Tóm tắt: Trong bối cảnh chuyển đổi số, các doanh nghiệp ngày càng yêu cầu quy trình kế toán phải được thực hiện nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, nhiều nghiệp vụ kế toán vẫn còn thực hiện thủ công, dẫn đến tốn thời gian, dễ sai sót và giảm hiệu quả hoạt động. RPA đã nổi lên như một giải pháp hiệu quả, cho phép robot thực hiện các tác vụ lặp lại theo quy tắc với tốc độ cao, độ chính xác vượt trội và khả năng vận hành liên tục. Nghiên cứu này tổng hợp tài liệu và khảo sát thực tiễn tại các doanh nghiệp Việt Nam để đánh giá ứng dụng RPA trong các nghiệp vụ kế toán như xử lý hóa đơn, kiểm toán cân đối sổ sách, kế toán thuế và đối chiếu dữ liệu. Kết quả cho thấy RPA giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác, tăng tính minh bạch và tối ưu nguồn lực nhân sự, đồng thời nêu ra các thách thức như chi phí triển khai, chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân sự và tích hợp hệ thống. Bài viết cũng đề xuất các giải pháp triển khai theo từng bước nhằm nâng cao hiệu quả.
Từ khóa: RPA, tự động hóa kế toán, chuyển đổi số, robot, hiệu quả quy trình.
Tự động hóa quy trình kế toán bằng công nghệ RPA (Robotic Process Automation). Ảnh minh họa - TL
1. Giới thiệu
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng yêu cầu các quy trình kế toán phải được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Tuy vậy, vẫn còn nhiều nghiệp vụ kế toán được thực hiện thủ công cụ thể như nhập liệu, kiểm tra chứng từ và đối chiếu số liệu. Điều đó dẫn đến lãng phí thời gian, dễ sai sót và làm giảm hiệu quả hoạt động. Công nghệ tự động hóa quy trình bằng Robotic Process Automation - RPA đã xuất hiện như một giải pháp khả thi, cho phép mô phỏng thao tác của con người để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại dựa theo quy tắc với tốc độ cao, tính ổn định nhất định và tỷ lệ sai sót gần như bằng không.
Việc ứng dụng RPA trong kế toán đã chứng minh nhiều lợi ích rõ rệt, bao gồm rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao độ chính xác dữ liệu và giúp nhân sự tập trung vào các công việc phân tích có giá trị gia tăng cao hơn. Nghiên cứu này nhằm khảo sát thực trạng ứng dụng RPA trong kế toán, đánh giá hiệu quả đạt được cùng những thách thức trong quá trình triển khai, đồng thời đề xuất các giải pháp và định hướng phù hợp. Qua đó, cung cấp cái nhìn tổng quan, có hệ thống và đưa ra các khuyến nghị thực tiễn nhằm hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng RPA hiệu quả trong tiến trình chuyển đổi số.
2. Cơ sở lý thuyết
RPA hay tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm, là công nghệ cho phép sử dụng các chương trình máy tính để thay thế con người thực hiện những tác vụ mang tính lặp đi lặp lại trong quy trình nghiệp vụ. Thay vì phải thao tác thủ công trên hệ thống mỗi ngày, RPA tạo ra các “robot ảo” có khả năng mô phỏng chính xác trình tự công việc của con người nhưng với tốc độ xử lý cao hơn, độ chính xác vượt trội và khả năng vận hành liên tục, không bị gián đoạn. Nhờ đó, RPA góp phần tăng đáng kể tốc độ xử lý nghiệp vụ, giảm thiểu tối đa sai sót và đảm bảo tính ổn định, liên tục trong quy trình vận hành. Hiện nay, các nền tảng RPA phổ biến có thể kể đến UiPath, Automation Anywhere và Blue Prism. Đây là những giải pháp đã được các doanh nghiệp toàn cầu tin dùng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt trong khối tài chính - kế toán.
Tự động hóa kế toán được hiểu là việc ứng dụng công nghệ để hỗ trợ hoặc thay thế con người trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán truyền thống. Trong phương pháp thủ công, nhân viên phải trực tiếp nhập liệu, kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu và lập báo cáo. Những công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Ngược lại, tự động hóa cho phép hệ thống thực hiện các tác vụ theo quy trình đã được chuẩn hóa. Từ đó nâng cao đáng kể độ chính xác, rút ngắn thời gian xử lý và tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ. Trong các công nghệ tự động hóa kế toán hiện nay, RPA nổi bật như một giải pháp cốt lõi nhờ khả năng mô phỏng chính xác thao tác của con người trên các phần mềm hiện hành mà không yêu cầu thay đổi kiến trúc hệ thống công nghệ thông tin sẵn có.
Việc ứng dụng RPA mang lại nhiều lợi ích nổi bật. Robot RPA có khả năng vận hành liên tục 24/7, giúp tăng tốc độ xử lý các nghiệp vụ kế toán mà không bị gián đoạn. Nhờ tuân thủ chặt chẽ các quy tắc thiết lập, robot giảm thiểu tối đa sai sót so với thao tác thủ công, từ đó nâng cao độ chính xác của dữ liệu. Đồng thời, mọi thao tác của robot đều được ghi nhật ký chi tiết, tăng cường tính minh bạch và khả năng kiểm soát quy trình, hỗ trợ việc truy vết, đánh giá và kiểm toán dễ dàng hơn. Việc tự động hóa này cũng giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, giảm bớt áp lực cho nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực, khi nhân viên có thể dành thời gian tập trung vào các công việc phân tích chuyên sâu, lập báo cáo chiến lược và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
Các nghiên cứu quốc tế đã ghi nhận tác động tích cực rõ rệt của RPA trong lĩnh vực tài chính - kế toán. RPA không chỉ tối ưu hóa các tác vụ nhập liệu và đối chiếu số liệu mà còn nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán. Kết quả thu được từ các nghiên cứu thực nghiệm tại các doanh nghiệp đã cho thấy việc triển khai RPA giúp giảm thời gian xử lý nghiệp vụ một cách đáng kể, đồng thời có thể cải thiện độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu. Tại Việt Nam, nghiên cứu về ứng dụng RPA trong kế toán hiện còn khá hạn chế và chủ yếu dừng ở mức giới thiệu khái niệm cùng phân tích xu hướng chung. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ, nhu cầu triển khai RPA tại các doanh nghiệp Việt Nam được dự báo sẽ tăng nhanh trong thời gian sắp tới.
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm khảo sát thực trạng và đánh giá hiệu quả ứng dụng RPA trong các quy trình kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam. Phương pháp nghiên cứu chủ yếu theo hướng định tính, tập trung thu thập thông tin về nhận thức, trải nghiệm thực tiễn và quan điểm của nhân sự kế toán cũng như nhà quản lý đối với công nghệ RPA. Dữ liệu được thu thập thông qua kênh chính là tổng hợp tài liệu thứ cấp. Quy trình nghiên cứu bao gồm các bước xác định các nghiệp vụ kế toán có tiềm năng tự động hóa cao, thu thập và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn và phân tích lợi ích đạt được cùng các khó khăn, rào cản thực tế khi triển khai RPA. Từ đó đưa ra nhận định tổng quan và các khuyến nghị có cơ sở. Cách tiếp cận này đảm bảo kết quả nghiên cứu phản ánh sát thực tế triển khai tại các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời nhằm cung cấp lập luận khoa học, chặt chẽ cho các kết luận và giải pháp đề xuất.
4. Kết quả nghiên cứu
4.1. Ứng dụng RPA trong các quy trình kế toán
Xử lý hóa đơn (Accounts Payable): Một ví dụ cụ thể từ doanh nghiệp UiPath cho thấy một nhà bán lẻ lớn đã tự động hoá quy trình xử lý hóa đơn đầu vào bằng RPA kết hợp OCR. Theo báo cáo, robot xử lý 93% hóa đơn mà không cần can thiệp thủ công, với độ tin cậy khoảng 95% cho dữ liệu trích xuất. Trước khi sử dụng RPA, nhân viên mất khoảng 3-5 phút để xử lý một hóa đơn, nhưng sau khi triển khai robot, chỉ mất khoảng 30 giây mỗi hóa đơn.
Kiểm toán và cân đối sổ sách (Audit / Reconciliation): Theo tài liệu của UiPath, một công ty dịch vụ chuyên về kiểm toán tài đã sử dụng robot RPA tự động thực hiện các bước kiểm tra báo cáo tài chính: cân đối sổ (footing), kiểm tra các bảng cân bằng, kiểm tra nhất quán nội bộ và các phép so sánh giữa kỳ trước. Nhờ tự động hóa, công ty này tiết kiệm được số giờ làm việc lớn. Theo báo cáo, khoảng 54.000 giờ nhân lực mỗi năm và độ chính xác trong việc kiểm tra cân đối tài chính được cải thiện đáng kể.
Quy trình kế toán thuế tại Việt Nam: Theo công ty AGSVINA, RPA được áp dụng vào nghiệp vụ kế toán thuế, giúp tự động nhập liệu, xử lý hóa đơn thuế và giảm sai sót. Họ cho biết robot phần mềm có thể thực hiện hàng nghìn giao dịch theo quy tắc chuẩn mà không phải mệt mỏi như con người, từ đó tăng năng suất và độ tin cậy dữ liệu thuế.
Quy trình đối chiếu và khớp dữ liệu (Reconciliation): Theo IRTECH, RPA được sử dụng để tự động đối chiếu hóa đơn, xác minh dữ liệu giữa các hệ thống, đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn, hoặc so sánh thông tin giữa phần mềm kế toán và cơ sở dữ liệu bên ngoài. RPA giúp giảm đáng kể thời gian nhân viên kế toán dành cho việc kiểm tra và khớp dữ liệu thủ công.
4.2. Lợi ích thu được
Từ việc khảo sát các tài liệu và nghiên cứu thực tiễn tại các doanh nghiệp đã triển khai RPA, có thể tổng hợp và rút ra những lợi ích chính mà công nghệ này mang lại cho quy trình kế toán, bao gồm:
Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Robot xử lý hóa đơn rất nhanh, giảm thời gian xử lý mỗi hóa đơn từ vài phút xuống còn vài chục giây. Điều này cho phép đội ngũ kế toán dành thời gian cho các công việc chiến lược hơn. Nhân viên kế toán ít phải thực hiện các tác vụ lặp lại, tẻ nhạt như nhập dữ liệu hoặc kiểm tra chồng chéo.
Cải thiện độ chính xác và giảm sai sót: Khi robot thực hiện theo đúng quy tắc đã lập trình, việc sai sót do nhập liệu thủ công như gõ nhầm, bỏ sót số liệu được giảm mạnh. Trong quy trình kiểm toán, việc tự động cân đối và kiểm tra các bảng cân đối giúp phát hiện sớm chênh lệch, tăng tính tin cậy của báo cáo tài chính. Ở nghiệp vụ thuế, RPA giúp tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình khai thuế, giảm nguy cơ vi phạm do sai sót nhập liệu.
Tăng sự minh bạch và khả năng kiểm soát: Mọi thao tác thực hiện bởi robot RPA đều được ghi nhật ký chi tiết, cho phép doanh nghiệp kiểm tra, theo dõi và truy vết các bước xử lý khi phát hiện vấn đề hoặc sai sót. Việc tự động khớp dữ liệu giữa các hệ thống không chỉ giúp đảm bảo tính nhất quán của thông tin mà còn giảm nguy cơ sai lệch do dữ liệu rời rạc hoặc nhập liệu thủ công. Hơn nữa, khả năng ghi nhật ký và theo dõi liên tục này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm toán, đánh giá tuân thủ quy định và nâng cao mức độ minh bạch trong toàn bộ quy trình kế toán tự động hóa, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý và kiểm soát nội bộ.
Tối ưu hóa nguồn lực con người. Nhân viên kế toán được giải phóng khỏi các công việc thuần lặp. Từ đó họ có thể tập trung hơn vào việc phân tích tài chính, lập báo cáo và dự báo hoặc kiểm soát rủi ro. Chẳng hạn, một phần lớn công việc kiểm toán “tự động” được xử lý bởi robot, nên con người có thể quay lại kiểm tra, xem xét và phân tích những trường hợp ngoại lệ hoặc phức tạp hơn. Theo AGSVINA, kế toán viên sẽ chuyển vai trò từ “người nhập liệu” sang “chuyên gia phân tích và kiểm soát”.
4.3. Thách thức
Mặc dù RPA mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, nhưng trong quá trình triển khai, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một số hạn chế và thách thức nhất định, bao gồm:
Chi phí ban đầu cao: Việc triển khai RPA đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư cho nhiều hạng mục quan trọng, bao gồm mua bản quyền phần mềm, thiết kế và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, lập trình và triển khai robot, cũng như đào tạo nhân sự vận hành và giám sát hệ thống. Những khoản đầu tư này thường có giá trị đáng kể, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khiến việc chi trả toàn bộ chi phí ban đầu trở thành một thách thức không nhỏ. Nếu không có kế hoạch tài chính và chiến lược triển khai hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc khai thác tối đa lợi ích từ RPA, dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp hoặc rủi ro thất bại trong quá trình ứng dụng công nghệ.
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: RPA phát huy hiệu quả cao nhất khi các quy trình kế toán được xác định rõ ràng, lặp đi lặp lại và ít thay đổi. Nếu các quy trình này thường xuyên biến động hoặc chưa được chuẩn hóa, robot sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các tác vụ tự động, dẫn đến hiệu quả triển khai bị hạn chế hoặc xảy ra lỗi trong xử lý dữ liệu. Do đó, việc chuẩn hóa nghiệp vụ, bao gồm xác định các bước thực hiện, quy tắc xử lý và dữ liệu đầu vào, là một trong những yêu cầu quan trọng và tiên quyết trước khi triển khai RPA. Điều này không chỉ giúp robot hoạt động chính xác mà còn tạo cơ sở để mở rộng tự động hóa sang các nghiệp vụ phức tạp hơn trong tương lai.
Đào tạo và năng lực nhân sự: Nhân viên kế toán cần được đào tạo đầy đủ về cách vận hành, giám sát và tương tác với robot RPA để đảm bảo các tác vụ tự động được thực hiện chính xác và hiệu quả. Nếu nhân sự thiếu kiến thức hoặc kỹ năng quản lý robot, có thể xảy ra lỗi trong quá trình vận hành, dẫn đến sai sót dữ liệu hoặc việc robot không được khai thác tối đa tiềm năng. Do đó, bên cạnh đào tạo kỹ thuật, doanh nghiệp cũng nên nâng cao nhận thức về các quy trình, chính sách và cơ chế kiểm soát đi kèm, nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa con người và robot trong toàn bộ quy trình kế toán tự động hóa.
Tích hợp hệ thống: Để hoạt động hiệu quả, RPA cần truy cập và tương tác trực tiếp với các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm ERP, phần mềm kế toán và cơ sở dữ liệu liên quan. Nếu các hệ thống này đã cũ, không đồng bộ hoặc thiếu chuẩn hóa dữ liệu, quá trình tích hợp sẽ trở nên phức tạp và tốn thời gian, đồng thời có thể phát sinh lỗi khi robot thực hiện các thao tác tự động. Ví dụ, trong quy trình đối chiếu hóa đơn, robot cần kết nối đồng thời nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, so sánh thông tin giữa các hệ thống và đảm bảo dữ liệu chính xác, việc này đòi hỏi hạ tầng công nghệ thông tin ổn định, chuẩn hóa dữ liệu và khả năng giám sát liên tục để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy của quá trình tự động hóa.
Rủi ro tuân thủ và bảo mật: Khi các robot RPA thực hiện xử lý dữ liệu tài chính nhạy cảm, doanh nghiệp cần đảm bảo các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, bao gồm kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống, phân quyền chặt chẽ cho từng người dùng, theo dõi và ghi nhật ký toàn bộ hoạt động của robot, đồng thời thiết lập cơ chế cảnh báo khi phát hiện bất thường. Những biện pháp này nhằm ngăn chặn sai sót, tránh rủi ro lạm dụng dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, đồng thời bảo vệ tính toàn vẹn, tính chính xác và tính bảo mật của thông tin kế toán trong toàn bộ quy trình tự động hóa.
4.4. Phân tích tổng quan
Kết quả nghiên cứu khẳng định sự khớp nối chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tiễn. Thực tế cho thấy RPA tăng tốc độ, giảm sai sót và tiết kiệm nhân lực, đồng thời chứng minh tính khả thi cao nếu quy trình được chuẩn hóa và hạ tầng công nghệ hỗ trợ tốt. Yếu tố quyết định thành công nằm ở chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân sự, tích hợp hệ thống và kiểm soát bảo mật. Do đó, doanh nghiệp nên bắt đầu từ các tác vụ lặp lại cao chẳng hạn như hóa đơn, đối chiếu, xây dựng đội ngũ quản trị RPA và đánh giá định kỳ để mở rộng triển khai hiệu quả và bền vững.
5. Thảo luận
Kết quả phân tích ở phần trước cho thấy RPA mang lại hiệu quả rõ rệt trong tự động hóa các nghiệp vụ kế toán. Các doanh nghiệp tại Việt Nam, chẳng hạn AGSVINA và IRTECH, cũng minh chứng rằng robot có thể xử lý hóa đơn, đối chiếu dữ liệu và ghi sổ kế toán một cách hiệu quả, phản ánh tính khả thi của RPA trong bối cảnh thực tế.
Điểm mạnh nổi bật của RPA được thể hiện qua khả năng tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tính minh bạch của các thao tác kế toán. Robot thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại liên tục mà không sai sót, đồng thời ghi nhật ký đầy đủ để dễ dàng kiểm tra. Nhờ đó, nhân sự kế toán có thể tập trung vào các công việc phân tích, dự báo và ra quyết định, từ đó nâng cao hiệu quả và giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Bên cạnh những lợi ích, quá trình triển khai RPA cũng bộc lộ một số thách thức như chi phí ban đầu, yêu cầu chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, cùng việc đào tạo nhân sự để vận hành robot là những vấn đề cần cân nhắc. Thêm vào đó, việc tích hợp robot với hệ thống cũ hoặc các cơ sở dữ liệu khác nhau và đảm bảo bảo mật thông tin cũng là những rào cản mà doanh nghiệp cần giải quyết để triển khai hiệu quả. Để khắc phục các hạn chế này, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp chiến lược như chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, đào tạo nhân sự vận hành robot, triển khai RPA từng bước từ các nghiệp vụ đơn giản, và cân nhắc kết hợp RPA với AI để xử lý các tác vụ phức tạp hơn. Những biện pháp này giúp tăng khả năng thích ứng và tối ưu hóa lợi ích từ RPA trong kế toán.
Nhìn chung, RPA đã chứng minh hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu nguồn lực nhân sự, đồng thời phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần triển khai một cách bài bản, có kế hoạch rõ ràng, kết hợp robot, nhân sự và quy trình chuẩn hóa, từ đó nâng cao năng suất và độ chính xác của các quy trình kế toán.
6. Kết luận
RPA (Robotic Process Automation) đã chứng minh hiệu quả rõ rệt trong việc tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể của hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai RPA không chỉ đơn giản là cài đặt robot, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc nhiều yếu tố quan trọng như chi phí đầu tư ban đầu, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự vận hành robot, cũng như tích hợp hệ thống và đảm bảo bảo mật dữ liệu. Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp nên áp dụng chiến lược triển khai từng bước, bắt đầu từ các nghiệp vụ lặp lại, rõ ràng và ít biến động, đồng thời kết hợp với các giải pháp quản trị và kiểm soát phù hợp. Qua đó, RPA sẽ được khai thác triệt để, mang lại lợi ích lâu dài về hiệu suất, độ chính xác và tối ưu hóa nguồn lực trong toàn bộ quy trình kế toán.
Nguyễn Hồng Phúc/ Lớp: CQ60/09.03
Khoa Tài chính Doanh nghiệp - Học viện Tài chính
Tài liệu tham khảo
2. IRTECH. (n.d.). Tối ưu hoạt động tài chính - kế toán với tự động hóa RPA.
