VNHN-Hội nghị, hay họp là công việc cần thiết trong công tác quản lý, điều hành của tất cả các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Các cơ quan nhà nước thường có nhiều hội nghị hoặc họp hơn các cơ sở tư nhân hay liên doanh. Một số người tập trung lại ở một chỗ nào đó, trong khoảng thời gian nhất định để trao đổi thông tin, thảo luận, bàn bạc nhằm vào mục tiêu, mục đích của người hoặc cơ quan tổ chức, chủ trì và điều hành hội nghị. Ở ta, hội nghị hay họp lúc nào, ở đâu cũng có vì đôi khi không họp không điều hành nổi. Họp nhiều đến thành “ca nhạc”: “Đời chúng ta đâu có họp là ta cứ đi” vì họp còn được gắn liền với cái “phong bì” tiêu chuẩn.
Ảnh minh họa - Internet
Các hội nghị thường được chuẩn bị từ trước. Các thứ được định liệu như: cờ, hoa, ảnh, tượng, ghế bàn, bục, bệ, phông chữ, âm thanh, ánh sáng, cây cảnh, khẩu hiệu, phù hiệu, phòng họp, phòng khách, phòng nghỉ, phòng ăn, nước uống, trông xe, phương tiện đi lại, đưa tin hội nghị… và chắc chắn một thứ không thể thiếu: “phong bì” tiêu chuẩn, hoặc quà lưu niệm, chụp ảnh kỷ niệm… Về chương trình cũng đầy đủ các tiết mục, thủ tục như: chào đón, đưa dẫn khách, trao tài liệu, văn nghệ chào mừng, tuyên bố lý do, chào cờ, giới thiệu đại biểu, công bố chương trình, đọc diễn văn, đọc báo cáo, đọc quyết định, đọc tham luận, cấp trên trao tặng, phát biểu chỉ đạo, chủ trì hội nghị tiếp thu, cảm ơn, hứa hẹn, tổng kết bế mạc, mời cơm thân mật, mời tham quan, giới thiệu thành tựu… theo cách nói ngày nay là “chu đáo, nhiệt tình, cầu thị”.
Việc chuẩn bị này xem ra rất công phu, mất nhiều công sức, nhiều thời gian, suy cho cùng sao cho đạt được mục tiêu đã định. Đúng là “chủ trương một, biện pháp phải mười”. Còn thời gian hội nghị, tùy theo nội dung mà ấn định cho chương trình, có thể trong nửa ngày, cũng có thể cả ngày hoặc hai ngày thậm chí ba, năm ngày. Còn địa điểm hội nghị thì được chọn cho tương thích với 4 mùa trong năm. Mùa hè thì ra biển, mùa đông thì lên núi, lên cao nguyên, mùa xuân, mùa thu thì về trung du, đồng bằng sông Hồng, sông Cửu Long, sông Hương - Thừa Thiên Huế, kết hợp như vậy để tạo điều kiện cho các đại biểu “thâm nhập thực tế”… Còn về số lượng đại biểu tham dự có thể vài ba chục, có thể trên dưới trăm, thậm chí vài ba trăm, có khi đến cả nghìn người, tùy thuộc khả năng nguồn kinh phí hội nghị có được.
Công bằng mà nói, mục tiêu của các cuộc họp, hội nghị mang ý nghĩa tích cực để chỉ đạo điều hành triển khai chủ trương, nhiệm vụ, tổng kết thực tiễn, đánh giá, động viên, bổ khuyết… Bởi nó phát huy được trí tuệ tập thể, tạo được sự đồng thuận cao, làm cho những người dự họp như được “sáng” ra nhiều vấn đề.
Song, trong thực tế tình trạng họp hành triền miên quá nhiều, chất lượng các cuộc họp không được chú trọng đúng mức, hiệu quả giải quyết công việc sau họp không được đảm bảo gây lãng phí thời giờ, tiền bạc, công sức, làm lây lan những biểu hiện, những hành vi thiếu văn hóa.
Có người được mời dự hội nghị ăn mặc thiếu lịch sự, quần áo xộc xệch, đi dép lê, đầu tóc bù xù, có người lại ăn mặc hở hang lố lăng, đến muộn giờ, ngồi không đúng vị trí, đi lại lộn xộn, làm việc riêng, nói chuyện riêng, xem báo, đọc truyện, nghe, nói điện thoại di động oang oang, cười đùa tá lả, mất trật tự, thậm chí “nói leo”, “nói đế”, tùy tiện tự ý rời bỏ hội nghị. Có người “mang cái đầu không” và “vì nể” mà đến hội nghị. Có người được mời dự lại không đến dự, không thông tin cho ban tổ chức, lại có người được mời nhưng có ít hoặc không có nhiệm vụ liên quan đến nội dung của hội nghị. Đi họp để lĩnh cái “phong bì”, tập tài liệu rồi “phắn”, hoặc giả còn chạy sô cuộc họp khác.
Có đơn vị tổ chức hội nghị đã tìm mọi cách để mời được nhiều người, mời bằng được đại biểu là “ông này”, “ông nọ” cấp trên, tỉnh bạn đến “chỉ trỏ”, vì mục đích tăng thêm phần “sang”, để được nhiều kinh phí, để “trả nợ”, “đền ơn”, để quan hệ cầu lợi “mua danh”, “xin chức”.
Nhiều chương trình khai mạc hội nghị không đúng giờ vì phải chờ đón đại biểu, chờ người chủ trì, chờ thư hoa chúc mừng, gửi tặng. Chương trình văn nghệ chào mừng quá dài để lấp thời gian trống vắng. Chương trình hội nghị ghi trên giấy 2, 3 ngày, thực tế hội nghị chỉ có nửa ngày. Trang trí khánh tiết thiếu thống nhất, nơi này để tượng, nơi kia để ảnh, một cờ, hai cờ, cờ cắm, cờ treo, cờ bay… Chữ bên phải, chữ bên trái, hoa trên, hoa dưới, hoa lẵng, hoa bó, hoa giả, hoa thật… chào cờ có hát, không hát, có nhạc, không lời, có nơi nhầm bài, quên băng đĩa quốc ca. Tuyên bố lý do dài dòng, trùng lặp; nội dung báo cáo, lạc đề, tản mạn; giới thiệu thành phần hội nghị nhầm lẫn, bỏ sót, sai tên, sai chức danh, chức vụ, sai học hàm, học vị, sai đơn vị, địa phương của đại biểu, từ ngữ xưng hô không phù hợp thành phần tuổi tác, cương vị của người được giới thiệu gây phản cảm. Điều hành hội nghị tùy tiện, lúng túng, bị động, không tuân thủ qui định, trình tự chương trình, gây ra tình trạng lộn xộn, thắc mắc, nghi ngờ trong hội nghị. Có người dự hội nghị, do thiếu sự chuẩn bị, ý kiến phát biểu trùng lặp, lan man, sơ sài, lủng củng, thiếu thuyết phục, thiếu chính xác… Có phóng viên lạm dụng, ngang nhiên đi lại, leo trèo, chiếm chỗ bất lịch sự…Có hội nghị không có kết luận, không có nghị quyết, không được tổng kết, không rút kinh nghiệm. Hội nghị kết thúc, chia tay và tất cả “đến hẹn lại lên”.
Sở dĩ còn có những hội nghị kém chất lượng, quá lãng phí như thế là vì: Có những cơ quan, đơn vị, cá nhân người tổ chức hội nghị chưa đề cao trách nhiệm, thiếu kiến thức, năng lực chuẩn bị, tổ chức, điều hành, có động cơ không trong sáng. Có những người được mời tham dự hội nghị thiếu ý thức, thiếu trách nhiệm với hội nghị và với cơ quan đơn vị mình. Và phần lớn trong chúng ta chưa phân biệt được đầy đủ rõ ràng tính chất, hình thức giữa hoạt động chính trị và hoạt động hành chính của mỗi cá nhân, tập thể, cơ quan, đơn vị.
Thiết nghĩ phải thay đổi nền công vụ, bắt đầu từ việc làm luật. Phải luật hóa, chi tiết hóa trách nhiệm, trước nhất của người đứng đầu. Phải chuyên nghiệp hóa nhanh hơn, mạnh hơn nền hành chính, áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, minh bạch hóa hoạt động của các cơ quan nhà nước nhanh chóng tiến tới xóa bỏ những hội nghị kém chất lượng, quá lãng phí tiền của của nhân dân.
