra yêu cầu chuyển từ ứng dụng công nghệ trong từng công việc sang đổi mới toàn diện phương thức quản trị. Trong quá trình đó, dữ liệu giữ vai trò kết nối giữa quy trình, tổ chức và quyết định. Giá trị của dữ liệu không nằm ở quy mô tích lũy, mà ở mức độ tin cậy, khả năng khai thác đúng thẩm quyền và những kết quả cụ thể được tạo ra đối với hoạt động của bộ máy, người dân và doanh nghiệp.
Thực tiễn sắp xếp đơn vị hành chính càng cho thấy quản trị dữ liệu đã trở thành một năng lực cốt lõi của khu vực công. Khi trách nhiệm được phân định rõ, hạ tầng đủ sức vận hành, dữ liệu được quản lý xuyên suốt và đội ngũ có năng lực khai thác, công nghệ có thể được chuyển hóa thành chất lượng quản trị. Đó là cơ sở để bộ máy chuyển từ xử lý hồ sơ sang sử dụng thông tin, từ phản ứng theo sự vụ sang chủ động dự báo và kiến tạo một phương thức phát triển hiện đại, hiệu quả, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm./.
ThS, Nguyễn Yến Nhi
