Lưu trữ tư liệu số trong hoạt động hành chính trên ứng dụng DSPACE

Tóm tắt: Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong các lĩnh vực. Trong đó, hoạt động lưu trữ  tư liệu số là điều kiện tiên quyết cho các lĩnh vực khác nhau trong chuyển đổi số. Từ không gian lưu trữ vật lý chuyển dịch sang không gian lưu trữ số sẽ làm thay đổi căn bản vấn đề lưu trữ số. Giải pháp phần mềm là một trong những yếu tố then chốt góp phần quan trọng trong quá trình tạo không gian số góp phần xây dựng môi trường trong chuyển đổi số. Bài viết tác giả sẽ đề cập đến việc ứng dụng phần mềm thiết lập không gian quản trị tư liệu số DSpace (Digital Space) để thiết kế mô hình và minh họa ứng dụng phù hợp cho mọi loại hình đơn vị, tổ chức trong việc lưu trữ tư liệu số.

Từ khóa: Lưu trữ tư liệu số, ứng dụng DSpace

1. Đặt vấn đề

Hiện nay, xu hướng tất yếu và diễn ra trên thế giới phẳng toàn thế giới về việc chuyển đổi số trong các lĩnh vực đời sống xã hội. Trong đó, nền móng là việc không gian lưu trữ số đáp ứng hoạt động thông tin tư liệu. Xét đến cùng, tất cả các lĩnh vực khác nhau như bảo tàng, thư viện, lưu trữ, hoạt động hành chính văn phòng,... trong cơ quan, đơn vị Nhà nước, các tổ chức, các doanh nghiệp đều cần lưu trữ tài liệu với khối lượng ngày càng đồ sộ để tra cứu thông tin sau này.

Các yếu tố cấu thành một hệ thống lưu trữ tư liệu số với qui mô khác nhau nhưng đều cần đảm bảo các yếu tố như: Con người (người quản lý, người vận hành quản trị, người sử dụng); hạ tầng trang thiết bị kỹ thuật phần cứng, phần mềm; các qui chế qui định về việc tổ chức vận hành và phạm vi sử dụng, phổ biến - đối tượng và giới hạn về phạm vi tiếp cận đối với hệ thống lưu trữ tư liệu của cơ quan đơn vị.

Trong các yếu tố nêu trên, phần mềm là linh hồn của vấn đề, bởi lẽ, tất cả những yêu cầu đặt ra về nguyên tắc hoạt động được con người qui định và thực thi những qui định đó lại do con người vận hành quản trị thiết lập (cấu hình) cho phần mềm. Trong khi đó, phần mềm đa dạng, phong phú và phần mềm đóng vai trò là phương tiện, là công cụ. Tuy nhiên, đó là loại công cụ, phương tiện đặc thù bởi lẽ nội tại chính nó cũng vừa là công cụ, phương tiện vừa là đối tượng cho người vận hành, quản trị có thể tùy biến sáng tạo để ngày càng hoàn thiện hơn. Hơn nữa, phần mềm là một dạng sản phẩm động và có hàm lượng chất xám cao. Giá thành đối với phương tiện, công cụ vì thế cũng không tương đồng với những sản phẩm, phương tiện mang tính chất vật lý hữu hình khác.

Các phần mềm xây dựng không gian lưu trữ các bộ sưu tập số đã được quan tâm và phát triển từ nhiều tổ chức, tập đoàn phần mềm trên thế giới cũng như tại từng quốc gia trong đó có Việt Nam. Về cơ bản, có những phần mềm được phát triển và cung cấp theo hình thức mã nguồn đóng mất phí - phần mềm thương mại, có phần mềm được cung cấp theo mã nguồn mở - có thể mất phí hoặc miễn phí về mã nguồn. Đối với mã nguồn mở có phí hay mất phí bản thân nó sẽ đáp ứng được yêu cầu tùy biến, sáng tạo trong quá trình sử dụng. Trong bài viết, tác giả sẽ trình bày có minh họa ứng dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace để tích hợp lưu trữ các dạng tư liệu có tính chất bao quát, phổ biến trong các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, các cơ quan đơn vị tổ chức nói chung nhằm cung cấp giải pháp đáp ứng cho hầu hết mô hình tổ chức (từ hình thức một cơ quan, đơn vị cụ thể cho tới mô hình có trụ sở chính và các chi nhánh, các đơn vị thuộc, trực thuộc ở các vị trí địa lý khác nhau). Từ cơ quan nhà nước cho tới các đơn vị tư nhân hoặc tổ chức khác trong việc lưu trữ nguồn tư liệu số (tài liệu, đề án, dự án, báo cáo,...) cho đến các tư liệu sản sinh trong hoạt động hành chính.

2. Nội dung

2.1. Giới thiệu khái quát về phần mềm DSpace

DSpace (viết đầy đủ là Digital Space) là phần mềm mã nguồn mở chạy trên ứng dụng web để quản lý các nguồn  tài nguyên thông tin số.

DSpace do HP và The MIT Libraries phối hợp bắt đầu phát triển từ năm 2002 và hiện nay được các tổ chức khác nhau của các quốc gia trên toàn thế giới sử dụng rất phổ biến trong việc tạo không gian lưu trữ dữ liệu số trên môi trường mạng. Phần mềm DSpace ứng dụng để xây dựng không gian số và hỗ trợ phương thức cộng tác làm việc trực tuyến của các bên tham gia, được lưu trữ, truy hồi thông tin và phổ biến các định dạng dữ liệu thông tin số: Bao gồm các dữ liệu đặc tả và các tệp tin dữ liệu toàn văn đi kèm. Ngoài ra, DSpace còn mở rộng linh hoạt cho người vận hành, sử dụng có thể tùy biến thêm các định dạng dữ liệu số, tùy biến thêm chức năng để mở rộng phạm vi sáng tạo vô hạn cho các mục tiêu sử dụng không gian số khác nhau.

2.2.Ứng dụng phần mềm DSpace trong lưu trữ tư liệu số

2.2.1. Một số dạng tư liệu phổ biến trong hoạt động hành chính

Tư liệu số bao gồm các dạng khác nhau của thông tin lưu trữ dưới dạng số, trong đó chủ yếu là dạng văn bản (text) và được phân chia thành các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí điện tử (sách, báo, tạp chí số) hoặc các dạng sản sinh trong hoạt động hành chính, văn phòng như các loại văn bản.

Về phương diện tạo ra các tư liệu số bao gồm các tư liệu được hình thành từ các phương tiện kỹ thuật số (born in digital: tài liệu sinh ra đã là dạng số) và dạng tư liệu số hóa (digitalization). Hiện nay, nguồn tư liệu được hình thành trong các cơ quan, đơn vị trước đây từ nhiều nguồn khác nhau như máy đánh chữ cơ học, in roneo, in tipo, các bản hương ước, tư liệu chép tay với nhiều hình thức ngôn ngữ: chữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh,... đối với nguồn tư liệu này cần phải có quá trình chuyển dạng tài liệu từ các vật mang tin truyền thống trên giấy sang vật mang tin điện tử (thông tin số) - Quá trình chuyển dạng này là số hóa tài liệu để tạo ra sản phẩm tư liệu số hóa hoàn chỉnh từ quét tài liệu, tinh chỉnh dữ liệu thô, nhận dạng ký tự quang học (OCR: Optical Character Recognition), hiện nay nhận dạng ký tự thông minh (ICR: Intelligent Character Recognition), nhận dạng dấu quang học (OMR: Optical Mark Reader).

Trong hoạt động lưu trữ  tư liệu, các nguồn tư liệu số cần được lưu trữ và quản trị chủ yếu gồm 2 loại sau đây:

- Các dạng tài liệu: Đã được lưu trữ trên các vật mang tin trên giấy hoặc các dạng tài liệu mới sản sinh đã là tài liệu số nhưng dưới hình thức các tài liệu như: sách, báo cáo kỹ thuật, kỷ yếu khoa học,...

- Lưu trữ văn bản số: Nguồn tư liệu này có thể ví như huyết mạch của hoạt động hành chính, văn phòng tại các cơ quan, tổ chức. Công tác tổ chức quản lý giaỉ quyết văn bản đi, văn bản đến là nhiệm vụ mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần đảm bảo như một hoạt động thường xuyên. Trong đó, việc tổ chức lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ công việc cần được tổ chức khoa học để đảm bảo nguồn thông tin thu thập từ nhiều cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc, được đồng bộ vào hệ thống lưu trữ chung của cơ quan, tổ chức. Trong một số trường hợp, còn cần đến sự bảo đảm bảo mật về mức độ và đối tượng phổ biến. Ví dụ như trong hệ thống các cơ quan của lực lượng vũ trang nhân dân, có những tư liệu cho phép nhóm người chỉ được tiếp cận ở mức độ thông tin siêu dữ liệu, có những nhóm người được tiếp cần toàn bộ tư liệu,...hoặc trong cùng tổ chức, các bộ phận cập nhật tư liệu lên hệ thống, song mức độ phổ biến các tư liệu đó đối với các bộ phận khác trong tổ chức cũng phải đảm bảo giới hạn ở phạm vi theo qui định...Chính vì vậy việc lưu trữ văn bản số là một yêu cầu tất yếu.

2.2.2. Tích hợp lưu trữ tư liệu và phân quyền trên ứng dụng DSpace

Ứng dụng DSpace được phát triển nhằm cung cấp môi trường lưu trữ các bộ sưu tập số với nhiều định dạng phổ biến khác nhau trên nền web. Trong đó, thế mạnh của DSpace sẽ cho phép người vận hành, quản trị có thể tùy biến theo mức độ yêu cầu khác nhau của từng cơ quan, đơn vị cụ thể dựa trên kiến trúc về cơ sở dữ liệu và thiết kế phần mềm tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn hoạt động thông tin - tư liệu quốc tế đồng thời cho phép tùy biến theo mục tiêu cụ thể, đáp ứng tốt về mối liên hệ giữa quốc tế hóa và địa phương hóa (I18N/L10N: Internationalization/Localization).

a. Tùy biến lưu trữ tư liệu

Đối với tình huống quản trị dữ liệu nêu trên, việc tùy biến DSpace để xây dựng không gian lưu trữ tư liệu số 2 dạng phổ biến.

Thứ nhất: Xây dựng không gian lưu trữ các tư liệu số các dạng sách: sách, sách chuyên khảo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, báo cáo khoa học,... từ biểu mẫu nhập tin (nhập dữ liệu đặc tả) cho các loại khác nhau của nguồn tư liệu này như sách, ấn phẩm định kỳ;

Thứ hai: Xây dựng không gian lưu trữ các dạng tư liệu có tính chất đặc thù của từng đơn vị trực thuộc (đơn vị thành viên). Ví dụ: có đơn vị cần lưu trữ chủ yếu dạng sách điện tử (sách số), đơn vị khác laij cần lưu trữ chủ yếu dạng ấn phẩm định kỳ, các tuyển tập, tổng tập khoa học hoặc các báo cáo kết quả thực hiện đề án, dự án,.... và đặt ra những yêu cầu về bảo mật, mức độ phổ biến khác nhau (Hình 1).

Hình 1: Giao diện ứng dụng lưu trữ văn bản và tài liệu số

Trong quá trình vận hành ngoài 2 dạng tư liệu như Hình 1, bộ phận vận hành và quản trị có thể dễ dàng thêm và phân quyền theo thực tiễn yêu cầu của hoạt động hành chính.

Đối với từng loại tư liệu như minh họa nêu trên, việc biên mục cho mỗi loại tư liệu đó sẽ được phần mềm gán cho biểu mẫu nhập tin (biên mục) tương ứng. Ví dụ như đối với tư liệu dạng văn bản sẽ có biểu mẫu nhập tương ứng với các trường dữ liệu quản lý văn bản (Hình 2), đối với tư liệu dạng tài liệu (các dạng phổ biến như sách, ấn phẩm định kỳ, tạp chí,...) sẽ được tự động tham chiếu đến biểu mẫu nhập tin tương ứng (Hình 3).

Hình 2: Biểu mẫu nhập tin văn bản

Hình 3: Biểu mẫu nhập tin tài liệu số (sách, tạp chí,...)

b. Phân quyền

Phân quyền là chức năng có ý nghĩa quan trọng đối với các hệ thống lưu trữ các bộ sưu tập số. Việc phân quyền sẽ được thiết lập cho các nhóm hoặc từng tài khoản với những vai trò khác nhau khi tham gia hệ thống. Sau đây, xin giới thiệu về phân quyền đối với 2 dạng tư liệu phổ biến nêu trên. Giả sử 2 dạng tư liệu đó được triển khai trong một cơ quan có cơ cấu tổ chức gồm các đơn vị trực thuộc theo cấu trúc gồm trụ sở chính tại Hà Nội và các đơn vị: Phân hiệu Miền Trung, Phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh,... Khi đó, hệ thống cần được thiết lập thành cấu trúc theo tổ chức đó, đồng thời phân quyền cho các thành viên như sau: Ví dụ: Đối với LƯU TRỮ VĂN BẢN sẽ có đơn vị con gồm: VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI. Trong mỗi đơn vị con lại bao gồm 3 bộ sưu tập: TRỤ SỞ CHÍNH, PHÂN HIỆU MIỀN TRUNG, PHÂN HIỆU THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. Từ đó, thiết lập 3 nhóm tài khoản: Văn thư trụ sở chính, văn thư phân hiệu Miền trung, văn thư phân hiệu thành phố Hồ Chí Minh. Mỗi thành viên trong nhóm tài khoản đó sẽ được cấp quyền để thực hiện việc lưu (update) các văn bản số trong quá trình làm việc để lưu trữ lên không gian của mình được phân quyền mà không có quyền lưu lên các không gian của các đơn vị khác, đồng thời đối với tư liệu nào thì hệ thống sẽ tham chiếu đến biểu mẫu tương ứng để tiến hành biên mục. Minh họa dưới đây mô tả với tài khoản đăng nhập luutruvienhanoi1 (1 - Hình 4) được cấp quyền biên mục (cập nhật) một bộ sưu tập VĂN BẢN ĐẾN của Trụ sở chính (2-Hình 4), sau đó hệ thống sẽ chuyển tới biểu mẫu nhập tin văn bản cho tài khoản đang đăng nhập làm việc với hệ thống (Hình 5).

Hình 5: Hệ thống tự động mở giao diện biên mục cho tư liệu văn bản

3. Kết luận

Chuyển đổi số đang có tính thời sự và không thuần túy chỉ có tính thời sự ở những phạm vi, lĩnh vực nhất định, mà nó là xu hướng tất yếu toàn cầu, mọi lĩnh vực khác nhau bởi hiệu quả rõ rệt mà chuyển đổi số mang tới. Vì vậy, không chỉ có tính chất thời sự thời điểm, mà đây sẽ là những thành tố cấu thành hạt nhân của xã hội phát triển hiện đại. Trong đó, lưu trữ số, tổ chức thông tin số để lưu trữ truy hồi thông tin là một trong những nhiệm vụ tiên quyết và sẽ góp phần cho nền móng của việc phát triển trong bối cảnh chuyển đổi số đã bắt đầu và đang tăng tốc trong công cuộc chuyển đổi số mà không một cá nhân, một lĩnh vực nào đứng ngoài. Việc lựa chọn giải pháp sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cho các tổ chức, cơ quan bất kỳ qui mô như thế nào cũng sẽ tiếp cận như xu hướng tất yếu thuận lợi hơn hoặc gặp khó khăn trong quá trình phát triển. Ngoài những chức năng chính nêu trên, phần mềm còn cho phép chủ động lưu trữ với toàn bộ dữ liệu trên nền web mang tính riêng tư của tổ chức, phòng tránh các tác động không mong muốn từ bên ngoài khi đưa vào áp dụng. Đồng thời, hỗ trợ các phương tiện đánh chỉ mục tương tự google và cho phép tìm kiếm với chức năng tương tự như google nhưng đó là một google nội bộ (nếu cần thiết lập) cho cơ quan đơn vị, tổ chức. Tác giả bài viết xin trân trọng giới thiệu một vài điểm về việc áp dụng phần mềm tạo không gian lưu trữ số trên nền web có tính phổ biến và giới thiệu một vài tính năng điển hình với hy vọng hỗ trợ thêm các cá nhân, tổ chức có thông tin để tham khảo.

TS Trần Thị Loan 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Vũ Thị Phụng (2021), Lý luận về quản trị văn phòng. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

[2] Abu-Taieh, E. (2019). Cyberspace. London: London.

[3] R.  K. Chopra (2015),  Office organisation and management, Himalaya

Publishing House Pvt. Ltd (bản tiếng Anh).

[4] Mike Harvey (1996), Quản trị  hành chính văn phòng, Cao Xuân Đỗ dịch, Nxb. Thống kê, Hà Nội.

[5] Sandra Felton, Marsha Sims (2011), Smart Office Organizing: Simple Strategies for Bringing Order to Your Workspace, Green Press, USA