Số hóa hồ sơ đảng viên gắn với chiến dịch 100 ngày
Ngày 30/6/2026, Ban Tổ chức Trung ương ban hành Công văn số 1361-CV/BTCTW kèm theo tài liệu hướng dẫn về nhiệm vụ số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử. Đây là bước cụ thể hóa yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác tổ chức xây dựng Đảng, hướng tới hình thành nguồn dữ liệu thống nhất, phục vụ hiệu quả hơn công tác quản lý, khai thác thông tin đảng viên.
Bám sát chỉ đạo của Trung ương, Ban Chỉ đạo chuyển đổi số ngành Tổ chức xây dựng Đảng tỉnh Thanh Hóa ban hành Kế hoạch số 06-KH/BCĐ ngày 23/7/2026, phát động chiến dịch cao điểm thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số của ngành, gắn với “Chiến dịch 100 ngày”. Đây là nhiệm vụ có quy mô lớn khi toàn Đảng bộ tỉnh hiện quản lý 250.603 đảng viên. Khối lượng hồ sơ cần rà soát, chỉnh lý và số hóa lớn, trong khi dữ liệu được hình thành qua nhiều thời kỳ, thành phần hồ sơ không đồng nhất, đặt ra yêu cầu cao về tính chính xác, đầy đủ và thống nhất.
Trước khi tiến hành số hóa, công tác làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu được xác định là nhiệm vụ nền tảng. Đến nay, thông tin cơ bản của đảng viên trong toàn Đảng bộ tỉnh đã được làm sạch, chuẩn hóa với tỷ lệ trên 99%. Đây là cơ sở quan trọng để các địa phương tiếp tục thực hiện số hóa hồ sơ, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử, tính đến chiều ngày 25/8, toàn tỉnh đã thực hiện số hóa được 30.783 đạt 12,28% hồ sơ đảng viên.
Nếu làm sạch dữ liệu là bước “dọn đường”, thì số hóa hồ sơ là quá trình đưa những thông tin vốn được lưu giữ trong từng bộ hồ sơ giấy lên môi trường số. Tuy nhiên, để dữ liệu thực sự có thể khai thác, mỗi bộ hồ sơ phải trải qua nhiều công đoạn từ rà soát, phân loại, chỉnh lý, scan đến kiểm tra, cập nhật và ghi nhận trên hệ thống.
Chắc từng hồ sơ, chuẩn từng dữ liệu
Thực hiện Kế hoạch số 34-KH/ĐU ngày 29/7/2026 của Ban Thường vụ Đảng ủy UBND tỉnh về triển khai Chiến dịch 100 ngày thực hiện số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên, hồ sơ đảng viên, Đảng bộ Sở Nông nghiệp và Môi trường đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ đảng viên chính thức.
Toàn Đảng bộ Sở hiện có 593 đảng viên, gồm 589 đảng viên chính thức và 04 đảng viên dự bị. Đến ngày 25/8/2026, 589/589 hồ sơ đảng viên chính thức đạt tỷ lệ 100% đã được rà soát, số hóa, kiểm tra chất lượng và cập nhật theo đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật quy định. Đây là kết quả của tinh thần “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó”, với sự vào cuộc quyết liệt của cấp ủy, sự quyết tâm cao của Tổ công tác số hóa và sự phối hợp chặt chẽ giữa các chi bộ và từng đảng viên trong toàn Đảng bộ.
Với kết quả này, Đảng bộ Sở Nông nghiệp và Môi trường vinh dự là một trong những đơn vị đi đầu thuộc Đảng bộ UBND tỉnh hoàn thành sớm nhiệm vụ số hóa hồ sơ đảng viên, góp phần thiết thực thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Định hướng thời gian tới, Đảng bộ Sở tiếp tục phối hợp rà soát, đối chiếu dữ liệu trên Sổ tay đảng viên điện tử, đảm bảo dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, phục vụ hiệu quả công tác xây dựng Đảng trong giai đoạn mới.
Những ngày qua, tại xã Xuân Hoà, nhịp làm việc được đẩy nhanh hơn thường lệ. Không chỉ tập trung trong giờ hành chính, nhiều cán bộ còn tranh thủ làm thêm ngoài giờ để rà soát, đối chiếu, nhập và chuẩn hóa từng bộ hồ sơ đảng viên, với 1.223 đảng viên, sinh hoạt tại 25 tổ chức đảng trực thuộc. Ngay sau khi phát động chiến dịch, Đảng ủy xã thành lập 4 tổ thực hiện nhiệm vụ, gồm lực lượng từ Ủy ban MTTQ, Ban Xây dựng Đảng, Ủy ban Kiểm tra và Văn phòng Đảng ủy. Đồng chí Nguyễn Thị Bích Phương, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã, làm Tổ trưởng.
Để bảo đảm điều kiện thực hiện, xã rà soát, lựa chọn 4 máy tính mật và thiết bị scan, bố trí cho 4 tổ. Mỗi tổ có từ 5 cán bộ trở lên, vừa thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, vừa tranh thủ thời gian để số hóa hồ sơ. Những ngày đầu triển khai, khối lượng hồ sơ lớn khiến công tác rà soát mất nhiều thời gian. Cán bộ phải kiểm tra từng thành phần, đối chiếu với hồ sơ gốc trước khi scan và cập nhật. Thay vì chỉ làm trong giờ hành chính, các tổ công tác chủ động tận dụng cả thời gian nghỉ. Cán bộ tranh thủ buổi trưa, buổi tối, có thời điểm chia ca làm việc từ 0 giờ đến 8 giờ sáng, những ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật cũng được huy động để xử lý hồ sơ. Sau 24 ngày triển khai, đến chiều 25/8, xã Xuân Hòa đã thực hiện số hóa 92,98% hồ sơ đảng viên. Còn 128 hồ sơ chưa hoàn thành, chủ yếu do thiếu các văn bản, giấy tờ quan trọng như quyết định kết nạp Đảng, lý lịch đảng viên. Đối với những trường hợp này, xã đang liên hệ với các chi bộ trực tiếp quản lý để rà soát, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ. Tiến độ trên cho thấy quyết tâm của địa phương trong việc hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời phản ánh khối lượng công việc rất lớn mà cán bộ cơ sở đang phải thực hiện song song với nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên.
Theo đồng chí Nguyễn Thị Bích Phương - Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã Xuân Hoà chia sẻ: “Việc kê khai, rà soát và số hóa hồ sơ đảng viên có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý. Khi hồ sơ được số hóa, việc bảo quản, khai thác và tra cứu thông tin sẽ thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế những tác động có thể ảnh hưởng đến hồ sơ giấy, vì đây là vùng trũng thường xảy ra lũ lụt, có thời điểm mưa nhiều gây lụt nơi công sở. Đặc biệt, việc làm sạch, chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu sẽ tạo chuyển biến mạnh trong quá trình chuyển đổi số của hệ thống chính trị, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin”.
Hay câu chuyện tại xã Sao Vàng, mặc dù thực hiện nhiệm vụ kiêm nhiệm, nhiều cán bộ đã chủ động sắp xếp công việc, tranh thủ thời gian ngoài giờ để xử lý hồ sơ. Phương châm “đúng, đủ, sạch, sống” được chú trọng trong suốt quá trình thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu đảng viên. Đảng bộ xã Sao Vàng hiện có 2.013 đảng viên, sinh hoạt tại 42 tổ chức đảng trực thuộc. Sau khi phát động chiến dịch, Đảng ủy xã ban đầu thành lập một tổ số hóa gồm 21 người. Sau đó, lực lượng được tổ chức thành 4 nhóm độc lập gồm Ủy ban MTTQ xã, Ủy ban Kiểm tra, Ban Xây dựng Đảng và Văn phòng Đảng ủy xã. Mỗi nhóm được bố trí một máy tính mật và một máy scan.
Ngay từ đầu triển khai nhiệm vụ số hoá hồ sơ Đảng, xã huy động thêm cán bộ hỗ trợ sắp xếp, phân loại hồ sơ. Công việc này giúp rà soát thành phần hồ sơ trước khi scan, đồng thời phát hiện những trường hợp thiếu giấy tờ để có phương án bổ sung. Đến nay, xã Sao Vàng đã hoàn thành 100% việc chỉnh lý và scan hồ sơ. Tuy nhiên, dữ liệu đưa lên Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) Đảng viên 4.0 tính đến chiều 25/8 mới đạt khoảng 30%, với 291 trường hợp được ghi nhận.
Theo đồng chí Lê Huy Nhị, Trưởng Ban xây dựng Đảng - Đảng uỷ xã Xuân Hoà cho biết: “Việc số hóa hồ sơ đảng viên được Ban Thường vụ Đảng ủy xã chỉ đạo quyết liệt, cùng với tinh thần trách nhiệm cao của tổ số hóa. Cán bộ được huy động làm việc cả ngoài giờ, kể cả ban đêm, tập trung rà soát, bổ sung những nội dung còn thiếu, bảo đảm hồ sơ đáp ứng yêu cầu. Việc số hóa hồ sơ đảng viên sẽ tạo thuận lợi cho công tác quản lý, tra cứu, nhất là phục vụ công tác cán bộ sau này. Vì vậy, dù khối lượng công việc lớn và còn nhiều khó khăn, các thành viên tổ số hóa vẫn quyết tâm thực hiện, bảo đảm hồ sơ được đầy đủ, chính xác”.
Tương tự tại phường Tân Dân, với 919 đảng viên, sinh hoạt tại 20 tổ chức Đảng cơ sở trực thuộc, công tác số hóa đã đang được triển khai theo từng bước. Đến nay, phường đã scan được 99,56% hồ sơ đảng viên. Tuy nhiên, số hồ sơ được cập nhật, đưa lên Hệ thống CSDL Đảng viên 4.0 tính đến chiều 25/8 mới đạt 64 bộ. Mỗi hồ sơ được số hóa là thêm một bước trong hiện đại hóa công tác quản lý đảng viên, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, cập nhật và khai thác thông tin. Với tinh thần trách nhiệm và quyết tâm cao, Tân Dân đang từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu đảng viên đồng bộ, chính xác, an toàn, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng.
Rất cần sự đồng bộ toàn diện
Qua thực tế triển khai, một số bất cập cũng được bộc lộ. Có trường hợp hồ sơ kết nạp Đảng bị thất lạc quyết định kết nạp nên khi cập nhật trên phần mềm 4.0 không ghi nhận được kết quả. Trong khi đó, số lượng danh mục phải thực hiện lên tới 104 danh mục, nhưng cơ sở vật chất phục vụ số hóa còn hạn chế. Đường truyền và khả năng tiếp nhận dữ liệu của hệ thống cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ. Có thời điểm dữ liệu được đẩy lên nhưng hệ thống chưa kịp tiếp nhận, khiến cán bộ phải kiểm tra, cập nhật lại.
Với hàng trăm hồ sơ cần xử lý, cán bộ vừa phải bảo đảm công việc chuyên môn thường xuyên, vừa thực hiện các bước số hóa theo yêu cầu, từ sắp xếp, scan hồ sơ đến cập nhật dữ liệu trên phần mềm. Từ những bộ hồ sơ giấy được lưu giữ qua nhiều năm đến dữ liệu điện tử có thể khai thác trên hệ thống là một quá trình nhiều công đoạn. Vì vậy, tiến độ số hóa không chỉ được nhìn ở tỷ lệ hồ sơ đã scan, mà quan trọng hơn là mức độ hoàn thiện của dữ liệu trên hệ thống.
Những khó khăn này cho thấy để chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử một cách thực chất, cần sự đồng bộ từ quy trình nghiệp vụ, con người đến hạ tầng công nghệ. Trong đó, chất lượng dữ liệu vẫn là yếu tố cốt lõi.
Số hóa hồ sơ đảng viên không chỉ nhằm giảm lượng hồ sơ giấy phải lưu trữ hay rút ngắn thời gian tìm kiếm một bộ hồ sơ. Giá trị lớn hơn nằm ở việc hình thành một nguồn dữ liệu được chuẩn hóa, thống nhất và có khả năng khai thác phục vụ công tác tổ chức xây dựng Đảng. Khi hồ sơ được cập nhật đầy đủ trên môi trường số, việc tra cứu thông tin sẽ thuận tiện hơn; công tác quản lý, cập nhật biến động đảng viên cũng từng bước được thực hiện trên nền tảng dữ liệu. Đây là cơ sở quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý, phục vụ công tác tổ chức, cán bộ và các nhiệm vụ liên quan.
Từ hơn 250.000 đảng viên trong toàn Đảng bộ tỉnh đến từng bộ hồ sơ tại cơ sở, quá trình số hóa đang tạo ra một khối lượng dữ liệu lớn. Nhưng phía sau con số ấy là sự thay đổi về phương thức quản lý: từ những tập hồ sơ được lưu giữ trong tủ, trong kho đến dữ liệu có thể được quản lý, tra cứu và khai thác trên môi trường số.
“Chiến dịch 100 ngày” vì thế không chỉ là cuộc chạy đua về tiến độ. Quan trọng hơn, đây là quá trình làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa thông tin, hoàn thiện hồ sơ và từng bước hình thành nền tảng dữ liệu phục vụ công tác tổ chức xây dựng Đảng. Từ những giờ làm việc xuyên trưa, xuyên đêm ở cơ sở đến mục tiêu xây dựng hệ thống dữ liệu thống nhất, Thanh Hóa đang từng bước đưa chuyển đổi số đi sâu hơn vào hoạt động của hệ thống chính trị, tạo tiền đề cho phương thức quản lý đảng viên hiện đại, chính xác và thuận tiện hơn trong thời gian tới./.
