1. Mở đầu
Lưu trữ là lĩnh vực có vị trí, vai trò quan trọng trong sự phát triển xã hội, trong công tác lãnh đạo, quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử. Vai trò quan trọng đó xuất phát từ giá trị của tài liệu lưu trữ, trong đó có các tài liệu mang giá trị đặc biệt, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc; quá trình xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ, biên giới quốc gia; lịch sử ra đời và các công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực; thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu và các tài liệu lưu trữ đặc biệt khác.
Ngay sau khi nước nhà độc lập, ngày 8-9-1945, Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngày 03-01-1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 01-C/VP khẳng định: “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia”.
Ngày 4-9-1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, đến năm 1982 đổi tên là Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) thuộc Bộ Nội vụ. Cơ quan chỉ đạo của hệ thống lưu trữ Đảng ban đầu là một bộ phận trong Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó trở thành Phòng Lưu trữ năm 1959, Vụ Lưu trữ năm 1981, hiện nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Cơ quan lưu trữ ở các bộ, ngành trung ương và các cấp ủy, chính quyền địa phương cũng được thành lập và củng cố. Các phòng, trung tâm lưu trữ lịch sử địa phương thuộc Sở Nội vụ.
Như vậy, đến nay, hệ thống tổ chức lưu trữ đã hình thành thống nhất từ trung ương đến địa phương, gồm các cơ quan chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ, các tổ chức quản lý tài liệu, đào tạo và nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Cùng với việc kiện toàn hệ thống tổ chức, bộ máy, thì thể chế pháp luật về lưu trữ cũng được quan tâm xây dựng, hoàn thiện. Quốc hội khóa XV đã sửa đổi, thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21-6-2024. Luật Lưu trữ quy định: công tác lưu trữ phải bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng. Việc lưu trữ cần bảo đảm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Cần kết hợp quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ và quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.
2. Đội ngũ viên chức ngành lưu trữ
Trong bối cảnh xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam, xây dựng nền dân chủ XHCN; đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số, xã hội số, chính phủ số, đội ngũ viên chức lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng.
Đội ngũ viên chức ngành lưu trữ Việt Nam là những người làm việc trong lĩnh vực có tính chất đặc thù, yêu cầu cao về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trong môi trường làm việc độc hại, có thể gây ảnh hưởng đến sức khỏe.
Viên chức lưu trữ thực hiện nghiệp vụ theo các quy định chặt chẽ, nghiêm ngặt: thu thập, bảo quản và cung cấp thông tin phục vụ quản lý, điều hành; thông tin có giá trị nghiên cứu lịch sử đời sống, kinh tế - xã hội qua các thời kỳ; thông tin của đất nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu và thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước về ngành văn thư, lưu trữ.
Tính chất công việc đòi hỏi viên chức lưu trữ phải có tính chuyên nghiệp cao, có sự hiểu biết, đáp ứng được các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ như thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tu bổ - phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu, triển lãm trưng bày tài liệu,… Bên cạnh đó, viên chức lưu trữ phải có ý thức, trách nhiệm cao với công việc, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, có kiến thức bổ trợ về lịch sử, pháp luật, hành chính, văn hóa,… và năng lực tổ chức thực hiện công việc.
Công việc của viên chức lưu trữ có đặc điểm khác biệt với viên chức tại các đơn vị sự nghiệp khác là đòi hỏi sự kiên trì, cẩn trọng, tỉ mỉ, tính tự giác cao và khả năng bảo mật thông tin. Đây là yêu cầu rất quan trọng, nhất là với các viên chức lưu trữ làm công việc bảo quản tài liệu bí mật nhà nước, liên quan đến anh ninh quốc gia, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay các thế lực thù địch, phản động đang tìm cách tiếp cận những thông tin, tài liệu bí mật chưa đến thời hạn công bố.
“Đội ngũ viên chức ngành lưu trữ Việt Nam là những người làm việc trong lĩnh vực có tính chất đặc thù, yêu cầu cao về phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Thường xuyên làm công việc mang tính chất thầm lặng, ít nhận được sự đánh giá cao của xã hội, song những đóng góp của viên chức lưu trữ là rất to lớn khi tham gia vào việc bảo vệ, giữ gìn và phát huy các giá trị lịch sử, lưu giữ và cung cấp các thông tin quý giá, giúp các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu lịch sử có được thông tin, tư liệu cần thiết phục vụ cho công việc.
Về môi trường làm việc, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ làm việc trong môi trường độc hại, nhiệt độ, độ ẩm không khí thấp để bảo đảm tiêu chuẩn bảo quản tài liệu; thường xuyên tiếp xúc với các loại hóa chất khử trùng, phải thường xuyên tiếp xúc với mùi của giấy, mực in,… trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Về chính sách đối với viên chức lưu trữ bao gồm: chế độ, chính sách về đào tạo, bồi dưỡng, về sử dụng, quản lý, về bảo đảm lợi ích vật chất và tinh thần cho viên chức yên tâm công tác.
3. Một số giải pháp xây dựng viên chức ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu thời kỳ mới
Để xây dựng đội ngũ viên chức lưu trữ có bản lĩnh chính trị, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp, các khâu của công tác tổ chức - cán bộ từ tạo nguồn, tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bồi dưỡng đến thực hiện chính sách thi đua, khen thưởng, kiểm tra, kỷ luật.
Một là, đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng
Công tác tuyển dụng là khâu có vị trí quan trọng hàng đầu, cần thực hiện nghiêm theo các quy định của pháp luật. Đổi mới hình thức thi tuyển, xét tuyển theo hướng đề cao năng lực và phù hợp vị trí việc làm, để tuyển dụng được nhân sự có trình độ, năng lực, lý lịch trong sạch. Khắc phục tình trạng tuyển dụng mang tính hình thức, ưu tiên quan hệ thân quen. Đổi mới hình thức ra đề thi, xây dựng ngân hàng câu hỏi phù hợp với tính chất của vị trí tuyển dụng. Chú trọng kiểm tra các kiến thức, kỹ năng cơ bản theo yêu cầu của công việc để tìm được nhân sự phù hợp.
Hai là, làm tốt công tác quy hoạch cán bộ trên cơ sở xác định vị trí việc làm
Việc quy hoạch viên chức cần thực hiện trên cơ sở đánh giá đúng thực trạng viên chức, dự kiến nhu cầu và khả năng phát triển đội ngũ viên chức để có phương hướng đào tạo, bồi dưỡng, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt và tạo nguồn viên chức lãnh đạo, quản lý đủ tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý, hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của đơn vị trong tình hình mới.
Thực hiện thống kê, phân nhóm công việc; đánh giá thực trạng viên chức và chức danh nghề nghiệp viên chức; xác định vị trí làm việc và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm của đơn vị sự nghiệp công lập. Trong đó, mỗi vị trí việc làm gắn với nội dung chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể, gắn với chức danh nghề nghiệp và chức danh lãnh đạo, quản lý (nếu là vị trí lãnh đạo, quản lý, điều hành).
Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm: mô tả về nội dung, quy trình, thủ tục và thời gian hoàn thành công việc, kết quả (sản phẩm), khối lượng công việc, điều kiện làm việc. Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm căn cứ vào yêu cầu thực hiện công việc, gồm các năng lực, kỹ năng cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao, trong đó nêu rõ những năng lực chung, năng lực cụ thể. Xác định rõ chức danh nghề nghiệp và hạng của chức danh nghề nghiệp ứng với vị trí việc làm và số lượng việc làm, căn cứ vào các yếu tố: lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ; tên đơn vị làm việc, khung năng lực, vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động của đối tượng phục vụ; quy định về hạng mục cao nhất của chức danh nghề nghiệp. Trong quá trình xây dựng cần thực hiện trung thực khác quan, đúng với yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn chức danh.
Ba là, đổi mới công tác quản lý phù hợp với viên chức lưu trữ
Để xây dựng đội ngũ viên chức ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu, cần chuyển từ cơ chế quản lý viên chức theo chỉ tiêu biên chế sang quản lý theo vị trí việc làm, xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong quản lý và phát triển đội ngũ viên chức.
Việc phân loại và đánh giá viên chức lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, nhằm phát huy năng lực, khả năng của viên chức trong công việc. Viên chức được phân loại thành: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ và không hoàn thành nhiệm vụ.
Tiêu chí đánh giá viên chức dựa trên các quy định tiêu chuẩn về trình độ; nhiệm vụ được giao; kết quả, năng suất, chất lượng công việc; việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp; tinh thần trách nhiệm; thái độ phục vụ nhân dân; tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và thực hiện các quy tắc ứng xử của viên chức. Ngoài ra, cần đánh giá về tinh thần tự giác học tập, bồi dưỡng nâng cao kiến thức, kỹ năng trình độ.
Cần có hình thức khen thưởng khách quan, kịp thời để khích lệ viên chức phấn đấu, rèn luyện trong công việc; xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy định của cơ quan, không bao che, né tránh khuyết điểm.
Bốn là, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức
Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội, giáo dục các thế hệ viên chức về truyền thống của ngành qua các chặng đường xây dựng và trưởng thành, để viên chức lưu trữ gắn bó say mê, tâm huyết với nghề, phấn đấu vươn lên.
Thực hiện chủ trương đổi mới toàn diện giáo dục đào tạo, các cơ sở đào tạo nhân lực ngành lưu trữ cần đổi mới nội dung, phương pháp đào tạo chuyên ngành lưu trữ ở các bậc trung cấp, đại học, sau đại học; đáp ứng nhu cầu nhân lực được đào tạo chính quy cho ngành lưu trữ.
Tăng cường đào tạo gắn với nhu cầu của cá nhân và của tổ chức, thực hiện bồi dưỡng đồng bộ, đúng quy trình. Tăng cường công tác bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức, đáp ứng tiêu chuẩn các vị trí việc làm của viên chức lưu trữ. Quan tâm khảo sát nhu cầu bồi dưỡng, trên cơ sở nhu cầu về số lượng, cơ cấu nhân lực các đơn vị, hằng năm cử viên chức đi bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và các kiến thức, kỹ năng bổ trợ.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cần gắn với công tác quy hoạch, sử dụng viên chức và nhu cầu của cá nhân, tổ chức. Phân loại đối tượng để lựa chọn nội dung, hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp. Lựa chọn, cử viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng đúng mục tiêu, đối tượng, tiêu chuẩn, chính sách; qua đó viên chức lưu trữ đáp ứng được tiêu chuẩn vị trí việc làm, phát huy phẩm chất, năng lực góp phần vào thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, ngành lưu trữ.
Tăng cường bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và các kiến thức tin học, ngoại ngữ, quản lý nhà nước,... Chú trọng bồi dưỡng những kỹ năng mới, thiết thực trong công việc hằng ngày như: kỹ năng sử dụng các thiết bị, công cụ chuyên dụng, thí dụ máy scan, máy lập bản sao bảo hiểm bằng microfilm; kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề; kỹ năng vận dụng văn bản quy phạm pháp luật vào thực tiễn; kỹ năng tổ chức triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ; kỹ năng viết tin, bài đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;... Đặc biệt, ưu tiên đào tạo các kỹ năng cần thiết, đáp ứng yêu cầu của quá trình chuyển đổi số, xây dựng chính phủ số, xã hội số như: kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ trong công việc,...
Chú trọng các hình thức bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh đối với viên chức quản lý như: bồi dưỡng về lý luận chính trị, trình độ chuyên môn; bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên, lưu trữ viên chính, lưu trữ viên cao cấp hoặc chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp.
Năm là, đổi mới chế độ, chính sách đối với đội ngũ viên chức lưu trữ
Cơ chế, chính sách đãi ngộ phù hợp là động lực để viên chức yên tâm công tác, tận tụy với nghề. Cần tổ chức kịp thời công tác xét nâng hạng đối với viên chức khi có điều kiện theo yêu cầu, để viên chức được hưởng quyền lợi, chế độ theo quy định. Đổi mới chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại đối với viên chức lưu trữ, đặc biệt là đối với viên chức mới vào làm việc. Để tạo động lực làm việc cho viên chức, nên cải cách tiền lương theo vị trí công việc và căn cứ vào kết quả dịch vụ, sản phẩm của viên chức trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Mức chi trả phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng tiền, hiện vật còn thấp, chưa phù hợp với đặc thù công việc của viên chức lưu trữ phải thường xuyên phải làm việc trong môi trường độc hại, tiếp xúc với hóa chất, điều kiện nhiệt độ, độ ẩm thấp, mùi giấy, mực in các loại tài liệu….Vì vậy, cần sớm cải thiện chế độ phụ cấp ngành nghề phù hợp đối với viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Bên cạnh thực hiện chính sách cải cách tiền lương, cần có các cơ chế động viên, định hướng để mỗi viên chức nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc học tập, nâng cao trình độ, năng lực làm. Cần có chính sách thu hút và trọng dụng nhân tài, nhất là những cá nhân có kết quả học tập, rèn luyện tốt tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ có uy tín. Để làm được điều này, cần có sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị lưu trữ với các cơ sở đào tạo để tiếp nhận sinh viên thực tập đến tìm hiểu, tiếp cận công việc thực tế, qua đó vừa tiết kiệm thời gian đào tạo lại sau tuyển dụng, đồng thời có thể lựa chọn được những người có trình độ và phẩm chất, kỹ năng phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
Thực hiện chính sách tôn vinh những người có nhiều thành tích đóng góp cho sự nghiệp lưu trữ, Đảng và Nhà nước quyết định lấy ngày 03-01 là Ngày Lưu trữ Việt Nam, hằng năm tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” ghi nhận những đóng góp tích cực của viên chức lưu trữ và nêu gương sáng, giáo dục truyền thống cho các thế hệ viên chức trong ngành.
Sáu là, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác và tinh giản biên chế
Thực hiện phương châm mỗi việc đều có người phụ trách và một người có thể phụ trách nhiều việc, tinh giản những vị trí công việc có thể bố trí người kiêm nhiệm, không đòi hỏi bố trí nhân sự riêng nhưng vẫn bảo đảm hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát viên chức lưu trữ. Công tác kiểm tra, giám sát phải được tiến hành thường xuyên, công khai và chặt chẽ theo đúng nguyên tắc, phương pháp. Xây dựng, hoàn thiện các quy chế, quy định, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý, kiểm tra, giám sát viên chức làm công tác lưu trữ.
Thông qua kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện những bất cập của các quy định để bổ sung, hoàn thiện; đồng thời giáo dục, ngăn chặn, chấn chỉnh kịp thời những khuyết điểm, xử lý nghiêm vi phạm của viên chức làm công tác lưu trữ.
Thực hiện nghiêm công tác đánh giá, xếp loại viên chức, qua đó làm căn cứ để sắp xếp, tinh giản biên chế. Đối với những viên chức không hoàn thành nhiệm vụ được giao, không đủ năng lực đảm nhận công việc, cần có kế hoạch sắp xếp công việc khác phù hợp khả năng.
Bảy là, tăng cường hợp tác quốc tế về lưu trữ
Báo cáo chính trị Đại hội Đảng XI nhấn mạnh: “triển khai đồng bộ, toàn diện hoạt động đối ngoại, chủ động và tích cực hội nhập quốc tế”. Với chủ trương đó, các cơ quan lưu trữ Việt Nam tích cực, chủ động tham gia vào các tổ chức lưu trữ quốc tế và khu vực như: Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA), chi nhánh lưu trữ Đông Nam Á của Hội đồng lưu trữ Quốc tế (SARBICA) và mở rộng, củng cố quan hệ hợp tác với các nước.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ, cần đẩy mạnh hợp tác với các nước về đào tạo, bồi dưỡng cho người làm công tác lưu trữ, nghiên cứu khoa học, giới thiệu tài liệu, tập huấn nội dung nghiệp vụ mới như: thu thập tài liệu lưu trữ số, số hóa tài liệu, sử dụng công nghệ điện toán đám mây và trí tuệ nhân tạo trong việc quản lý lưu trữ.
4. Kết luận
Đội ngũ viên chức ngành lưu trữ đã có sự phát triển về chất lượng. Tuy nhiên, trước yêu cầu của thực tiễn cải cách hành chính, thực hiện chuyển đổi số, bảo đảm an ninh quốc gia trong bối cảnh mới với nhiều nguy cơ từ những vấn đề an ninh phi truyền thống, một bộ phận viên chức lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, đặc biệt là về trình độ, năng lực. Nguyên nhân chính là do chưa thực hiện tốt công tác cán bộ, trong đó có công tác đào tạo, bồi dưỡng; bên cạnh đó chế độ, chính sách đối với viên chức lưu trữ còn nhiều bất cập, hạn chế.
Vì vậy, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp xây dựng đội ngũ viên chức lưu trữ có phẩm chất chính trị, đạo đức, có sức khỏe, trình độ chuyên môn, có khả năng ứng dụng công nghệ vào công tác, có khả năng tham mưu, đề xuất thực hiện hiệu quả công việc, có kỹ năng làm việc, thái độ ứng xử và giải quyết công việc với đồng nghiệp và các đối tượng phục vụ phù hợp, đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân.
ThS LÊ THỊ THU TRANG
Vụ Tổ chức - Cán bộ
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
