Trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng, các ngành công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin có vai trò quyết định trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng. Có thể nói mỗi bước tiến của lĩnh vực công nghệ thông tin đều được ứng dụng để làm hiện đại hóa công tác văn phòng. Bài viết sau đây sẽ phân tích vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng ở Việt Nam.
Ảnh minh họa - TL
I. Giai đoạn tin học hóa công tác văn phòng ở Việt Nam
Trước năm 2000, công nghệ thông tin chưa phát triển nên công tác văn phòng chưa được hiện đại hóa, khi đó tất cả quy trình nghiệp vụ trong văn phòng đều được xử lý thủ công với bút viết tay và văn bản giấy, điều này dẫn đến hiệu quả công việc không cao, thâm dụng nhiều tài nguyên vật lý như giấy tờ và không gian văn phòng.
Bắt đầu từ năm 2000 công nghệ thông tin phát triển rất nhanh kéo theo sự phổ biến của máy vi tính, dần dần máy vi tính được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực trong đó có lĩnh vực văn phòng. Việc sử dụng máy tính trong văn phòng loại bỏ dần các thao tác thủ công qua đó tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian mất mát và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên đồng thời giảm sự phụ thuộc vào tài nguyên vật lý như giấy tờ và không gian văn phòng, qua đó giảm chi phí hoạt động của văn phòng.
Ở Việt Nam, có thể coi việc tin học hóa công tác văn phòng chính thức bắt đầu vào năm 2001 khi Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005 (đề án 112) [1]. Mục tiêu của đề án 112 là tối ưu hóa, hiệu quả hóa hệ thống hành chính nhà nước, nâng cao chất lượng dịch vụ công, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân, đồng thời giảm thiểu khó khăn, rủi ro và chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Đây là một đề án rất lớn tuy nhiên có nhiều bất cập trong việc xây dựng và triển khai nên đến năm 2007 (khi bắt đầu triển khai giai đoạn 2 của đề án) thì Thủ tướng Chính phủ ký quyết định dừng đề án. Đề án 112 tuy thất bại nhưng nó cũng đánh dấu sự quan tâm đầu tư rất lớn của chính phủ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa công tác văn phòng.
Sau sự thất bại của đề án 112, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng vẫn diễn ra rất mạnh mẽ nhưng mang tính tự phát. Ban đầu khi chưa có phần mềm chuyên dụng thì máy vi tính được sử dụng như một công cụ thay thế cho cuốn sổ đăng ký văn bản đi/đến bằng giấy với các phần mềm thông dụng trong bộ Microsoft Office như Microsoft Word, Microsoft Excel, Access… Sau đó, cùng với sự tiến bộ của công nghệ thông tin thì rất nhiều cơ quan tổ chức bắt đầu xây dựng cho mình các phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Giai đoạn đầu mạng máy tính chưa phổ biến thì các phần mềm được xây dựng chạy trên máy đơn một người dùng, dữ liệu được xử lý tập trung. Hệ thống quản lý khi đó chỉ bao gồm các chức năng cơ bản như đăng ký văn bản đi/đến, tìm kiếm, thống kê và lập biểu mẫu văn bản. Những phần mềm phổ biến trong giai đoạn này có thể kể đến phần mềm quản lý văn bản xây dựng trên nền tảng Lotus Note, phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ lưu trữ viết bằng ngôn ngữ Foxpro của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Khi mạng máy tính trở lên phổ biến thì các phần mềm được xây dựng theo chế độ đa người dùng hoạt động trên nền tảng mạng máy tính, dữ liệu được xử lý phân tán và bổ sung nhiều tính năng mới như truyền/nhận văn bản, xử lý công việc trên môi trường mạng…
Với các hệ thống hoạt dộng trên môi trường mạng, các quy trình nghiệp vụ trong văn phòng được tự động hóa ở mức cao, dữ liệu được chia sẻ, khả năng hoạt động linh hoạt và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các tài nguyên vật lý như giấy in, không gian văn phòng. Hệ thống phần mềm được nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng trong giai đoạn này là netoffice. Đây là một phần mềm chạy trên nền tảng web với nhiều tính năng như quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, xử lý công việc trên môi trường mạng. Với phần mềm này thì văn bản có thể được luân chuyển giữa các bộ phận một cách nhanh chóng và tiện lợi trên môi trường mạng, các đơn vị cũng có thể phối hợp xử lý công việc mà không cần gặp mặt trực tiếp. Ngoài ra hệ thống cũng hỗ trợ các nhà quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên và theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên
Việc tin học hóa công tác văn phòng diễn ra nhanh chóng tuy nhiên nó vẫn mang tính tự phát, manh mún. Mỗi cơ quan, tổ chức đều xây dựng các hệ thống quản lý cho riêng mình dẫn đến các hệ thống không thống nhất về quy trình xử lý dữ liệu và khó liên thông với nhau. Để khắc phục tình trạng này, các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản quy định về dữ liệu đầu vào, đầu ra của văn bản cũng như quy trình xử lý công việc trên môi trường mạng để đảm bảo các hệ thống hoạt động đúng pháp luật và tạo thuận lợi cho sự kết nối, liên thông dữ liệu sau này. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành một số văn bản như: Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 4 tháng 3 năm 2009; hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng [2]; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ [3]. Bộ Nội vụ cũng ban hành hai thông tư rất quan trọng đó là Thông tư số 01/2019/TT-BN ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức [4] và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử [5] . Những văn bản này có thể coi như hành lang pháp lý để các cơ quan, đơn vị lấy đó làm tiêu chuẩn chung trong việc thiết kế và xây dựng các hệ thống quản lý văn bản và xử lý công việc trên môi trường mạng.
Quá trình tin học hóa công tác văn phòng giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tăng năng suất lao động nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nhưng về bản chất thì tin học hóa chỉ là quá trình tự động hóa những quy trình làm việc cũ, cách thức làm việc cũ và thiếu sự đổi mới sáng tạo. Sự tiến bộ không ngừng của xã hội đòi hỏi sự sáng tạo ngày càng cao trong tất cả các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực quản trị văn phòng. Ngày 03 tháng 6 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” [8] chính thức đưa hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trong đó có công tác văn phòng bước sang một giai đoạn mới – giai đoạn chuyển đổi số (Digital Trasformation).
II. Giai đoạn chuyển đổi số
Chuyển đổi số là giai đoạn kế tiếp của tin học hóa, là ứng dụng công nghệ thông tin ở mức độ cao hơn dẫn đến sự thay đổi về quy trình và cách thức xử lý công việc cũng như thay đổi tư duy quản lý. Theo định nghĩa của cuốn Cẩm nang chuyển đổi số do Bộ thông tin Truyền thông phát hành năm 2020 thì: “Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”[6]
Vậy Chuyển đổi số khác Tin học hóa ở chỗ nào? Như trên đã phân tích thì khi tin học hóa ở mức cao dẫn đến sự thay đổi về quy trình và cách thực hiện công việc thì gọi là chuyển đổi số, tuy nhiên vẫn có một số điểm để phân biệt hai khái niệm này:
Thứ nhất, Tin học hóa mang lại giá trị cho nhà quản lý, ngược lại Chuyển đổi số tập trung mang lại giá trị cho người dùng. Trong công tác văn phòng thì Tin học hóa chỉ tập trung vào việc phát triển các công cụ để phục vụ cho người quản lý – những người làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, trong khi đó Chuyển đổi số chú trọng đến việc thay đổi cách thức phục vụ người dân (khách hàng), tạo cho người dân môi trường làm việc thân thiện và tiện lợi hơn trong vấn đề thực hiện các thủ tục hành chính.
Thứ hai, Tin học hóa sử dụng các phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm giải quyết một công việc nào đó. Chuyển đổi số sử dụng các nền tảng số dùng chung, trong nền tảng số tích hợp các thành phần giải quyết các công việc khác nhau, nền tảng số là môi trường làm việc của chuyển đổi số.
Thứ ba, Tin học hóa sử dụng các máy tính đơn lẻ, dữ liệu lưu trữ ở các máy tính đặt trong các văn phòng; Chuyển đổi số sử dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ dữ liệu trên không gian mạng.
Thứ tư, Tin học hóa đầu tư các hệ thống dùng riêng, Chuyển đổi số thuê hệ thống, sử dụng dưới dạng mua dịch vụ. Các hệ thống dùng trong chuyển đổi số thường là các hệ sinh thái lớn do các tập đoàn công nghệ hàng đầu xây dựng và vận hành nên thường được sử dụng công nghê mới nhất và được phát triển liên tục đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Thứ năm, Tin học hóa tập trung làm tốt hơn những cái cũ, Chuyển đổi số luôn tìm tòi để tạo ra những dịch vụ mới cung cấp cho người dùng. Tin học hóa tập trung vào việc tự động hóa, Chuyển đổi số tập trung vào thông minh hóa.
Thứ sáu, về mặt dữ liệu thì Tin học hóa chỉ xử lý dữ liệu có cấu trúc, không sinh ra tri thức mới, Chuyển đổi số xử lý cả dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu phi cấu trúc, chuyển đổi số sinh ra tri thức mới.
Thiết bị sử dụng trong tin học hóa chủ yếu là máy tính và máy in, thiết bị dùng trong chuyển đổi số ngoài máy tính và máy in còn có nhiều thiết bị khác như điện thoại thông minh (smart phone), các thiết bị internet vạn vật (IoT). Công nghệ chủ đạo trong chuyển đổi số là công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), Công nghệ điện toán đám mây, công nghệ phân tích dữ liệu lớn (BigData).
Trong một môi trường văn phòng số, trải nghiệm người dùng trở thành yếu tố quan trọng. Các ứng dụng và công cụ phải được thiết kế để dễ sử dụng và tương tác, đồng thời phải cung cấp trải nghiệm đồng nhất trên nhiều nền tảng và thiết bị.
Chuyển đổi số đòi hỏi không chỉ là sự thay đổi về công nghệ mà còn là sự thay đổi về văn hóa và cách thức làm việc của tổ chức. Sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng thích ứng trở thành chìa khóa để thành công trong thời kỳ này
III. Kết luận
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng mang lại nhiều lợi ích quan trọng và đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của các tổ chức và cá nhân. Mỗi bước tiến của việc hiện đại hóa công tác văn phòng đều không thể thiếu vai trò của công nghệ thông tin. Công tác văn phòng trong thời kỳ chuyển đổi số đang trải qua nhiều thay đổi đáng kể, đòi hỏi mỗi nhân viên văn phòng sự đầu tư vào công nghệ, an ninh thông tin và chuyển đổi văn hóa để đảm bảo tổ chức có thể tận dụng tối đa các cơ hội và đối mặt với các thách thức hiện đại.
Phạm Hồng Đạc
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005
[2] Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 4 tháng 3 năm 2009; hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
[3] Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ
[4] Thông tư số 01/2019/TT-BN ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
[5] Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
[6] Cẩm nang Chuyển đổi số do Bộ thông tin Truyền thông phát hành năm 2020
[7] Cổng dữ liệu quốc gia data.gov.vn
[8] Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
