Nắm vững quy trình xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh sẽ tránh được tình trạng lúng túng, xử lý không đúng quy định, khắc phục tình trạng chậm trễ, đơn thư khiếu nại, tố cáo kéo dài, vượt cấp.

Những khái niệm cơ bản

“Khiếu nại là việc công dân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức theo thủ tục do Luật này quy định, đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình”, khoản 1, điều 2, Luật khiếu nại số 02/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.

“Tố cáo là việc cá nhân theo thủ tục quy định của Luật này báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân”, khoản 1 điều 2, Luật tố cáo số 03/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.

“Kiến nghị, phản ánh là việc công dân cung cấp thông tin, trình bày ý kiến, nguyện vọng, đề xuất giải pháp với cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến việc thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, công tác quản lý trong các lĩnh vực đời sống xã hội thuộc trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đó”, khoản 2 điều 2, Luật tiếp công dân số 42/2013/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2013.

Theo khoản 2, điều 4, Thông tư 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh: “Xử lý đơn là việc cơ quan nhà nước, tổ chức người có thẩm quyền khi nhận được đơn của cá nhân, cơ quan, tổ chức phải căn cứ và đối chiếu với quy định của pháp luật để thụ lý giải quyết nếu thuộc thẩm quyền của mình hoặc hướng dẫn công dân hoặc chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật”.

Quy trình chung 

1. Tiếp nhận đơn

Điều 5, Thông tư 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra Chính phủ, quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh, ghi rõ, đơn được tiếp nhận từ 4 nguồn:

1. Đơn gửi qua dịch vụ bưu chính.

2. Đơn do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp gửi đến qua bộ phận tiếp nhận đơn của cơ quan, tổ chức, đơn vị; qua hộp thư góp ý của cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân.

3. Đơn do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến theo quy định của pháp luật.

4. Đơn do lãnh đạo (người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu) cơ quan Đảng và Nhà nước tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý đơn thư để xử lý theo thẩm quyền. 

2. Phân loại đơn

Sau khi tiếp nhận, cơ quan nhà nước, tổ chức, người có thẩm quyền sẽ tiến hành phân loại đơn thành các loại như sau:

- Theo nội dung đơn, gồm: Đơn khiếu nại; đơn tố cáo; đơn kiến nghị, phản ánh; đơn có nhiều nội dung khác nhau.

- Theo điều kiện xử lý, bao gồm đơn đủ điều kiện xử lý và đơn không đủ điều kiện xử lý.

- Theo thẩm quyền giải quyết: Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết và đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

- Theo số lượng người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh, gồm: Đơn có họ, tên, chữ ký của một người và đơn có họ, tên, chữ ký của nhiều người (từ 05 người trở lên).

- Theo giấy tờ, tài liệu kèm theo đơn, gồm: Đơn có kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc và đơn không kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc.

- Theo thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

3. Xử lý đơn 

Đối với đơn khiếu nại, tố cáo

Xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được quy định cụ thể trong Luật khiếu nại, Luật tố cáo. Tuy nhiên, cần lưu ý một số nội dung sau khi xử lí sơ bộ nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo:

Việc xử lý đơn không đúng thẩm quyền: Khiếu nại không đúng thẩm quyền thì người tiếp nhận không phải chuyển đơn mà chỉ hướng dẫn người khiếu nại gửi đơn đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Trong khi đó, tố cáo không đúng thẩm quyền thì khi nhận, người xử lý đơn đề xuất với thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị chuyển đơn và các chứng cứ, thông tin, tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền để được giải quyết theo quy định của pháp luật theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 20 của Luật tố cáo.

Về thời hạn xử lý, căn cứ điều 30, Luật tố cáo năm 2018 số 25/2018/QH14, thời hạn để giải quyết đơn tố cáo là không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý tố cáo. Đối với vụ việc phức tạp thì có thể gia hạn giải quyết tố cáo một lần nhưng không quá 30 ngày. Đối với vụ việc đặc biệt phức tạp thì có thể gia hạn giải quyết tố cáo hai lần, mỗi lần không quá 30 ngày.

Thời hiệu khiếu nại theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo năm 1998 (sửa đổi, bổ sung năm 2004); Luật khiếu nại tố cáo năm 2011 là 90 ngày đối với khiếu nại lần đầu. Lần tiếp theo kể từ ngày nhận được giải quyết khiếu nại lần đầu trong thời hạn 30 ngày, riêng ở địa bàn Vùng sâu, xa đi lại khó khăn thì thời hạn trên là 45 ngày. Trường hợp vụ việc có tính chất phức tạp ở miền núi vùng sâu, vùng xa thì thời hạn là 60 ngày.

Vấn đề rút đơn: Người khiếu nại thực hiện việc khiếu nại vì lợi ích cá nhân, nên họ có quyền tự định đoạt, có thể tiếp tục hay chấm dứt việc khiếu nại bằng cách rút đơn khiếu nại. Đơn khiếu nại được rút thì cơ quan nhà nước sẽ chấm dứt việc giải quyết.

Còn trong lĩnh vực tố cáo, Điều 33 Luật Tố cáo 2018 quy định rõ: Người tố cáo có quyền rút toàn bộ nội dung tố cáo hoặc một phần nội dung tố cáo trước khi người giải quyết tố cáo ra kết luận nội dung tố cáo.

Việc rút tố cáo phải được thực hiện bằng văn bản. Trường hợp người tố cáo rút một phần nội dung tố cáo thì phần còn lại được tiếp tục giải quyết. Nếu nhiều người cùng tố cáo mà có một hoặc một số người rút tố cáo thì vẫn tiếp tục được giải quyết.

Tuy nhiên, nếu rút tố cáo mà người giải quyết tố cáo xét thấy hành vi bị tố cáo có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc có căn cứ xác định việc rút do bị đe dọa, mua chuộc hoặc người tố cáo lợi dụng việc tố cáo để vu khống, xúc phạm, gây thiệt hại cho người bị tố cáo thì vụ việc tố cáo vẫn phải được giải quyết.

Khi có căn cứ xác định người tố cáo (đã rút tố cáo) lợi dụng việc tố cáo để vu khống, xúc phạm, gây thiệt hại cho người bị tố cáo thì vẫn phải chịu trách nhiệm; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định 

Đối với đơn phản ánh, kiến nghị.

Nếu thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị thụ lý giải quyết theo quy định của pháp luật. Trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, quyết định việc chuyển đơn và các tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật.

Do tính chất đặc thù của hai loại đơn kiến nghị và phản ánh nói trên nên không thể áp dụng trình tự, thủ tục giải quyết như đối với đơn khiếu nại, tố cáo.

Khi đã xác định được đơn (vụ việc) thuộc thẩm quyền giải quyết của mình thì cá nhân, cơ quan phải căn cứ nội dung và tính chất từng vụ việc để đưa ra các biện pháp giải quyết phù hợp, kịp thời, đúng pháp luật./.