Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số

Dự Hội thảo có GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm, nguyên Trưởng Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính; TS. Nguyễn Hồng Duy, Phó trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn; ThS Trần Thị Mai Hương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; TS. Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; TS. Nguyễn Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; đại diện lãnh đạo một số đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; lãnh đạo, giảng viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Phát biểu khai mạc Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân khẳng định, chuyển đổi số hiện nay đã và đang trở thành xu hướng phát triển tất yếu, tạo ra nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thức đối với các cơ quan, tổ chức, trong đó có ngành văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Hội thảo khoa học: “Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số” được Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng tổ chức trong không khí cả nước đang thực hiện Quyết định số 505/QĐ-TTg ngày 22/4/2022 của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 10/10 hằng năm là “Ngày Chuyển đổi số quốc gia”, nhằm trao đổi kiến thức, kinh nghiệm về lý luận và thực tiễn, qua đó hoàn thiện hệ thống giáo trình, bài giảng; xây dựng, rà soát, cập nhật, bổ sung và phát triển chương trình đào tạo theo hướng hiện đại, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay.

Phát biểu đề dẫn Hội thảo, TS. Trần Thị Loan, Phó Trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng chia sẻ, thực hiện mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu xã hội đặt ra yêu cầu cấp thiết cần nắm bắt xu thế của thời đại, chủ động tìm ra những cơ hội và thách thức của chuyển đổi số tác động đến quá trình đào tạo, bồi dưỡng để từ đó có những thay đổi cho phù hợp. Hội thảo với mong muốn tạo diễn đàn cho các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và hoạt động thực tiễn tập trung trao đổi, thảo luận về các nội dung chính:

Một là, quan điểm chủ trương của Đảng, Nhà nước về chuyển đổi số và một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.

Hai là, thực tiễn và kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số trong văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại các cơ quan, tổ chức.

Ba là, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số.

Tham luận tại Hội thảo, TS. Nguyễn Thị Chinh, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thống nhất quan điểm chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện về nhận thức và hành động của các cá nhân, tổ chức về cách thức quản lý, phương thức làm việc, dựa trên nền tảng công nghệ số và dữ liệu số. Đặc biệt chuyển đổi số mang yếu tố bứt phá và có thể làm đảo ngược các quy trình nghiệp vụ, nhằm mục tiêu cuối cùng là đạt được hiệu quả công việc một cách cao nhất. Đối với công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước, công tác chuyển đổi số bao gồm các bước: (1) Chuyển đổi quan niệm về tài liệu lưu trữ (vật mang tin – thông tin); (2) Chuyển đổi cách thức quản lý tài liệu lưu trữ; (3) Chuyển đổi cách thức thực hiện; (4) Chuyển đổi cách thức lưu trữ thông tin. Nguyễn Thị Chinh đưa ra quan điểm thảo luận chuyển đổi số đối với công tác lưu trữ là chuyển đổi từ “lưu trữ tài liệu” sang “lưu trữ dữ liệu”, đồng thời, trao đổi thêm về mô hình chuyển đổi số với 3 trọng tâm cốt lõi: con người – công nghệ – pháp lý, trong đó nhấn mạnh yếu tố con người là quyết định.

Đem đến góc nhìn thực tiễn hoạt động tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, ThS. Trần Thị Mai Hương, Giám đốc Trung tâm lan tỏa tinh thần “Chuyển đổi số trong lưu trữ: không còn khoảng cách”, đồng thời, nhấn mạnh yêu cầu phát huy mạnh mẽ giá trị của tài liệu lưu trữ vào cuộc sống dựa trên sức mạnh công nghệ và chuyển đổi số. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phần lớn tài liệu lưu trữ đã được số hóa bao gồm tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng Pháp…, chủ yếu được khai thác dưới hình thức dữ liệu trên mạng nội bộ, phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại chỗ cũng như từ xa. Qua thực hiện nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số để phát huy giá trị quý báu của khối di sản tư liệu quốc gia, góp phần nâng cao nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của di sản tư liệu, thiết thực phục vụ cuộc sống cho nhân dân, phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, nhất là trong sự nghiệp đổi mới, hội nhập và phát triển đất nước giai đoạn hiện nay. ThS. Trần Thị Mai Hương cũng đề xuất, gợi mở một số nội dung, như: xây dựng, bổ sung nội dung về chuyển đổi số trong giáo trình, tài liệu giảng dạy về công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng; tổ chức kho lưu trữ số của Học viện Hành chính Quốc gia nhằm lưu lại những dấu ấn lịch sử xây dựng và phát triển, cũng như phục vụ tốt hơn công tác khai thác, sử dụng tài liệu trong thực thi các nhiệm vụ công tác.

GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm chia sẻ trải nghiệm bản thân cũng như kinh nghiệm quốc tế về ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đòi hỏi những thay đổi lớn nhằm vượt qua rào cản về tư tưởng, nhận thức, cơ sở hạ tầng, pháp lý… Ông bày tỏ kỳ vọng vào thế hệ trẻ với tinh thần nhiệt huyết, năng động, linh hoạt và nền tảng kiến thức, năng lực đổi mới, sáng tạo, hoạt động bằng nhiều phương thức hiện đại sẽ tạo nền móng vững chắc triển khai thực hiện hiệu quả chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong tình hình mới.

TS. Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cho biết, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một mắt xích trong hoạt động của hệ thống cơ quan lưu trữ quốc gia, quản lý, bảo quản khoảng 13 nghìn mét giá tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng của nhà nước. Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong cách mạng công nghiệp lần thứ 4, đây vừa là cơ hội song vừa là thách thức hết sức lớn với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Thách thức càng nặng nề hơn khi khối tài liệu đồ sộ bảo quản tại Trung tâm không chỉ là tài liệu lưu trữ quốc gia, đó còn là tài sản quốc gia, là bí mật của nhà nước Việt Nam cần được lưu trữ, bảo quản với chế độ đặc biệt. TS. Trần Việt Hoa trao đổi các kinh nghiệm thực tiễn triển khai chuyển đổi số và đề xuất một số giải pháp để công tác chuyển đổi số đạt được kết quả, hiệu quả đề ra, nắm bắt được những cơ hội, đồng thời vượt qua những thách thức, như: tuyên tuyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong công tác lưu trữ; xây dựng cơ chế quản lý; phát triển nguồn nhân lực; tăng cường các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.

Quan tâm đến chuyển đổi số trong công tác đào tạo lĩnh vực quản trị văn phòng, TS. Nguyễn Hồng Duy, Phó trưởng khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn mang tới hội thảo tham luận: “Khung năng lực số cho sinh viên và các vấn đề đặt ra cho đào tạo lĩnh vực quản trị văn phòng”. Theo đó, chuyển đổi số cần hướng tới việc tối ưu hóa và gia tăng giá trị từ những tiện ích do hoạt động văn phòng đem lại, đặc biệt cho hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Chính vì vậy, đào tạo trong lĩnh vực quản trị văn phòng cần đáp ứng được các tiêu chuẩn khung năng lực số. Vận dụng Khung năng lực số cho sinh viên trong lĩnh vực quản trị văn phòng cần được lưu ý các vấn đề cơ bản, gồm: vận hành thiết bị và phần mềm; khai thác thông tin và dữ liệu; giao tiếp và hợp tác trong môi trường số; an toàn và an ninh số; sáng tạo nội dung số; học tập và phát triển kỹ năng số; sử dụng năng lực số cho nghề nghiệp. Theo ông, các cơ sở đào tạo cần nhìn nhận xu hướng chuyển đổi số là chính sách lớn, đặc biệt quan trọng. Nhìn trực diện vấn đề và xác định rõ cơ sở thực tế để thấy được những yêu cầu và mục tiêu chuyển đổi tới từng đối tượng là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công của chuyển đổi số trong cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt đối với lĩnh vực quản trị văn phòng.

Phát biểu kết luận Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân trân trọng gửi lời cảm ơn các đại biểu, nhà khoa học đã dành thời gian đến dự và đóng góp những ý kiến tâm huyết, có giá trị cao về lý luận và thực tiễn tại hội thảo. Những ý kiến trao đổi, thảo luận tại diễn đàn khoa học cùng hơn 40 bài viết chất lượng được đăng trên kỷ yếu hội thảo sẽ là nguồn tư liệu quý báu để ban tổ chức Hội thảo tiếp thu, chỉnh sửa, cập nhật trong quá trình xây dựng và tổ chức triển khai chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ; chuyên ngành Thư ký văn phòng, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của Học viện Hành chính Quốc gia.

Doãn Phương Nam

Kinh tế hội nhập

Văn hóa xã hội

Chính sách

Tài nguyên - Môi trường

Nghiên cứu pháp luật

Thực tiễn quản lý

Việt Nam điểm đến

Thực tiễn - Kinh nghiệm

Diễn đàn

Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số

Cùng chuyên mục

Diễn đàn "Phụ nữ tiên phong phát triển kinh tế tuần hoàn"

Bến Tre: Phát triển năng lượng xanh là xu hướng tất yếu

Diễn đàn: "Giảm phát thải khí nhà kính trong chăn nuôi: Thách thức và Cơ hội"

Chuyển dịch xanh - hành trình hướng tới mục tiêu net-zero

Xây dựng Cộng đồng ASEAN phát triển nhanh, bền vững, lấy người dân làm trung tâm