Dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định số 104/2025/NĐ-CP điều chỉnh nhiều nội dung liên quan đến thẩm quyền quản lý, tổ chức hành nghề và công chứng điện tử. Điểm cần quan tâm không chỉ là đơn giản hóa thủ tục, mà còn là khả năng duy trì tính liên tục của hồ sơ, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm nghề nghiệp trong quá trình chuyển đổi. Đây là điều kiện để hoạt động công chứng ngày càng thuận tiện nhưng vẫn thực hiện tốt chức năng phòng ngừa rủi ro và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
I. HOÀN THIỆN CƠ CHẾ THỰC THI TỪ YÊU CẦU AN TOÀN PHÁP LÝ
Công chứng giữ một vị trí đặc thù trong đời sống pháp lý. Đây không đơn thuần là thủ tục xác nhận chữ ký hoặc hình thức của văn bản, mà là quá trình công chứng viên kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của giao dịch, nhận diện chủ thể và xác định ý chí tự nguyện của các bên. Thông qua hoạt động đó, những rủi ro có thể dẫn đến tranh chấp được nhận diện trước khi giao dịch được thực hiện. Chất lượng công chứng vì thế cần được xem xét trước hết qua khả năng bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và góp phần duy trì sự ổn định của các quan hệ dân sự, kinh tế.
Hoàn thiện cơ chế công chứng theo hướng đồng bộ, hiện đại phải gắn với yêu cầu bảo đảm an toàn pháp lý cho mỗi giao dịch.
Đặc trưng này cho thấy công chứng mang chức năng pháp lý phòng ngừa. Nếu hoạt động xét xử chủ yếu giải quyết tranh chấp sau khi phát sinh, công chứng hướng tới tạo lập căn cứ pháp lý tin cậy ngay từ thời điểm giao dịch được xác lập. Một văn bản công chứng có độ tin cậy cao không chỉ giúp các bên nhận thức đầy đủ về quyền và nghĩa vụ của mình, mà còn tạo thuận lợi cho đăng ký tài sản, thực hiện nghĩa vụ tài chính, giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp chứng cứ khi cần thiết.
Từ phương pháp phân tích thể chế kết hợp tiếp cận quản trị vòng đời, dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP cần được đặt trong tiến trình hoàn thiện đồng bộ pháp luật về công chứng. Luật số 04/2026/QH16, được ban hành ngày 23/4/2026 và có hiệu lực từ ngày 1/1/2027, đã điều chỉnh một số nội dung về thẩm quyền quản lý, tổ chức hành nghề, thủ tục công chứng và cơ sở dữ liệu. Dự thảo đang được thẩm định có nhiệm vụ cụ thể hóa các thay đổi đó, đồng thời xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.
Phạm vi sửa đổi tương đối rộng, gồm quản lý đội ngũ công chứng viên, chuyển đổi phòng công chứng và văn phòng công chứng, công chứng ngoài trụ sở, giao dịch về thừa kế, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, công chứng điện tử và kết nối dữ liệu. Tuy nhiên, nếu tiếp cận lần lượt theo từng điều khoản, nội dung dễ bị phân tán thành những thay đổi mang tính kỹ thuật. Điểm chung cần được nhận diện là yêu cầu duy trì an toàn pháp lý khi thẩm quyền, mô hình tổ chức và phương thức cung cấp dịch vụ cùng thay đổi.
Có thể tham chiếu cách tiếp cận của hệ thống công chứng Latinh, trong đó công chứng viên vừa thực hiện một phần chức năng công, vừa hành nghề độc lập trong khuôn khổ pháp luật. Các nguyên tắc của Liên minh Công chứng quốc tế nhấn mạnh tính hợp pháp, độc lập, khách quan, trách nhiệm nghề nghiệp và vai trò phòng ngừa tranh chấp của công chứng viên. Công chứng viên được xem như một chủ thể trung gian đáng tin cậy, có trách nhiệm giữ cân bằng lợi ích, giải thích hậu quả pháp lý và bảo đảm ý chí của các bên được thể hiện đúng trong văn bản. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động công chứng
Cách tiếp cận này gợi mở một nguyên tắc quan trọng đối với quá trình sửa đổi chính sách. Hiện đại hóa hoạt động công chứng không làm giảm vai trò chuyên môn của công chứng viên. Dữ liệu và công nghệ có thể giúp kiểm tra thông tin nhanh hơn, phát hiện dấu hiệu bất thường và mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ, nhưng quyết định công chứng vẫn phải dựa trên đánh giá pháp lý, trách nhiệm nghề nghiệp và sự xem xét cụ thể đối với từng giao dịch.
Tương tự, cải cách thủ tục không đồng nghĩa với giản lược mọi bước kiểm tra. Một hồ sơ ít giấy tờ hơn, thời gian xử lý ngắn hơn chỉ tạo ra cải cách thực chất khi những thông tin được cắt giảm đã có thể khai thác từ nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Nếu bỏ yêu cầu giấy tờ nhưng dữ liệu chưa đầy đủ hoặc không thể đối chiếu, rủi ro có thể được chuyển từ người nộp hồ sơ sang công chứng viên và tổ chức hành nghề.
Do đó, giá trị của việc hoàn thiện quy định thi hành không nằm ở số lượng thủ tục được sửa đổi, mà ở khả năng làm cho hoạt động công chứng thuận tiện, minh bạch và an toàn hơn. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá những đề xuất về phân cấp thẩm quyền, chuyển đổi tổ chức và công chứng trên môi trường điện tử.
II. BẢO ĐẢM TÍNH LIÊN TỤC TRONG PHÂN CẤP VÀ CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC
Một trong những nội dung quan trọng của dự thảo là cụ thể hóa thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và bổ nhiệm lại công chứng viên của Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Sở Tư pháp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin khi cần thiết và đề nghị người có thẩm quyền xem xét, quyết định. Hướng điều chỉnh này đưa thẩm quyền đến gần hơn với cơ quan trực tiếp quản lý hoạt động hành nghề và nắm bắt nhu cầu công chứng tại địa phương.
Phân cấp có thể góp phần rút ngắn tầng nấc xử lý và nâng cao trách nhiệm của chính quyền địa phương. Tuy nhiên, đặc thù của công chứng đòi hỏi phân cấp phải đi cùng tiêu chuẩn thống nhất. Một công chứng viên được bổ nhiệm tại một địa phương có thể thực hiện những giao dịch liên quan đến cá nhân, tổ chức và tài sản ở nhiều địa bàn. Vì vậy, điều kiện nghề nghiệp, căn cứ đánh giá hồ sơ và yêu cầu về đạo đức, năng lực chuyên môn không thể thay đổi theo cách áp dụng riêng của từng nơi.
Ở đây cần phân biệt giữa thẩm quyền quyết định và chuẩn mực quyết định. Thẩm quyền có thể được phân cấp, nhưng chuẩn nghề nghiệp, nguyên tắc thẩm định và trách nhiệm giải trình vẫn cần được duy trì thống nhất. Quy định rõ thời hạn giải quyết, trường hợp phải xác minh và nghĩa vụ thông báo lý do khi từ chối là cơ sở hạn chế sự tùy nghi, đồng thời giúp người đề nghị bổ nhiệm có thể dự báo được quy trình.
Dự thảo cũng mở rộng cách thức nộp hồ sơ qua Trung tâm phục vụ hành chính công, dịch vụ bưu chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh điện tử quốc gia. Đáng chú ý hơn, cơ quan giải quyết được yêu cầu khai thác thông tin trong các cơ sở dữ liệu, không đòi hỏi người dân xuất trình lại những tài liệu đã có, trừ trường hợp không khai thác được hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác. Đây là bước chuyển từ quản lý chủ yếu dựa trên giấy tờ sang quản lý dựa trên khả năng kiểm chứng thông tin.
Đối với thủ tục miễn nhiệm, dự thảo đề xuất công chứng viên tạm dừng ký văn bản công chứng kể từ thời điểm Sở Tư pháp có văn bản thông báo đã đề nghị Chủ tịch UBND cấp tỉnh miễn nhiệm. Nếu đề nghị không được chấp thuận, công chứng viên được tiếp tục ký văn bản công chứng. Quy định này cần được nhìn nhận trong quan hệ giữa phòng ngừa rủi ro và bảo đảm quyền hành nghề. Việc xác định rõ thời điểm tạm dừng giúp hạn chế tình trạng văn bản được ký trong giai đoạn tư cách hành nghề đang được xem xét, nhưng quá trình xử lý đồng thời phải kịp thời, có căn cứ và bảo đảm người liên quan được thông báo đầy đủ.
Cùng với phân cấp thẩm quyền, dự thảo tiếp tục hoàn thiện cơ chế chuyển đổi tổ chức hành nghề công chứng. Đối với văn phòng công chứng được tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân chuyển thành công ty hợp danh, ý nghĩa của sự thay đổi không chỉ nằm ở tên gọi hoặc cơ cấu tổ chức. Công ty hợp danh đặt hoạt động hành nghề trên nền tảng trách nhiệm trực tiếp của các thành viên hợp danh, phù hợp hơn với một nghề nghiệp đòi hỏi uy tín cá nhân, tính độc lập chuyên môn và trách nhiệm bồi thường.
Chuyển đổi loại hình chỉ có thể được thực hiện an toàn khi những quan hệ đang tồn tại được xử lý đầy đủ. Dự thảo yêu cầu làm rõ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản chưa thanh toán, những yêu cầu công chứng đang được giải quyết, các giao dịch chưa hoàn thành, việc tiếp nhận người lao động và trách nhiệm phát sinh trước thời điểm chuyển đổi. Văn phòng sau chuyển đổi kế thừa quyền, nghĩa vụ của văn phòng trước đó kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động; trách nhiệm đối với các khoản nợ cũ tiếp tục được xác định theo cam kết và thỏa thuận phù hợp.
Nguyên tắc kế thừa pháp lý có ý nghĩa trực tiếp đối với người dân. Một cá nhân đã nộp hồ sơ yêu cầu công chứng không nên phải thực hiện lại thủ tục chỉ vì tổ chức hành nghề thay đổi loại hình. Tương tự, việc chuyển đổi không thể trở thành căn cứ làm gián đoạn nghĩa vụ bồi thường, quan hệ lao động hoặc trách nhiệm lưu trữ. Tổ chức thay đổi, nhưng quan hệ pháp lý đã hình thành cần được tiếp tục thực hiện.
Đối với chuyển đổi phòng công chứng, yêu cầu này phức tạp hơn vì liên quan đồng thời đến đơn vị sự nghiệp công lập, tài sản công, đội ngũ viên chức, người lao động và kho hồ sơ được hình thành qua nhiều năm. Dự thảo bổ sung nội dung về kiểm kê, phân loại và số hóa hồ sơ; xử lý tài sản, các quỹ, công nợ và nghĩa vụ bồi thường; đồng thời xác định chế độ đối với nhân sự dôi dư. Điều cần nhấn mạnh không phải từng khoản chi phí chuyển đổi, mà là nguyên tắc bảo toàn giá trị công và trách nhiệm phục vụ.
Giá trị của một phòng công chứng không chỉ được cấu thành từ trụ sở, trang thiết bị hoặc số thu ngân sách. Trong tổ chức đó còn có kinh nghiệm nghề nghiệp của đội ngũ, hồ sơ lưu trữ, những nghĩa vụ chưa hoàn thành và niềm tin của người sử dụng dịch vụ. Vì thế, việc xác định chủ thể nhận chuyển đổi mới chỉ là một bước; quan trọng hơn là xây dựng phương án tiếp nhận đầy đủ tài sản, nhân lực, dữ liệu và trách nhiệm.
Hồ sơ công chứng cần được xem là một bộ phận của trách nhiệm pháp lý lâu dài. Sau nhiều năm, người dân vẫn có thể cần cấp bản sao, đối chiếu nội dung hoặc sử dụng văn bản trong một thủ tục khác. Tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường cũng có thể phát sinh sau thời điểm tổ chức đã chuyển đổi hoặc công chứng viên không còn hành nghề tại đó. Nếu hồ sơ bị phân tán, thiếu người tiếp nhận hoặc không xác định được trách nhiệm lưu trữ, rủi ro cuối cùng sẽ thuộc về người dân.
Trong cùng logic, đề xuất quy định thời hạn bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp tối thiểu là 5 năm góp phần mở rộng khả năng bảo vệ đối với những thiệt hại được phát hiện sau thời điểm hoàn thành việc công chứng. Bảo hiểm không thay thế trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề, nhưng là cơ chế phân bổ rủi ro, bảo đảm tốt hơn khả năng bồi thường khi có căn cứ.
Có thể thấy, phân cấp và chuyển đổi tổ chức không đơn thuần là sắp xếp lại thẩm quyền hoặc mô hình hoạt động. Quá trình này chỉ hoàn tất về mặt pháp lý khi quyền, nghĩa vụ, hồ sơ và trách nhiệm được tiếp nhận đầy đủ, để người dân không phải gánh chịu rủi ro từ sự thay đổi bên trong hệ thống cung cấp dịch vụ công chứng.
III. LẤY DỮ LIỆU LÀM NỀN TẢNG MỞ RỘNG KHÔNG GIAN CÔNG CHỨNG
Dự thảo đề xuất từ ngày 1/7/2028, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng được công chứng các giao dịch có đối tượng là bất động sản trên phạm vi toàn quốc. Nếu được thông qua, đây sẽ là sự thay đổi đáng kể về không gian cung cấp dịch vụ, tạo điều kiện để người dân lựa chọn tổ chức hành nghề phù hợp hơn thay vì phụ thuộc chặt chẽ vào địa giới.
Tuy nhiên, thẩm quyền rộng hơn cũng làm tăng yêu cầu kiểm soát thông tin. Khi công chứng viên giải quyết giao dịch đối với bất động sản ở địa phương khác, kinh nghiệm về địa bàn hoặc quan hệ trao đổi trực tiếp với cơ quan sở tại không còn đủ để bảo đảm an toàn. Dữ liệu phải trở thành cơ sở giúp kiểm tra chủ thể, tình trạng pháp lý của tài sản, quyền sở hữu, lịch sử giao dịch và các biện pháp ngăn chặn đang có hiệu lực.
Theo nghĩa đó, khi giới hạn địa lý được nới rộng, năng lực dữ liệu phải được nâng lên tương ứng. Việc dành lộ trình đến tháng 7/2028 có thể được nhìn như khoảng thời gian cần thiết để chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện kết nối và thống nhất quy trình phối hợp. Nếu cơ sở dữ liệu công chứng, đất đai, nhà ở và dân cư chưa đồng bộ, sự thuận tiện về địa điểm có thể đi kèm với chi phí xác minh lớn hơn hoặc rủi ro bỏ sót thông tin.
Dự thảo vì thế dành một phần đáng kể cho cơ sở dữ liệu và nền tảng công chứng điện tử. Cơ sở dữ liệu công chứng không chỉ lưu lại kết quả của những giao dịch đã hoàn thành, mà còn hỗ trợ tra cứu, đối chiếu, phát hiện xung đột và phòng ngừa rủi ro. Khi được kết nối với dữ liệu dân cư, đất đai, nhà ở, thuế và các nguồn thông tin liên quan, công chứng viên có thêm căn cứ để đánh giá hồ sơ mà không phải yêu cầu người dân cung cấp lại những giấy tờ cơ quan nhà nước đã có.
Dữ liệu, tuy nhiên, không tự tạo ra một quyết định pháp lý đúng. Chất lượng của kết quả phụ thuộc vào độ chính xác, thời điểm cập nhật, cách định danh và trách nhiệm của chủ thể tạo lập thông tin. Một tài sản đã bị áp dụng biện pháp ngăn chặn nhưng dữ liệu cập nhật chậm có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng. Ngược lại, thông tin cảnh báo không còn phù hợp nhưng chưa được điều chỉnh cũng có thể làm gián đoạn một giao dịch hợp pháp.
Điểm đáng chú ý là dự thảo bước đầu phân định giá trị pháp lý của các lớp thông tin. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu công chứng được sử dụng để tra cứu, xác minh và đối chiếu nhưng không thay thế văn bản công chứng với tư cách chứng cứ. Việc dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ không tự làm thay đổi hiệu lực của một giao dịch đã được công chứng. Trong khi đó, thông tin về biện pháp ngăn chặn do cơ quan có thẩm quyền cung cấp có giá trị bắt buộc; nếu biện pháp còn hiệu lực, công chứng viên phải từ chối giao dịch liên quan. Thông tin cảnh báo rủi ro chỉ có giá trị khuyến nghị, là căn cứ để công chứng viên tăng cường kiểm tra trước khi quyết định.
Sự phân định này giúp giữ đúng vai trò của cả dữ liệu và công chứng viên. Hệ thống cung cấp căn cứ, cảnh báo và khả năng đối chiếu; công chứng viên chịu trách nhiệm đánh giá tính hợp pháp, xác thực ý chí và quyết định xử lý hồ sơ. Nếu tuyệt đối hóa kết quả hiển thị trên hệ thống, hoạt động công chứng có nguy cơ trở thành sự xác nhận mang tính kỹ thuật. Ngược lại, nếu không khai thác đầy đủ dữ liệu, quyết định nghiệp vụ sẽ thiếu một nguồn thông tin quan trọng để phòng ngừa rủi ro.
Bên cạnh cơ sở dữ liệu, dự thảo bổ sung quy định chuyển đổi giữa văn bản công chứng giấy và văn bản công chứng điện tử. Đây không phải là thao tác quét văn bản giấy thành một tệp hình ảnh. Việc chuyển đổi phải bảo đảm xác định được văn bản nguồn, tổ chức và công chứng viên thực hiện, thời điểm chuyển đổi và tính toàn vẹn của nội dung. Văn bản điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký số, ký hiệu xác nhận và thông tin phục vụ kiểm tra; văn bản giấy chuyển từ bản điện tử cũng cần có thông tin để tra cứu văn bản gốc.
Kinh nghiệm công chứng điện tử tại một số quốc gia châu Âu cho thấy bản sao hoặc trích lục điện tử của văn bản công được xác nhận bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện và dấu thời gian. Giá trị của mô hình này nằm ở cơ chế xác thực nhiều lớp: xác định đúng chủ thể thực hiện, ghi nhận chính xác thời điểm, bảo vệ nội dung khỏi sửa đổi và duy trì khả năng kiểm tra sau khi văn bản đã được phát hành. Thông tin về xác thực văn bản công điện tử
Dự thảo cũng yêu cầu văn bản công chứng điện tử có mã phản hồi nhanh, đường liên kết, mã số hoặc ký hiệu riêng để tham chiếu. Nền tảng công chứng điện tử phải ghi nhận nhật ký hệ thống, lịch sử truy cập, chủ thể thao tác và thời điểm ký; đồng thời có giải pháp sao lưu, phục hồi và phòng ngừa việc sửa đổi, xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu. Những yêu cầu này cho thấy sự chuyển dịch từ việc chỉ tạo lập văn bản điện tử sang quản trị toàn bộ quá trình hình thành và sử dụng văn bản.
Tính toàn vẹn phải được duy trì cả khi xảy ra sai sót. Nếu lỗi nằm trong nội dung văn bản công chứng, việc sửa lỗi cần được phản ánh thống nhất trên các bản chính giấy và điện tử. Nếu sai sót phát sinh do quá trình chuyển đổi làm cho văn bản không còn toàn vẹn so với bản nguồn, việc chuyển đổi phải được thực hiện lại, thay vì sử dụng thủ tục sửa lỗi để hợp thức hóa một bản chuyển đổi không chính xác.
Cùng với tính xác thực, bảo vệ dữ liệu là điều kiện không thể tách rời. Hồ sơ công chứng chứa thông tin về tài sản, quan hệ gia đình, thừa kế và nội dung giao dịch. Đây là những dữ liệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền riêng tư và lợi ích kinh tế của cá nhân, tổ chức. Vì vậy, liên thông không đồng nghĩa với việc mọi chủ thể đều có quyền tiếp cận toàn bộ hồ sơ.
Hệ thống cần bảo đảm mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được khai thác thông tin phù hợp với chức năng và mục đích đã xác định. Mọi hoạt động truy cập, chia sẻ và sử dụng dữ liệu phải được ghi nhận để có thể kiểm tra, truy vết. Khi trách nhiệm cập nhật và khai thác được xác định rõ, dữ liệu mới có thể trở thành nền tảng của niềm tin, thay vì tạo thêm một nguồn rủi ro mới.
Công nghệ chỉ thực sự nâng cao chất lượng công chứng khi giúp nhận diện nguy cơ sớm hơn, xác thực thông tin tốt hơn và làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể. Vì vậy, thước đo của công chứng điện tử không nên chỉ là số lượng hồ sơ trực tuyến hay tốc độ xử lý, mà còn phải được nhìn qua độ chính xác của dữ liệu, khả năng phát hiện giao dịch rủi ro, mức độ bảo vệ thông tin và tính liên tục của hồ sơ.
IV. KẾT LUẬN
Dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định số 104/2025/NĐ-CP cho thấy yêu cầu hoàn thiện đồng thời cơ chế quản lý, tổ chức hành nghề và nền tảng công chứng điện tử. Dù được thực hiện trực tiếp hay trên môi trường số, công chứng vẫn phải duy trì chức năng cốt lõi là bảo đảm tính xác thực, hợp pháp và phòng ngừa tranh chấp.
Hiệu quả của quy định mới vì thế cần được đánh giá qua tính liên tục của hồ sơ và trách nhiệm, độ tin cậy của dữ liệu, khả năng kiểm soát rủi ro và mức độ thuận tiện của người dân. Khi phân cấp đi cùng tiêu chuẩn thống nhất, chuyển đổi tổ chức không làm gián đoạn nghĩa vụ và số hóa gắn với khả năng xác thực, hoạt động công chứng mới có thể được hiện đại hóa trên nền tảng an toàn pháp lý, qua đó đóng góp thiết thực hơn vào sự ổn định của các quan hệ dân sự, kinh tế và niềm tin đối với hệ thống pháp luật./.
ThS. Đặng Thị Như Mai
