Hoàn thiện quy định của pháp luật về giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử

Bộ luật Lao động năm 2019 lần đầu tiên quy định về việc giao kết hợp đồng lao động theo phương thức điện tử; theo đó, từ ngày 01/01/2021, người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ) được giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Cụ thể, khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định:

"Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản”.

Việc giao kết HĐLĐ điện tử được dẫn chiếu tới các điều kiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử năm 2005 (Luật GDĐT). Theo quy định tại Điều 10 của Luật GDĐT, thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới các hình thức: trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác. Các hình thức của thông điệp dữ liệu được hiểu là có giá trị như văn bản khi đáp ứng được điều kiện quy định tại Điều 12 Luật GDĐT với yêu cầu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Về yêu cầu kỹ thuật trong lưu trữ, Luật GDĐT đòi hỏi thông điệp dữ liệu phải đáp ứng: (i) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết; (ii) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó; (iii) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu. Việc gửi và nhận thông điệp dữ liệu cũng cần thiết phải được thực hiện theo quy trình và phương thức quy định bởi Luật GDĐT; theo đó, việc gửi và nhận thông điệp dữ liệu có thể được thực hiện thông qua một hệ thống thông tin được chỉ định bởi người nhận hoặc bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận trong trường hợp không có chỉ định.

HĐLĐ điện tử là thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và được gửi đi, được nhận và được lữu trữ bằng phương tiện điện tử. Áp dụng các quy định của Luật GDĐT, để HĐLĐ điện tử có giá trị, bên cạnh các điều kiện của văn bản điện tử, yêu cầu đối với việc sử dụng chữ ký điện tử cũng được đặt ra dành cho các bên giao kết hợp đồng. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn theo quy định của Luật GDĐT. Theo quy định của pháp luật hiện hành, chứng thực chữ ký điện tử là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chỉ được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông khi đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27/09/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Như vậy, các quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 và Luật Giao dịch điện tử năm 2005 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo ra cơ sở pháp lý cho phép xác định một HĐLĐ được giao kết theo phương thức điện tử là hợp pháp. Quy định mới đã cung cấp thêm cho NSDLĐ một công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại trong xác lập quan hệ với NLĐ, ấn định những khuôn khổ quản lý quan trọng đối với NLĐ trong quan hệ lao động. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp có sử dụng số lượng lớn NLĐ và xu hướng ứng dụng lưu trữ và cho phép truy cập các chính sách của doanh nghiệp trên môi trường thông tin điện tử.

So với HĐLĐ truyền thống, các bên sẽ tốn chi phí in ấn, cần nhân sự để chuẩn bị thông tin, dữ liệu, mất nhiều thời gian ở công đoạn sửa chữa mỗi khi có thay đổi. Với HĐLĐ điện tử, mọi thao tác của người dùng được xác thực qua Internet một cách nhanh chóng, văn bản có nhiều định dạng sẵn và ít phải sửa chữa. HĐLĐ điện tử như đã đề cập có tiềm năng ứng dụng cao đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Trong điều kiện thực tế ở Việt Nam, khi đa số cá nhân NLĐ chưa sử dụng chữ ký điện tử - hiện là công cụ duy nhất cho phép việc xác thực sự tham gia giao kết hợp đồng, thì pháp luật về giao dịch điện tử cũng quy định: “Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng”[1]. Điều đó cho phép một bên của hợp đồng, thường là cá nhân NLĐ không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có thể giao kết hợp đồng được ký điện tử bởi NSDLĐ. Tuy vậy, dù cơ sở pháp lý bước đầu đã được tạo lập, hệ thống pháp luật của Việt Nam vẫn tồn tại một số vướng mắc có khả năng gây trở ngại trong quá trình áp dụng quy định mới này, cụ thể:

Thứ nhất, Bộ luật Lao động chưa liên thông chặt chẽ với quy định của pháp luật dân sự về chế định đại diện. Việc pháp luật lao động quy định quá cụ thể và không tương thích với nội dung vốn đã được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp là vấn đề đang tồn tại với hệ thống pháp luật Việt Nam. Theo các quy định tại điểm a khoản 3 và khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động:

"Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động

3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

…

5. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động”.

Cách quy định như trên không chỉ tạo ra rào cản cho doanh nghiệp trong thực hiện ký kết HĐLĐ trên thực tế mà còn không tương thích với các quy định hiện hành. Quy định không cho phép ủy quyền lại của Bộ luật Lao động là không phù hợp với nội dung chế định về ủy quyền của pháp luật dân sự và làm hạn chế một cách không có căn cứ khả năng thực hiện quyền của NSDLĐ. Bên cạnh đó, việc ấn định tư cách đại diện ký kết HĐLĐ đối với tất cả đối tượng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng không quan tâm tới các điều luật của Luật Doanh nghiệp hiện hành. Trong trường hợp một doanh nghiệp lựa chọn có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên, “những người chủ doanh nghiệp” có quyền xác định cơ chế phân quyền dành cho mỗi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là khác nhau. Như vậy, có thể xảy ra trường hợp, trên cơ sở phân quyền theo pháp luật doanh nghiệp, một cá nhân người đại diện của doanh nghiệp không có thẩm quyền ký kết HĐLĐ, nhưng lại có thẩm quyền ký kết HĐLĐ theo Bộ luật Lao động năm 2019. Điều này sẽ trở nên bất lợi cho người lao động trong trường hợp người đại diện doanh nghiệp đã giao kết HĐLĐ với họ nhưng không có thẩm quyền theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Mặt khác, pháp luật cũng không có quy định, và các ứng dụng chữ ký điện tử hiện nay được cung cấp cho doanh nghiệp cũng không thể hiện chữ ký điện tử của doanh nghiệp đó được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật theo quy định của Bộ luật Lao động. Do đó, việc ký kết một hợp đồng điện tử có thể hiện tư cách đại diện theo pháp luật lao động hay không hoàn toàn phụ thuộc vào phương thức quản trị của doanh nghiệp, pháp luật và các cơ quan chức năng không có cơ sở và điều kiện để xác định tính phù hợp của một chữ ký điện tử của doanh nghiệp. Những vấn đề phức tạp vì thế có thể phát sinh do cách quy định tại Điều 18 của Bộ luật Lao động năm 2019.

Thứ hai, pháp luật Việt Nam chưa cho phép cách hiểu chính xác đối với điều kiện có hiệu lực đối với hợp đồng bằng văn bản khi bàn về phạm trù chữ ký. Hiện không có quy định nào cho phép xác định yêu cầu về chữ ký là bắt buộc trong xác lập một giao dịch dân sự theo phương thức hợp đồng. Điều này càng trở nên phức tạp hơn khi áp dụng với hợp đồng điện tử. Bởi lẽ, nếu như hợp đồng bằng văn bản, các lựa chọn chỉ giới hạn ở chữ ký, con dấu hoặc điểm chỉ để xác định việc xác lập sự ràng buộc của một chủ thể với một văn kiện, thì các phương thức điện tử cho phép có rất nhiều những sự lựa chọn khác, không chỉ là chữ ký điện tử.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Giao dịch điện tử:

“Điều 24. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực”.

Với quy định trên, chữ ký điện tử có thể được hiểu là yêu cầu bắt buộc đối với hợp đồng điện tử mà không có phương thức khác cho phép xác thực ý chí của người tạo lập hợp đồng theo phương thức điện tử. Sự hạn chế này sẽ không cho phép mở rộng tính ứng dụng của các công nghệ hiện đại trong giao kết HĐLĐ điện tử nói riêng và hợp đồng điện tử nói chung. Bởi lẽ, việc xác thực cá nhân về bản chất đã bảo đảm quyền tự do ý chí của người thực hiện việc xác thực theo các công cụ được cung cấp bởi đơn vị cung ứng nền tảng kỹ thuật. Không có cơ sở nào khẳng định rằng, một xác thực bằng chữ ký điện tử sẽ đủ an toàn hơn so với các phương thức khác ngoại trừ yếu tố tiền kiểm về điều kiện ban đầu dành cho doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này. Trên thực tế, rất nhiều giao dịch dân sự vẫn được xác lập và thực hiện trên cơ sở ứng dụng các công nghệ xác thực cá nhân khác với chữ ký điện tử, như xác thực bằng tin nhắn OTP, xác thực bằng sinh trắc cá nhân,…

Thứ ba, chưa có quy định cho phép xác định tính ràng buộc trách nhiệm của NSDLĐ trong giai đoạn tiền HĐLĐ. Mặc dù việc ứng dụng các phương thức điện tử trong giai đoạn tiền HĐLĐ là phổ biến nhất, nhưng quy định của pháp luật chuyên ngành về lao động lại không có quy định chi tiết về nội dung này. Khoản 1 Điều 11 của Bộ luật Lao động năm 2019 chỉ quy định: “Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động để tuyển dụng lao động theo nhu cầu của người sử dụng lao động”. Trên thực tế, các thông báo tuyển dụng sẽ ghi nhận nhiều thông tin là những nội dung chính yếu của HĐLĐ về sau và các nội dung đó cũng tác động trực tiếp tới ý chí của người tiếp nhận thông tin để ứng tuyển theo các phương thức được hướng dẫn trong thông báo tuyển dụng. Câu hỏi được đặt ra là khi thông tin trong nội dung thông báo tuyển dụng và các trao đổi về sau trong suốt quá trình tuyển dụng của một trong hai bên có giá trị ràng buộc áp dụng như thế nào và hậu quả pháp lý của việc không thực hiện đúng các trao đổi và cam kết đó sẽ ra sao khi pháp luật không điều chỉnh. Những liên hệ liên quan đến việc áp dụng chế định đề nghị giao kết hợp đồng của pháp luật dân sự áp dụng trong trường hợp này là rất bấp bênh do thiếu cơ sở chắc chắn cho phép áp dụng, mặc dù pháp luật dân sự luôn được coi là pháp luật gốc cho các mối quan hệ pháp luật. Mở rộng việc tìm hiểu các quy định của pháp luật dân sự, một đề nghị giao kết hợp đồng trong dân sự là một cam kết được pháp luật đảm bảo cơ chế thực thi trên thực tế và việc vi phạm sẽ phải gánh chịu hậu quả pháp lý. Việc chấp thuận đề nghị giao kết hợp đồng hoặc đề xuất những nội dung điều chỉnh cũng có giá trị ràng buộc theo cách tương tự. Đối với trường hợp được điều chỉnh bởi pháp luật lao động, đã không có một tiêu chuẩn hay quy định nào cho phép xác định tính ràng buộc trong các thông điệp được trao đổi giữa hai bên trong giai đoạn này. Cũng cần lưu ý rằng trong nền kinh tế số hiện nay, các thông báo được đăng tải trên các nền tảng công nghệ, đặc biệt thuận tiện cho việc tham gia và trích xuất nội dung làm căn cứ xác định tính ràng buộc của mỗi chủ thể.

Thứ tư, là một trường hợp riêng của vấn đề đã nêu trên về giai đoạn tiền hợp đồng, tuy nhiên, tác giả lựa chọn phân tích một nội dung riêng, đó là vấn đề pháp luật chưa tạo lập cơ sở cho phép xác định phương thức ký kết và thời điểm có hiệu lực của HĐLĐ điện tử với tư cách là một loại hợp đồng đặc thù, có nhiều khác biệt trong phương thức đàm phán và ký kết giữa NLĐ và NSDLĐ. Kể cả đối với HĐLĐ truyền thống, phương thức ký kết hợp đồng đã có nhiều đặc trưng khác biệt so với các giao dịch thông thường nhưng cũng chưa được điều chỉnh một cách chi tiết và phù hợp. Trên thực tế, NLĐ thường không trực tiếp gặp mặt và ký kết hợp đồng với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà thay vào đó, hợp đồng sẽ được xử lý và chuyển tiếp bởi nhân viên hành chính của công ty. Trong nhiều trường hợp, do đặc trưng về cách tổ chức các đơn vị bộ phận của công ty, thậm chí người lao động được tuyển dụng bởi các đơn vị bộ phận đã làm việc tại doanh nghiệp nhưng chỉ nhận được HĐLĐ trong thời gian sau đó nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần, do thẩm quyền ký kết HĐLĐ thuộc về quản lý cấp cao hơn tại doanh nghiệp. Rõ ràng điều đó đòi hỏi các quy phạm cho phép xác định phương thức giao kết hợp đồng linh hoạt cũng như xác định thời điểm xác lập của hợp đồng lao động trong cả hai phương thức truyền thống và phương thức điện tử. Rà soát hệ thống pháp luật hiện hành, có thể tham khảo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm; trong đó, do đặc thù phân phối sản phẩm bảo hiểm thường được thực hiện qua nhiều khâu hoặc nhiều bên trung gian, pháp luật đã ghi nhận bằng chứng giao kết hợp đồng bảo hiểm là hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm hoặc hình thức khác[2]. Một phương thức quy định tương tự cũng có thể áp dụng đối với trường hợp của HĐLĐ, theo đó, các văn kiện hoặc thông điệp dữ liệu chính thức có sự xác nhận của cả hai bên về việc xác lập HĐLĐ, bao gồm việc xác nhận các điều khoản cơ bản cũng cần được cho phép hiểu rằng đó là bằng chứng cho việc xác lập HĐLĐ. Đối với HĐLĐ, một xác nhận của NLĐ trên thư mời nhận việc có thể là một gợi ý cho các nhà làm luật nghiên cứu tính khả thi trong áp dụng như một căn cứ rõ ràng cho việc xác định các bên đã thể hiện ý chí giao kết HĐLĐ. Mặc dù không tồn tại quá nhiều rủi ro và ảnh hưởng tới quyền và nghĩa vụ của các bên như đối với hợp đồng bảo hiểm, việc xác định này đối với HĐLĐ có ý nghĩa trong việc hoàn thiện các quy định của pháp luật, và trong một số trường hợp có thể làm cơ sở để xác định trách nhiệm bồi thường của các bên nếu xảy ra vi phạm.

Thứ nhất, bảo đảm tính liên thông trong quy định của Bộ luật Lao động với các quy định của pháp luật có liên quan tới chế định đại diện. Theo đó, pháp luật lao động nên dẫn chiếu tới các quy định của Bộ Luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp thay vì áp đặt các quy định hạn chế thiếu chính xác. Do Bộ luật Lao động năm 2019 mới có giá trị áp dụng trong thời gian không lâu, nên có một văn bản hướng dẫn ở cấp độ Nghị định để điều chỉnh cách hiểu và áp dụng linh hoạt cho phép việc đại diện ký kết HĐLĐ thực tế và phù hợp hơn. Các hướng dẫn tham chiếu sẽ cho phép doanh nghiệp và NLĐ có cơ sở tham chiếu tới pháp luật dân sự và pháp luật doanh nghiệp với các quy định hoàn chỉnh hơn về chế định đại diện. Cụ thể: (i) Giới hạn về việc không cho phép ủy quyền lại trong giao kết HĐLĐ cần được loại bỏ vì tính không phù hợp với nguyên tắc cơ bản của pháp luật nói chung và pháp luật dân sự nói riêng; (ii) Cần có quy định khẳng định một giao kết HĐLĐ được xác lập bởi người đại diện theo pháp luật của NLĐ hoặc người khác được ủy quyền bởi người này làm phát sinh hiệu lực pháp lý của HĐLĐ không phụ thuộc các quy định nội bộ của doanh nghiệp về phân quyền đại diện.

Ngoài ra, văn bản hướng dẫn nên bổ sung quy định khắc phục cho những giới hạn vốn có được tạo ra do cách quy định của pháp luật dân sự hiện hành. Cụ thể, pháp luật dân sự không cho phép một cá nhân được đại diện cho người khác xác lập giao dịch dân sự với chính mình[3], điều này sẽ tạo thành trở ngại cho các doanh nghiệp có NLĐ giữ chức danh giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong mỗi trường hợp như vậy, pháp luật nên bổ sung quy định cho phép người đại diện cho doanh nghiệp giao kết HĐLĐ có thể là cá nhân được chỉ định hoặc giao nhiệm vụ bởi cơ quan quản trị phù hợp với mỗi loại hình doanh nghiệp là đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn,…

Thứ hai, pháp luật về giao dịch điện tử cần cho phép ứng dụng các phương thức xác thực người dùng khác hơn so với chỉ phương thức xác thực chữ ký điện tử. Trong mỗi trường hợp như vậy, về bản chất đều thỏa mãn việc xác thực sự tự do ý chí và chủ định xác lập giao dịch dân sự thông qua các hành vi cụ thể được thực hiện trên môi trường mạng bằng việc gửi và nhận các thông điệp dữ liệu điện tử phù hợp với các điều kiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Cụ thể, trong số các phương thức xác thực cá nhân, cơ quan có thẩm quyền cần thiết lập một yêu cầu tối thiểu cho nền tảng kỹ thuật chung cần được đáp ứng trong việc xác thực một giao dịch là có thực. Trong trường hợp tiếp tục áp dụng phương thức quản lý tiền kiểm đối với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ xác thực cá nhân, pháp luật cũng cần khẳng định rằng một giao dịch nói chung và HĐLĐ nói riêng không đương nhiên mất đi hiệu lực pháp lý chỉ vì lý do các điều kiện kỹ thuật hoặc điều kiện khác của bên cung ứng dịch vụ không được bảo đảm ở từng thời điểm. Cuối cùng, hoàn thiện pháp luật đối với nội dung này, cơ quan quản lý cũng nên có phương thức công nhận các bên cung ứng dịch vụ xác thực ngoài Việt Nam khi họ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc thông qua các trình tự đăng ký hợp lý khác.

Thứ ba, nên có quy định hướng dẫn dẫn chiếu tới việc áp dụng các quy định trong chế định đề nghị giao kết hợp đồng trong pháp luật dân sự[4], theo đó cho phép xác định tính ràng buộc trong từng thông báo tuyển dụng cũng như các trao đổi thông tin khác giữa bên tuyển dụng và các cá nhân ứng tuyển. Việc không tuân thủ hoặc không thực hiện đầy đủ các nội dung như được thể hiện trong thông báo tuyển dụng sẽ bị áp dụng chế tài tương ứng.

Thứ tư, pháp luậtlao động nên bổ sung quy định cho phép linh hoạt xác định phương thức giao kết hợp đồng, bổ sung trường hợp thư mời nhận việc cùng các dẫn chiếu khác gửi kèm cho phép cá nhân NLĐ truy cập tới các chính sách của doanh nghiệp áp dụng trong HĐLĐ bảo đảm điều kiện ghi nhận đầy đủ những yêu cầu tối thiểu phải có trong HĐLĐ sẽ có giá trị pháp lý tương đương với đề nghị giao kết hợp đồng trong dân sự. Theo đó, một thông điệp dữ liệu xác nhận của NLĐ đối với các thư mời nhận việc sẽ tạo lập chứng cứ đầy đủ cho phép khẳng định HĐLĐ đã được xác lập.

Cuối cùng, để bảo đảm các hợp đồng điện tử đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật pháp lý, pháp luật nên cho phép các dẫn chiếu của hợp đồng điện tử tới các điều khoản hoặc bộ điều khoản được lưu trữ hoặc đăng tải tại các kho dữ liệu của NSDLĐ. Song hành với đó, pháp luật cũng cần quy định các nghĩa vụ cơ bản của NSDLĐ trong việc bảo đảm các dẫn chiếu có thể truy cập bởi người được đề nghị giao kết hợp đồng, NLĐ; nghĩa vụ trong việc thông báo tới NLĐ vào bất cứ thời điểm nào có sự thay đổi trong nội dung của các điều khoản, bộ điều khoản đã được dẫn chiếu tới đó trong một thời hạn tối thiểu trước khi áp dụng./.

NGUYỄN THỊ TỐ NHƯ

Khoa Luật, Đại học Lao động _ Xã hội.

 

---