Ảnh minh họa - VNHN
Hiểu về kỹ năng mềm
Đã nói đến kỹ năng mềm, cũng có nghĩa là có cả kỹ năng cứng. Kỹ năng cứng bao gồm các kỹ năng cụ thể, có thể đo lường như lập trình, kế toán, hoặc sử dụng phần mềm. Những kỹ năng này thường được rèn luyện qua các chương trình đào tạo chuyên môn và được xác thực qua các bài kiểm tra hoặc chứng chỉ. Ngược lại, kỹ năng mềm tập trung vào khả năng tương tác và hợp tác với người khác, chẳng hạn như giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Những kỹ năng này thường được phát triển qua kinh nghiệm thực tế và quá trình tự nhận thức. Trong đó, kỹ năng mềm đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với nhà quản lý và CEO; không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc và cải thiện tương tác với nhân viên, mà còn tác động trực tiếp đến việc triển khai chiến lược và quản lý sự thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp.
Trong thời đại khoa học công nghệ, kỹ năng mềm cũng là một phần không thể thiếu cho sự thành công của mỗi cá nhân tại một doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu mới đây về IQ lãnh đạo, có tới 89% sự thất bại của nhân viên mới là do kỹ năng mềm kém, chứ không phải do lỗi kỹ thuật.
Thực tế cho thấy, trong quá trình thực hiện công việc hằng ngày, người quản lý sản xuất thường xuyên gặp phải những tình huống bất ngờ tác động đến kế hoạch làm việc của họ. Tuy nhiên, khi đã có kỹ năng quản lý sản xuất tốt, cũng chính là kỹ năng mềm, họ sẽ có thể giải quyết các vấn đề này dễ dàng hơn và không làm ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc trong ngày. Điều đó đồng nghĩa với việc hiệu suất làm việc sẽ được gia tăng, giúp cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả tốt hơn.
Ngày nay, giữa một thế giới đầy biến đổi và cạnh tranh, thành công của mỗi người không chỉ phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn mà còn dựa vào sự phát triển và thể hiện của các kỹ năng mềm. Đó cũng được là chìa khóa quan trọng để xây dựng sự nghiệp. Sở dĩ như vậy là vì kỹ năng mềm có tầm quan trọng cả trong công việc và trong cuộc sống. Trong công việc: Kỹ năng mềm tốt có thể giúp mỗi doanh nhân trở thành một người lãnh đạo tốt, không chỉ với nhóm, tổ chức mà còn lãnh đạo bản thân xuất sắc; Tạo ra sự đồng thuận và giải quyết xung đột trong nhóm; Phát triển tư duy logic, giúp mỗi người có khả năng tìm ra các giải pháp tốt hơn cho các vấn đề trong công việc; Phát triển tinh thần đổi mới, tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các thách thức trong công việc; Tăng cường khả năng giao tiếp, tạo ra mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng. Trong cuộc sống: Khi có kỹ năng tốt sẽ giúp tạo ra mạng lưới mối quan hệ chất lượng, tăng giúp mỗi cá nhân tự tin hơn trong các tình huống giao tiếp xã hội; Giúp sắp xếp công việc và cân bằng cuộc sống một cách hợp lý và hiệu quả; Phát triển tư duy sáng tạo và khả năng tìm ra các giải pháp mới cho các vấn đề trong cuộc sống; Đóng góp tích cực trong nhiều môi trường khác nhau, xã hội, gia đình,...
Kỹ năng mềm bao gồm nhiều loại, như: Kỹ năng giao tiếp, khả năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quan sát, Kỹ năng teamwork (tạo điều kiện cho sự hợp tác, tin tưởng và sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm), kỹ năng tư duy phản biện, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng quản lý cảm xúc… Tính đa dạng của kỹ năng mềm đòi hỏi một quá trình học tập, trải nghiệm, rèn luyện kiên trì và nghiêm túc mới có thể đạt được; bao gồm các hoạt động cụ thể như: Đọc sách, tài liệu; Thực hành và đúc rút kinh nghiệm thông qua các hoạt động thực tiễn; Học hỏi và coi trọng sự hướng dẫn của người có trình độ hơn mình; Tích cực tham gia các hoạt động xã hội; Tham gia các khóa học phù hợp với việc nâng cao kỹ năng mềm…
Để có thể phát triển các kỹ năng mềm, bên cạnh sự học hỏi, cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng; cần tập trung vào cách diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng, lắng nghe và tương tác xã hội tốt. Mặt khác, cần nâng cao khả năng làm việc nhóm, hãy thể hiện tinh thần đồng đội, chia sẻ thông tin và đóng góp ý kiến để tạo ra môi trường làm việc tích cực. Nhưng như vậy vẫn chưa đủ. Rất cần quan tâm tạo cho mình một tư duy sáng tạo nhằm mang lại giải pháp tốt trong thực hiện dự án của bản thân. Một yêu cầu nữa là kỹ năng quản lý thời gian một cách hợp lý nhất nhằm đạt hiệu suất cao và tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Trong công việc, cần sẵn sàng đối mặt và thích nghi với thực tế, tìm cách tận dụng cơ hội mới. Đồng thời luôn tạo cho mình sự tận tâm và những gắn kết tích cực trong tập thể, trong môi trường làm việc của mình… Tất cả những kỹ năng mềm đó không phải tự nhiên mà có được; cũng không phải chỉ một thời gian làm việc ngắn mà đạt được; đó là một quá trình liên tục với quyết tâm và ý chí vươn lên không mệt mỏi; cần đầu tư công sức, thời gian, sự nỗ lực để tích lũy và không ngừng hoàn thiện.
Những kỹ năng quan trọng cần có
Để thành công trong công việc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, theo các chuyên gia, nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có được những kỹ năng mềm sau đây:
1. Kỹ năng quản lý nhân sự: Một trong những vấn đề quan trọng mà một nhà quản trị cần giải quyết chính là làm sao để giành được sự tôn trọng, lòng tin của người lao động. Đồng thời biết tận dụng các đặc điểm và tính cách riêng của mỗi cá thể trong nhóm để tăng sự gắn kết của nhân viên, thúc đẩy môi trường làm việc và xây dựng lòng tin.
2. Kỹ năng giao tiếp: Nhà quản trị doanh nghiệp thường đại diện cho một nhóm người trong một tổ chức cho nên việc giao tiếp là yếu tố không thể thiếu. Kỹ năng giao tiếp cần đáp ứng yêu cầu rất quan trọng là truyền đạt được ý tưởng, thông tin đúng và đủ cho nhân viên hiểu. Muốn vậy, cần phải xây dựng lòng tin với nhân viên dưới quyền, gắn kết thường xuyên với họ, luôn có mặt khi cấp dưới có vấn đề cần giải đáp và xin ý kiến.
3. Kỹ năng phân chia công việc: Thông thường, những khó khăn mà một nhà quản lý gặp phải thường liên quan đến các vấn đề như: Không biết lập kế hoạch, giao việc không đúng người đúng việc, đặt sai thời gian hoàn thành… Vì vậy, để có thể giảm bớt khối lượng công việc, nhà quản lý cần tiến hành phân chia công việc cho nhân viên dưới quyền, nghĩa là cần phải xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng người và khả năng hoàn thành công việc của họ để giao việc cho phù hợp.
4. Kỹ năng hoạch định chiến lược: Nhiệm vụ của nhà quản lý là vừa tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm trước mắt, lại vừa phải lập kế hoạch cho sự phát triển lâu dài; không thể xem nhẹ mặt nào. Để có một chiến lược chính xác, việc đầu tiên mà nhà quản trị cần làm chính là xác định rõ ràng những mục tiêu của mình. Đây là vấn đề cần sự đầu tư cả về trí tuệ, sự hiểu biết và có tham khảo ý kiến tập thể. Bên cạnh việc xây dựng mục tiêu dựa theo quy tắc SMART, cũng nên tìm hiểu thêm về bản đồ chiến lược giúp nhà quản trị làm việc hiệu quả hơn.
5. Kỹ năng làm việc nhóm: Muốn tăng năng suất trong công việc, cần có một đội nhóm làm việc hiệu quả, không có sự đố kỵ, ghen ghét lẫn nhau. Vì vậy, bài toán mà nhà quản trị phải giải quyết chính là làm thế nào để nhận được sự đồng tình, tin tưởng của nhân viên cấp dưới. Muốn vậy, nhà quản trị phải bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất, đó chính là các cá nhân trong đó. Khi lãnh đạo tập trung vào sự gắn kết, cũng chính là họ tự cho nhân viên cơ hội để họ đạt được hiệu suất làm việc cao hơn trong vai trò của mình.
6. Kỹ năng phân tích thị trường: Một trong các vấn đề mà nhà quản trị thường gặp phải chính là không biết xác định quy mô thị trường, lợi thế cạnh tranh, không xác định được xu thế thị trường. Để khắc phục yếu điểm đó, cần học hỏi, tìm hiểu để có thể nhận biết về sứ mệnh, mục tiêu và các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình đang phục vụ; cũng như cần hiểu biết về các yếu tố chính trị, xã hội ảnh hưởng tới doanh nghiệp…
7. Kỹ năng đào tạo: Để có kỹ năng đào tạo hiệu quả, việc quan trọng nhất của nhà quản trị chính là có nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng. Từ đó mới thực hiện tốt nhiệm vụ truyền đạt và chia sẻ những kiến thức này với nhân viên cấp dưới./.
Ths Nguyễn Đình Đăng
