Những chính sách hành chính có hiệu lực trong tháng 9/2026 tiếp tục thúc đẩy quá trình chuyển từ quản lý bằng hồ sơ, giấy tờ sang quản trị dựa trên định danh và dữ liệu. Điểm chung của các quy định là mở rộng khả năng liên thông, khai thác thông tin đã được xác lập và tổ chức dịch vụ theo hướng giảm gánh nặng thủ tục cho người dân, doanh nghiệp. Hiệu quả của bước chuyển cần được kiểm chứng bằng thời gian xử lý, chi phí tuân thủ, mức độ an toàn dữ liệu và khả năng tiếp cận thuận tiện, bình đẳng đối với dịch vụ công.
I. TÁI CẤU TRÚC PHƯƠNG THỨC QUẢN TRỊ TRÊN NỀN TẢNG DỮ LIỆU
Nhìn từ phương pháp phân tích chính sách kết hợp với cách tiếp cận hệ thống và kinh tế học thể chế, các quy định có hiệu lực trong tháng 9/2026 không đơn thuần là những điều chỉnh riêng lẻ đối với từng thủ tục. Điểm chung của chúng nằm ở việc từng bước xây dựng các nền tảng dùng chung cho hoạt động hành chính, qua đó thay đổi cách cơ quan nhà nước xác lập, kết nối và sử dụng thông tin trong quá trình phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Theo kinh tế học thể chế, việc phải kê khai lại một thông tin, sao chụp giấy tờ hoặc đi lại giữa nhiều cơ quan đều làm phát sinh chi phí giao dịch. Chi phí này không chỉ thuộc về người thực hiện thủ tục. Cơ quan nhà nước cũng phải tiếp nhận, nhập lại, đối chiếu và lưu trữ cùng một loại dữ liệu ở nhiều hệ thống. Khi dữ liệu thiếu mã định danh thống nhất hoặc không thể kết nối, nguy cơ trùng lặp, sai lệch và xác định nhầm đối tượng sẽ gia tăng, làm giảm hiệu quả quản lý.
Dữ liệu được kết nối, khai thác an toàn là nền tảng để xây dựng nền hành chính số hiệu lực, thuận tiện và lấy người dân làm trung tâm.
Bởi vậy, cải cách hành chính trong môi trường số cần vượt qua phạm vi số hóa hồ sơ để tiến tới tổ chức lại luồng dữ liệu. Thay vì để người dân làm nhiệm vụ chuyển thông tin từ cơ quan này sang cơ quan khác, hệ thống hành chính phải có khả năng xác thực, kết nối và khai thác dữ liệu đã được tạo lập theo đúng mục đích, thẩm quyền. Đây là bước chuyển từ tư duy quản lý dựa trên giấy tờ sang quản trị dựa trên dữ liệu, trong đó trách nhiệm xử lý thông tin được chuyển dần về phía cơ quan và hệ thống cung cấp dịch vụ.
Cách tiếp cận này có thể được lý giải qua mô hình hạ tầng công cộng số – Digital Public Infrastructure. Theo OECD, hạ tầng công cộng số gồm những hệ thống dùng chung, an toàn và có khả năng tương tác, hỗ trợ cung cấp dịch vụ ở quy mô lớn. Các cấu phần thường gặp là định danh số, thanh toán số và cơ chế trao đổi dữ liệu. Thay vì mỗi cơ quan xây dựng một hệ thống khép kín, những cấu phần chung tạo điều kiện để nhiều dịch vụ cùng khai thác dữ liệu theo tiêu chuẩn thống nhất.
Đặt trong cấu trúc đó, mã định danh địa điểm tạo thêm một khóa kết nối đối với không gian vật lý; căn cước cho trẻ em được tích hợp vào quy trình khai sinh liên thông; VNeID kết nối danh tính với dịch vụ và kênh tiếp nhận an sinh; quy định trong lĩnh vực đo lường thúc đẩy khai thác thông tin đã có thay cho việc yêu cầu nộp lại giấy tờ. Các chính sách này cho thấy cải cách hành chính đang chuyển dần gánh nặng luân chuyển thông tin từ người dân sang hệ thống quản lý.
Tuy nhiên, công nghệ mới tạo ra khả năng, chưa tự động tạo ra hiệu lực hành chính. Giá trị thực tế còn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu, khả năng liên thông, an toàn thông tin và trách nhiệm của cơ quan trong việc khai thác dữ liệu thay cho yêu cầu người dân cung cấp lại. Đây cũng là điều kiện để cải cách trên môi trường số tạo ra sự thay đổi về chất, thay vì chỉ chuyển quy trình hiện hữu từ giấy tờ sang màn hình.
II. ĐỊNH DANH CON NGƯỜI VÀ ĐỊA ĐIỂM: HÌNH THÀNH NHỮNG “KHÓA” KẾT NỐI DỮ LIỆU
Một hệ thống hành chính dựa trên dữ liệu trước hết phải có khả năng xác định chính xác dữ liệu đang phản ánh chủ thể hoặc đối tượng nào. Theo nghĩa đó, Nghị định số 326/2026/NĐ-CP về định danh địa điểm và Nghị định số 301/2026/NĐ-CP về liên thông thủ tục hành chính cùng góp phần hoàn thiện hai lớp định danh nền tảng: định danh đối với địa điểm và định danh đối với con người.
Có hiệu lực từ ngày 1/9/2026, Nghị định số 326/2026/NĐ-CP quy định định danh địa điểm là hoạt động thu thập, tạo lập dữ liệu và cấp mã nhằm phân biệt địa điểm này với địa điểm khác. Các đối tượng thuộc phạm vi định danh gồm thửa đất, công trình kiến trúc, công trình xây dựng, kết cấu xây dựng, địa danh và những đối tượng được xác định tại Phụ lục kèm theo Nghị định. Mỗi địa điểm thuộc phạm vi này được gắn một mã riêng gồm 12 chữ số, bảo đảm tính ổn định, không trùng lặp và khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Về phương diện quản trị dữ liệu, mã địa điểm có thể được xem là một “khóa” nhận diện ổn định. Tên đường, địa giới hành chính hoặc cách mô tả địa chỉ có thể được điều chỉnh theo thời gian, trong khi mã định danh duy nhất giúp các hệ thống tiếp tục nhận biết đúng một đối tượng. Cách tiếp cận này tương đồng với mô hình sử dụng định danh duy nhất và bền vững trong quản trị dữ liệu: mỗi đối tượng được gắn một mã ổn định để hạn chế tình trạng các cơ sở dữ liệu ghi nhận cùng một đối tượng theo những cách khác nhau.
Chẳng hạn, một công trình có thể xuất hiện đồng thời trong dữ liệu đất đai, giấy phép xây dựng, thông tin cung cấp điện, nước, quản lý thuế và phòng cháy, chữa cháy. Khi có một khóa định danh chung, các cơ quan có thêm cơ sở kỹ thuật để đối chiếu và kết nối thông tin, giảm nguy cơ nhầm lẫn giữa những công trình có địa chỉ hoặc tên gọi tương tự. Trong dài hạn, dữ liệu địa điểm được chuẩn hóa còn có thể hỗ trợ quy hoạch, quản lý hạ tầng, ứng phó sự cố và cung cấp dịch vụ theo vị trí.
Tuy nhiên, cần phân biệt mã định danh địa điểm với địa chỉ bưu chính, số thửa đất và các mã chuyên ngành. Nghị định tạo lập một công cụ kết nối dữ liệu, nhưng không thể từ đó suy diễn mã 12 chữ số đương nhiên thay thế mọi phương thức xác định địa điểm đang được sử dụng. Phạm vi và giá trị pháp lý của từng loại thông tin vẫn phải tuân theo quy định chuyên ngành có liên quan.
Cùng có hiệu lực từ ngày 1/9/2026, Nghị định số 301/2026/NĐ-CP bổ sung thủ tục cấp thẻ căn cước cho trẻ em dưới 6 tuổi vào quy trình liên thông điện tử gồm đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế. Việc cấp thẻ không diễn ra tự động đối với mọi trẻ em. Khi nộp hồ sơ trực tuyến, người đại diện hợp pháp phải có nhu cầu và lựa chọn nội dung đề nghị cấp thẻ căn cước trên tờ khai.
Quy định này có thể được phân tích theo mô hình dịch vụ công dựa trên sự kiện cuộc sống. Thay vì yêu cầu người dân tìm đến từng cơ quan theo ranh giới chức năng, quy trình được thiết kế xoay quanh một sự kiện cụ thể – ở đây là khi một trẻ em được sinh ra. Từ một lần kê khai, các thủ tục có quan hệ trực tiếp được khởi tạo và xử lý trong một chuỗi liên thông. Cách tổ chức này góp phần giảm số lần cung cấp thông tin, hạn chế việc hình thành những hồ sơ tách rời và tạo điều kiện để dữ liệu dân cư, cư trú, bảo hiểm y tế và căn cước được đối chiếu ngay từ đầu.
Hai chính sách có đối tượng điều chỉnh khác nhau nhưng cùng dựa trên một nguyên tắc: dữ liệu muốn kết nối chính xác phải gắn với một chủ thể hoặc đối tượng được nhận diện rõ ràng. Định danh con người và định danh địa điểm vì thế tạo nên hai lớp dữ liệu nền tảng, giúp hệ thống hành chính nhận biết đúng chủ thể, đúng không gian và giảm sai lệch trong quá trình chia sẻ thông tin. Hiệu quả của chúng sẽ phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu ban đầu, cơ chế cập nhật khi thông tin thay đổi và khả năng kiểm soát việc khai thác theo đúng mục đích, thẩm quyền.
III. VNeID TRONG KẾT NỐI DỊCH VỤ CÔNG VÀ CHI TRẢ AN SINH
Sự phát triển của nền hành chính số đòi hỏi định danh điện tử phải được chuyển hóa thành khả năng tiếp cận và sử dụng dịch vụ trên thực tế. Theo hướng đó, Nghị định số 320/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 28/9/2026, tiếp tục mở rộng vai trò của VNeID từ công cụ xác thực danh tính sang nền tảng kết nối thủ tục hành chính, dịch vụ công và chi trả an sinh. Đây là bước phát triển đáng chú ý trong quan hệ tương tác giữa Nhà nước với người dân trên môi trường số.
Một nội dung mới của Nghị định là quy định miễn, giảm phí, lệ phí đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến qua ứng dụng định danh quốc gia. Tuy nhiên, việc miễn, giảm phải tuân theo pháp luật về phí và lệ phí. Quy định này không đồng nghĩa mọi thủ tục thực hiện qua VNeID đều đương nhiên được miễn toàn bộ chi phí. Phạm vi, đối tượng và mức áp dụng vẫn phải dựa trên quy định của cơ quan có thẩm quyền đối với từng loại phí, lệ phí cụ thể.
Nhìn từ kinh tế học hành vi, cơ chế miễn, giảm có ý nghĩa như một công cụ khuyến khích người sử dụng lựa chọn kênh dịch vụ số. Ngay cả một khoản chi phí không lớn cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định thực hiện thủ tục, nhất là khi người dân phải cân nhắc đồng thời thời gian, công sức và mức độ thuận tiện. Khi kênh trực tuyến có quy trình đơn giản và chi phí thấp hơn, động lực chuyển đổi hành vi sẽ rõ hơn, qua đó góp phần giảm áp lực giao dịch trực tiếp và chi phí vận hành của cơ quan hành chính.
Tuy vậy, ưu đãi về phí chỉ phát huy tác dụng khi thủ tục có thể được thực hiện trực tuyến trọn vẹn. Nếu người dân vẫn phải bổ sung hồ sơ giấy, xác nhận trực tiếp hoặc thực hiện nhiều bước ngoài hệ thống, lợi ích của việc miễn, giảm sẽ bị thu hẹp. Bởi vậy, chính sách cần đi cùng công khai danh mục, mức áp dụng, đơn giản hóa quy trình và kiểm soát các chi phí trung gian, bảo đảm thuận lợi về tài chính gắn với thuận lợi trong thực hiện.
Nghị định số 320/2026/NĐ-CP cũng bổ sung khái niệm tài khoản hưởng an sinh xã hội. Về bản chất pháp lý, đây là thông tin định danh trên VNeID, cho phép chủ thể danh tính điện tử tích hợp tài khoản thanh toán, ví điện tử hoặc tài khoản tiền di động để tiếp nhận lương hưu, các khoản hỗ trợ, khoản chi trả an sinh xã hội và nguồn kinh phí hợp pháp khác. VNeID không tự tạo ra một tài khoản ngân hàng mới, đồng thời không quyết định đối tượng, điều kiện hay mức hưởng. Nền tảng thực hiện chức năng kết nối danh tính đã được xác thực với phương tiện nhận tiền do người hưởng lựa chọn.
Cách tổ chức này có thể được tham chiếu với mô hình thanh toán từ Chính phủ đến người dân – Government-to-Person. Theo Ngân hàng Thế giới, số hóa các khoản chi trả G2P có khả năng rút ngắn thời gian chuyển tiền, giảm chi phí trung gian, đơn giản hóa đối soát và mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ tài chính. Đối với cơ quan quản lý, dữ liệu thanh toán được kết nối có thể hỗ trợ kiểm soát đúng đối tượng và theo dõi quá trình chi trả. Với người thụ hưởng, việc lựa chọn tài khoản nhận tiền phù hợp giúp tăng tính chủ động và giảm sự phụ thuộc vào một phương thức chi trả duy nhất.
Hiệu quả của cơ chế này phụ thuộc trước hết vào độ chính xác của dữ liệu và khả năng bảo vệ người thụ hưởng. Hệ thống phải xác thực đúng người, cập nhật đúng tài khoản nhận, có phương án xử lý khi giao dịch sai, tài khoản bị khóa hoặc phương thức nhận tiền thay đổi. Các biện pháp bảo vệ dữ liệu, phòng ngừa giả mạo và giải quyết khiếu nại cần được thiết kế đồng bộ với quy trình thanh toán.
Cùng với đó, mở rộng dịch vụ số phải gắn với yêu cầu bao trùm. Người cao tuổi, người khuyết tật, người chưa có tài khoản thanh toán hoặc còn hạn chế kỹ năng số cần được hỗ trợ và duy trì phương thức tiếp cận phù hợp. Chuyển đổi số hướng tới mở rộng lựa chọn và nâng cao chất lượng phục vụ, không tạo thêm rào cản đối với những người chưa thể sử dụng thành thạo công nghệ.
Khi định danh, dịch vụ công và kênh chi trả được kết nối, VNeID từng bước trở thành một giao diện tương tác quan trọng giữa Nhà nước với người dân. Giá trị của nền tảng cần được đánh giá đồng thời bằng tốc độ xử lý, độ chính xác, mức độ an toàn và khả năng tiếp cận thực tế của các nhóm thụ hưởng.
IV. TÁI SỬ DỤNG DỮ LIỆU – NỀN TẢNG CỦA ĐƠN GIẢN HÓA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
Một biểu hiện cụ thể của nền hành chính dựa trên dữ liệu là cơ quan nhà nước chủ động khai thác thông tin đã được tạo lập, thay vì tiếp tục yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại giấy tờ còn giá trị. Thông tư số 45/2026/TT-BKHCN, có hiệu lực từ ngày 1/9/2026, thể hiện hướng tiếp cận này trong quá trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đo lường.
Thông tư điều chỉnh hồ sơ, trình tự thực hiện một số thủ tục liên quan đến chỉ định tổ chức giữ chuẩn quốc gia, phê duyệt chuẩn quốc gia, phê duyệt mẫu phương tiện đo, kiểm định, hiệu chuẩn và thử nghiệm. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến. Đáng chú ý, tổ chức, cá nhân không phải nộp lại thông tin, giấy tờ, tài liệu còn giá trị sử dụng đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính được công bố, kết nối và chia sẻ.
Quy định này có thể được lý giải bằng nguyên tắc cung cấp dữ liệu một lần – once-only principle. Theo nguyên tắc được vận dụng trong cải cách hành chính tại nhiều quốc gia, người dân và doanh nghiệp cung cấp một thông tin cho cơ quan công quyền một lần; sau đó, hệ thống hành chính có trách nhiệm lưu trữ, bảo vệ và tái sử dụng thông tin theo đúng thẩm quyền. Đây là mô hình tham khảo về tổ chức dữ liệu, không thay thế các quy định của pháp luật Việt Nam về khai thác, chia sẻ và bảo vệ thông tin.
Giá trị của nguyên tắc cung cấp dữ liệu một lần nằm ở sự thay đổi trách nhiệm trong quy trình hành chính. Trước đây, người thực hiện thủ tục thường phải tự chứng minh thông tin bằng hồ sơ và bản sao giấy tờ, kể cả khi dữ liệu đã được một cơ quan nhà nước quản lý. Khi hệ thống có khả năng khai thác thông tin đã có, trách nhiệm kiểm tra chuyển dần về cơ quan tiếp nhận. Qua đó, thời gian chuẩn bị hồ sơ và chi phí tuân thủ được giảm xuống, đồng thời hạn chế sai lệch phát sinh từ việc nhập lại cùng một nội dung.
Đối với lĩnh vực đo lường, yêu cầu này còn có ý nghĩa đối với môi trường sản xuất, kinh doanh. Các thủ tục về chuẩn đo lường, phương tiện đo, kiểm định và hiệu chuẩn liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp cũng như độ tin cậy của giao dịch trên thị trường. Việc giảm giấy tờ trùng lặp, nếu được thực hiện đúng quy định, sẽ góp phần rút ngắn thời gian xử lý mà vẫn duy trì các yêu cầu chuyên môn cần thiết. Đơn giản hóa thủ tục ở đây không đồng nghĩa hạ thấp tiêu chuẩn quản lý; trọng tâm là loại bỏ những yêu cầu thông tin mà Nhà nước đã có khả năng xác thực.
Tuy nhiên, tái sử dụng dữ liệu chỉ tạo thuận lợi khi dữ liệu chính xác, đầy đủ và được cập nhật. Nếu thông tin trong cơ sở dữ liệu sai lệch hoặc không đồng nhất, việc không yêu cầu nộp lại giấy tờ có thể chuyển khó khăn từ khâu chuẩn bị hồ sơ sang khâu đối soát và sửa lỗi. Vì thế, cần xác định rõ cơ quan tạo lập, chủ thể được quyền cập nhật và trách nhiệm xử lý khi dữ liệu không còn phù hợp. Liên thông dữ liệu cũng phải được thực hiện theo đúng mục đích và thẩm quyền, không được hiểu là mọi cơ quan đều có quyền tiếp cận toàn bộ thông tin.
Cùng với liên thông có kiểm soát, cung cấp dịch vụ đa kênh vẫn là yêu cầu cần thiết. Trực tuyến nên trở thành kênh thuận tiện và ngày càng phổ biến, nhưng các hình thức trực tiếp, bưu chính hoặc hỗ trợ hợp pháp vẫn cần được duy trì đối với những trường hợp gặp khó khăn trong sử dụng công nghệ. Một nền hành chính lấy người dân làm trung tâm phải tạo thêm phương thức tiếp cận, thay vì thu hẹp quyền lựa chọn.
Hiệu quả thực thi cần được đo bằng những kết quả có thể kiểm chứng: thời gian giải quyết được rút ngắn, số giấy tờ được cắt giảm, tỷ lệ hồ sơ hoàn thành trực tuyến, số trường hợp phải khai lại dữ liệu, lỗi đối soát và mức độ hài lòng của người sử dụng. Đây là cơ sở để phân biệt giữa đơn giản hóa thực chất với việc chuyển một quy trình phức tạp từ môi trường giấy sang môi trường điện tử.
Nền hành chính số chỉ thực sự hình thành khi dữ liệu Nhà nước đã nắm giữ có thể phục vụ trở lại người dân một cách chính xác, an toàn và đúng thẩm quyền. Đó cũng là thước đo quan trọng đối với chất lượng liên thông và năng lực vận hành của bộ máy trong môi trường số.
Những chính sách có hiệu lực trong tháng 9/2026 cho thấy cải cách hành chính đang chuyển dần từ số hóa từng thủ tục sang tổ chức lại phương thức quản trị trên nền tảng định danh và dữ liệu. Các lớp định danh giúp hệ thống nhận diện chính xác con người và địa điểm; VNeID kết nối danh tính với dịch vụ và chi trả; cơ chế tái sử dụng dữ liệu tạo điều kiện giảm giấy tờ và chi phí tuân thủ.
Giá trị của bước chuyển không được quyết định bởi số lượng hệ thống được xây dựng, mà bởi khả năng nâng cao hiệu lực quản lý và chất lượng phục vụ. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối đúng mục đích, bảo vệ chặt chẽ và khai thác có trách nhiệm, nền hành chính số sẽ có thêm điều kiện vận hành minh bạch, thuận tiện và lấy người dân làm trung tâm./.
ThS. Nguyễn Như Lê
