Tỉnh Khánh Hòa sau 5 năm triển khai văn bản điện tử

Thứ 7, 11/05/2019 15:05 (GMT+7)

VNHN - Theo số liệu thống kê, tính đến tháng 4/2019, toàn tỉnh Khánh Hòa đã có 658 cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, với cùng một phiên bản thống nhất, liên thông đồng bộ trên cả ba cấp tỉnh - huyện - xã và kết nối vào trục liên thông văn bản quốc gia.

Phạm vi triển khai hiện đã mở rộng đến các cơ quan ngành dọc Trung ương, các cơ quan Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh. Trong đó, tỉ lệ triển khai của các khối cơ quan hành chính sự nghiệp thuộc tỉnh, cơ quan ngành dọc Trung ương, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện và cấp xã đạt 100%. Năm 2018, tỉ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng 97,3%, trong đó tỉ lệ văn bản được trao đổi hoàn toàn điện tử (không dùng bản giấy) là 71,6%, tỉ lệ văn bản được trao đổi vừa điện tử vừa gửi bản giấy qua đường bưu chính là 25,7%; 100% văn bản điện tử trao đổi trên môi trường mạng có chứng thực chữ ký số. Những kết quả trên là nỗ lực trong 5 năm triển khai văn bản điện tử của tỉnh Khánh Hòa. 

Bối cảnh những ngày đầu triển khai

Sau gần 5 năm kể từ khi Đề án Tin học hóa hành chính nhà nước (Đề án 112) dừng triển khai tại các địa phương, cũng như nhiều tỉnh, thành phố khác trên cả nước, tỉnh Khánh Hòa đứng trước bối cảnh khó khăn cho việc bắt đầu một giai đoạn mới.

Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan nhà nước chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến hệ thống hạ tầng kỹ thuật lạc hậu, xuống cấp, các phần mềm ứng dụng được triển khai không hiệu quả và thiếu động bộ, chủ yếu duy trì nhờ sự nỗ lực của một số ít cơ quan, địa phương. Cùng với đó, tâm lý e ngại về những khó khăn sẽ gặp phải trong thay đổi phương thức làm việc từ thủ công sang tin học hóa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là những rào cản lớn cho việc xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch ứng dụng CNTT.

Từ năm 2008 - 2009, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung. Các văn bản này mở đầu cho giai đoạn phát triển nhanh chóng các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, trong đó có sự tham gia của rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Nhiều phần mềm Quản lý văn bản và điều hành lần lượt ra đời hoặc được cải tiến so với trước đây, mở ra cơ hội tiếp cận và triển khai sử dụng cho nhiều địa phương trên cả nước.

Tuy nhiên, việc có nhiều phần mềm có mặt trên thị trường mang lại yếu tố rủi ro về sự đồng bộ của hệ thống ứng dụng CNTT, nhất là trong phạm vi địa phương. Trên thực tế, đã có một số tỉnh, thành phố cho phép triển khai thí điểm nhiều phần mềm tại các cơ quan, đơn vị trong phạm vi địa phương, và kết quả là đều không thể thực hiện kết nối, liên thông các phần mềm này lại với nhau.

Trước tình hình đó, tại tỉnh Khánh Hòa, việc tiếp cận các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được tỉnh thực hiện một cách “thận trọng”. Điều này xuất phát từ quan điểm và mục tiêu của tỉnh về một hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động cơ quan nhà nước được triển khai đồng bộ trên phạm vi toàn tỉnh, không chỉ phục vụ trao đổi văn bản điện tử mà còn cần phục vụ đắc lực công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

Giai đoạn 2009 - 2011, trước thực tế các phần mềm do Đề án 112 triển khai đã ngưng sử dụng, Khánh Hòa đã nỗ lực cải thiện và nâng cao mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước thông qua việc thử nghiệm phần mềm M-Office được chuyển giao từ Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, với quy mô triển khai 11 cơ quan.

Mục tiêu lớn, bắt đầu từ những công việc nhỏ

Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2011 - 2015 đặt ra mục tiêu đến năm 2015, có 70% văn bản giữa các cơ quan nhà nước được trao đổi dưới dạng điện tử, có chứng thực chữ ký số. Tại thời điểm xây dựng kế hoạch, đây là mục tiêu rất lớn, nhất là trong bối cảnh xuất phát điểm rất thấp của cả tỉnh. Tuy nhiên, những kinh nghiệm và bài học rút ra từ giai đoạn triển khai trước đây và nhất là sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho lộ trình giai đoạn tiếp theo là những yếu tố then chốt để tỉnh Khánh Hòa tin tưởng có thể hoàn thành mục tiêu này.

Việc triển khai hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ gửi và nhận văn bản điện tử được tỉnh Khánh Hòa xác định trải qua ba giai đoạn, với các nhóm công việc được thực hiện đan xen và bổ trợ lẫn nhau.

Giai đoạn 1, tỉnh tập trung xây dựng, thí điểm và triển khai đồng bộ phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên phạm vi toàn tỉnh; tổ chức đào tạo, nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT của đội ngũ cán bộ, công chức, trong đó, chú trọng đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp và cán bộ, công chức cấp xã; nâng cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, ưu tiên hạ tầng đường truyền, máy tính và thiết bị hỗ trợ (máy quét, máy in,…).

Giai đoạn 2, hoàn thiện hệ thống các văn bản liên quan để làm cơ sở cho việc triển khai đồng bộ và nâng cao hiệu quả của hệ thống ứng dụng CNTT, trong đó chú trọng để nâng cao vai trò và tầm quan trọng của việc triển khai văn bản điện tử. Các văn bản quan trọng như quy chế sử dụng các phần mềm dùng chung, quy định trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử, quy định sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử, quy định tạo lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước,… được tỉnh ban hành và thường xuyên rà soát, cập nhật để đáp ứng yêu cầu thực tiễn.

Giai đoạn 3, tiếp tục duy trì và phát huy những kết quả đạt được thông qua việc thường xuyên cập nhật, bổ sung, nâng cấp các tiện ích, tính năng mới cho hệ thống phần mềm, tạo thêm tiện ích cho người dùng; đưa kết quả trao đổi văn bản điện tử vào các hệ thống đánh giá xếp hạng ứng dụng CNTT và cải cách hành chính hàng năm nhằm tạo động lực và phong trào thi đua, phát huy sự nỗ lực chung của cả hệ thống vì mục tiêu chung.

Để bắt đầu lộ trình này, năm 2012, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh Khánh Hòa được xây dựng theo dự án hệ thống kiểm tra, kiểm soát thủ tục hành chính và triển khai thành công tại 08 đơn vị trên địa bàn tỉnh. Các đơn vị này được lựa chọn với tính chất tổ chức và chức năng khác nhau, gồm cả các cơ quan chuyên môn (Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Tư pháp; Sở Xây dựng; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội; Sở Công Thương), cơ quan tham mưu tổng hợp (Văn phòng UBND tỉnh) và UBND cấp huyện (thành phố Nha Trang).

Việc lựa chọn các cơ quan này là yếu tố then chốt của giai đoạn đầu tiên trong lộ trình. Bởi vì, với quy mô về mặt tổ chức cũng như hoạt động, các cơ quan này đã có đủ tính đại diện về độ phức tạp nhất có thể nhằm đánh giá được mức độ phù hợp của hệ thống phần mềm mà tỉnh đang xây dựng. Sự phù hợp này quyết định sự thành công của việc triển khai nhân rộng phần mềm trên phạm vi toàn tỉnh.

Mỗi bước đi đều là quá trình tìm tòi và học hỏi

Tỉnh Khánh Hòa không lựa chọn mua phần mềm thương mại có sẵn hoặc giải pháp đã được thử nghiệm trước đó, xuất phát từ hai nguyên nhân: một là, một số phần mềm mà tỉnh đã tiếp cận chưa có phương án tối ưu để hình thành một hệ thống liên thông và đồng bộ, có trường hợp đưa ra nhiều phiên bản khác nhau cho mỗi cấp chính quyền, chưa có giải pháp cho hệ thống lưu trữ dữ liệu lớn trong khi đây là hệ thống được xác định đầu tư với mục tiêu sử dụng lâu dài; hai là, hạn chế về kinh phí đầu tư ứng dụng CNTT, nhất là trong giai đoạn sau Đề án 112, đã không cho phép tỉnh thực hiện phương án mua phần mềm thương mại.

Trong quá trình xây dựng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phục vụ triển khai trao đổi văn bản điện tử, tỉnh Khánh Hòa đặt ra yêu cầu phải hình thành được một hệ thống vừa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ, vừa kết nối liên thông để gửi và nhận văn bản điện tử và đảm bảo công tác chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan nhà nước. Hệ thống còn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chức năng và tính năng kỹ thuật theo quy định và hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông, sẵn sàng kết nối với các dịch vụ hỗ trợ và tiện ích mở rộng, có giao diện thân thiện và dễ sử dụng đối với người dùng.

Tuy nhiên, thời điểm này hệ thống các văn bản quy định liên quan đến việc luân chuyển, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử vẫn chưa được cấp có thẩm quyền ban hành. Đây là hệ thống pháp lý quan trọng, ảnh hưởng đến nghiệp vụ tác nghiệp điện tử mà hệ thống phần mềm cung cấp cho người dùng và từ đó quyết định sự thành công của việc triển khai gửi và nhận văn bản điện tử.Vì vậy, mỗi bước đi trong quá trình xây dựng hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ trao đổi văn bản điện tử tại tỉnh Khánh Hòa đều là quá trình của sự tìm tòi và học hỏi.

Sau khi hệ thống phần mềm được xây dựng, trong quá trình triển khai thí điểm kéo dài khoảng gần một năm sau đó, các cơ quan, đơn vị tham gia thí điểm không chỉ tích cực trong triển khai mà còn đóng góp nhiều ý kiến chuyên môn, nghiệp vụ để dần hoàn thiện hệ thống phần mềm. Đó là một giai đoạn khó khăn cho cả cơ quan triển khai và cơ quan tham gia thí điểm, tuy nhiên, quan điểm “tất cả các cơ quan chỉ sử dụng một phiên bản duy nhất” đều được các cơ quan, đơn vị quán triệt vì mục tiêu xây dựng một hệ thống ứng dụng đồng bộ cho toàn tỉnh.

Với sự nỗ lực đó, đến cuối năm 2013, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh chính thức được triển khai đồng bộ đến tất cả các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã trên phạm vi toàn tỉnh. Năm 2015 và 2016, phần mềm được triển khai cho các đơn vị sự nghiệp và ngành dọc Trung ương. Năm 2017 và 2018 tiếp tục triển khai mở rộng đến các cơ quan Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh. Đến nay, toàn tỉnh đã có 658 cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, với cùng một phiên bản thống nhất, liên thông đồng bộ trên cả ba cấp tỉnh - huyện - xã và kết nối vào trục liên thông văn bản quốc gia.

Cùng với việc xây dựng và triển khai phần mềm, tỉnh đã tổ chức liên tục các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT của đội ngũ cán bộ, công chức. Thẳng thắn nhìn nhận điểm yếu về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin nằm ở đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp và cán bộ, công chức cấp xã, tỉnh Khánh Hòa đã tập trung công tác đào tạo, tập huấn cho đội ngũ này. Cán bộ lãnh đạo các cấp được bố trí các lớp tập huấn riêng, kết hợp sự hướng dẫn của đội ngũ cán bộ chuyên trách các cấp với mục tiêu lãnh đạo cùng tham gia xử lý văn bản điện tử trên phần mềm. Thực tiễn cho thấy, ở cơ quan, đơn vị địa phương nào lãnh đạo không trực tiếp tham gia xử lý văn bản điện tử, thì ở đó việc trao đổi văn bản điện tử chưa đạt được hiệu quả cao. Đối với cán bộ, công chức cấp xã, tỉnh đã kết hợp việc triển khai Đề án 1956 với các chương trình đào tạo của tỉnh để mở thường xuyên và liên tục các lớp đào tạo, tập huấn kỹ năng ứng dụng CNTT. Qua đó, kỹ năng sử dụng các ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã đã được nâng tầm rõ rệt. Hiện không chỉ có các vị trí công chức và lãnh đạo, đội ngũ cán bộ bán chuyên trách, cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể ở cấp xã cũng tham gia sử dụng các phần mềm dùng chung của tỉnh một cách tích cực và hiệu quả cao.

Khánh Hòa cũng đã thực hiện nâng cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan nhà nước, với các nhóm ưu tiên: đường truyền, máy tính và thiết bị hỗ trợ (máy quét, máy in,…). Việc nâng cấp thực hiện kết hợp giữa các chương trình, dự án, hỗ trợ từ ngân sách tỉnh với việc chủ động nâng cấp, trang bị từ các cơ quan, địa phương, nhất là tại cấp xã. Đến nay, hạ tầng kết nối và trang thiết bị công nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã được trang bị cơ bản đồng bộ, đảm bảo nhu cầu kết nối, khai thác, sử dụng các phần mềm dùng chung do tỉnh triển khai.

Duy trì, đảm bảo yếu tố đồng bộ trong triển khai và không ngừng cải tiến

Trong sự thành công của việc triển khai ứng dụng CNTT nói chung và triển khai văn bản điện tử nói riêng, hệ thống pháp lý có vai trò hết sức quan trọng. Đó là bản lề cho việc đảm bảo công tác triển khai được đồng bộ, thống nhất và giúp hệ thống ứng dụng CNTT được duy trì sử dụng và phát huy hiệu quả. Tuy còn gặp một số khó khăn, lúng túng do hệ thống pháp lý về việc triển khai văn bản điện tử chưa được đầy đủ và đồng bộ, song, nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tỉnh Khánh Hòa đã tổ chức xây dựng, ban hành rất nhiều văn bản liên quan trong quá trình triển khai, như quy chế sử dụng các phần mềm dùng chung trong hoạt động các cơ quan nhà nước; quy định ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành của thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh; quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; quy định sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử; quy định tạo lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước,…

Trong đó, việc ban hành quy định ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành của thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, không chỉ nhấn mạnh vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu trong công tác ứng dụng CNTT mà còn cho thấy quyết tâm của tỉnh trong việc thay đổi lề lối, phong cách, phương pháp làm việc và hoạt động chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền thông qua ứng dụng CNTT.

Trong triển khai văn bản điện tử, việc xóa bỏ rào cản về nhận thức cũng như tâm lý e ngại về tính pháp lý của văn bản điện tử cũng cần sự quyết tâm và nỗ lực lớn. Chứng thư số chuyên dùng chính là điều kiện cần cho nhiệm vụ này. Từ năm 2013, tỉnh Khánh Hòa bắt đầu triển khai chứng thư số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp. Việc cấp chứng thư số cũng cần đảm bảo yêu cầu đồng bộ, theo đó, mỗi đợt thực hiện, phải cấp đủ cho một hoặc một số nhóm đối tượng để đảm bảo công tác triển khai (cụ thể, đợt đầu tiên cấp đồng loạt cho các cơ quan cấp tỉnh và UBND cấp huyện; tiếp theo cấp đồng loạt cho UBND cấp xã và đơn vị sự nghiệp,…). Đến nay, tỉnh Khánh Hòa đã được cấp 1.692 chứng thư số chuyên dùng, gồm 670 chứng thư số cơ quan và 1.022 chứng thư số cá nhân là lãnh đạo các cơ quan, đơn vị. Hiện tỉnh đang đề nghị Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trên 500 chứng thư số cho kế toán các cơ quan, đơn vị để phục vụ giao dịch trực tuyến với Kho bạc nhà nước, Cục thuế, Bảo hiểm Xã hội.

Để việc trao đổi văn bản điện tử có chữ ký số được đồng bộ, bên cạnh công tác tập huấn, hướng dẫn, hỗ trợ được thực hiện thường xuyên, tỉnh còn đưa ra các quy định nhằm đảm bảo điều kiện thực thi như: có ký hiệu phân biệt văn bản hoàn toàn điện tử và văn bản gửi vừa điện tử vừa giấy, yêu cầu cán bộ văn thư kiểm tra chữ ký số trước khi tiếp nhận, từ chối nhận văn bản không có chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ,…

Cùng với việc đảm bảo hệ thống pháp lý, tỉnh cũng quan tâm thường xuyên nâng cấp hệ thống phần mềm, mở rộng thêm các tiện ích phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và tác nghiệp tại các cơ quan nhà nước. Được sự hỗ trợ của Ban Cơ yếu Chính phủ, năm 2016, hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh được tích hợp giải pháp chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, tạo bước thuận lợi rất lớn cho phần thao tác xử lý văn bản của lãnh đạo và văn thư tại các cơ quan, đơn vị.

Nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp, hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh được bổ sung thêm Phân hệ theo dõi tiến độ công việc, phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp (gọi tắt là Phân hệ nhắc việc) vào năm 2017. Phân hệ này cung cấp các tiện ích rất hữu ích như: tạo lập danh mục công việc cần theo dõi tiến độ từ danh mục văn bản đi, cho phép cơ quan giao việc theo dõi, đôn đốc, gia hạn, duyệt kết quả trả lời giao việc, đơn vị thực hiện trả lời nội dung giao việc ngay trên hệ thống theo cơ chế liên thông, xuất báo cáo thống kê phục vụ các cuộc họp định kỳ.

Từ năm 2018 đến nay, hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh liên tục được nâng cấp bổ sung thêm nhiều chức năng để đáp ứng các yêu cầu triển khai trong giai đoan mới, như nâng cấp chức năng liên thông văn bản điện tử và kết nối trục liên thông quốc gia (theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/07/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước), nâng cấp chức năng xử lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử (theo Thông tư số Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử).

Những thành quả đạt được là sự nỗ lực và quyết tâm lớn

Trong suốt quá trình triển khai, việc tạo động lực để phát huy sự nỗ lực, sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo các cấp cũng được tỉnh chú trọng, cụ thể thông qua việc đưa chỉ tiêu triển khai văn bản điện tử vào hệ thống các tiêu chí đánh giá xếp hạng ứng dụng công nghệ thông tin và chỉ số cải cách hành chính của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Tỉnh Khánh Hòa duy trì hệ thống đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng CNTT của các cơ quan nhà nước định kỳ hàng năm từ năm 2011 đến nay. Và cùng với đó, nhóm tiêu chí về sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và triển khai văn bản điện tử luôn là nhóm chỉ tiêu không thể thiếu và ngày càng chiếm tỉ trọng cao trong thang điểm đánh giá (15~20%). Đối với bộ chỉ cải cách hành chính, từ năm 2013, nhóm chỉ tiêu về văn bản điện tử được đưa vào bộ tiêu chí và duy trì đến nay với cơ cấu điểm và yêu cầu đánh giá ngày càng cao. Để đạt được các điểm số trong nhóm tiêu chí triển khai văn bản điện tử, các cơ quan đơn vị phải thực sự quan tâm, nỗ lực và triển khai thực chất, có hiệu quả (ví dụ, chỉ tiêu đánh giá yêu cầu 100% văn bản đi và đến phải được xử lý, lưu trữ trên phần mềm, 80% văn bản hành chính thông thường phải được phát hành dưới dạng điện tử, lãnh đạo phải thực hiện ký số trên văn bản điện tử,…).

Động lực từ hệ thống đánh giá xếp hạng còn được tiếp sức bởi sự động viên, khích lệ kịp thời của các cấp. Hàng năm, trong khen thưởng chuyên đề về công tác cải cách hành chính luôn dành hạng mục cho cơ quan có thành tích xuất sắc trong triển khai ứng dụng CNTT và văn bản điện tử.

Từ chính sự quyết tâm của từng cơ quan, đơn vị địa phương, từ nỗ lực thay đổi thói quen làm việc của từng cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức chuyên môn và cán bộ văn thư trên toàn tỉnh, tỉ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước của tỉnh Khánh Hòa được nâng cao qua từng năm. Năm 2012 chỉ đạt 17%, năm 2014 khi hệ thống phần mềm bắt đầu được triển khai đồng bộ đã đạt 44%, năm 2016 đạt 78% và đến nay đã đạt trên 97%. Nhiều cơ quan, đơn vị có thành tích nổi bật với tỉ lệ văn bản điện tử trao đổi trong nội bộ đạt xấp xỉ 100% như Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, UBND huyện Khánh Vĩnh.

Nhận thấy những hiệu quả tích cực mà công tác triển khai văn bản điện tử mang lại, Thường trực Tỉnh ủy, UBND tỉnh thường xuyên quan tâm theo dõi và chỉ đạo sâu sát công tác này. Cùng với đó là sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị và chính quyền các cấp. Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh Khánh Hòa không chỉ phục vụ công tác trao đổi văn bản cho các cơ quan hành chính sự nghiệp mà đến nay đã trở thành hệ thống kết nối thông tin đồng bộ của toàn hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh.

Tất cả các cơ quan Đảng, mặt trận, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan ngành dọc Trung ương, cơ quan hành chính sự nghiệp đều kết nối với nhau qua một hệ thống. Việc triển khai văn bản điện tử vẫn đang được xem là một trong những nhiệm vụ lớn để từng bước hình thành chính quyền điện tử, nhưng đối với tỉnh Khánh Hòa, hệ thống thông tin phục vụ triển khai văn bản điện tử đã trở thành nền tảng và động lực để phát triển các hệ thống ứng dụng tiếp theo trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử. Đó là thành quả rất lớn cho những nỗ lực chung của cả hệ thống trong suốt thời gian vừa qua.

Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình triển khai

Qua quá trình triển khai văn bản điện tử tại tỉnh Khánh Hòa, có thể rút ra được một số kinh nghiệm sau:

Một là, cần có phương án và lộ trình tổng thể cho việc triển khai ứng dụng CNTT nói chung và triển khai văn bản điện tử nói chung. Trong quá trình thực hiện lộ trình đó, sự hợp tác, hỗ trợ của các cấp lãnh đạo và các cơ quan liên quan là hết sức quan trọng, quyết định sự thành công của phương án và khả năng đạt được mục tiêu đề ra.

Hai là, quá trình triển khai cần huy động và tận dụng mọi nguồn lực có thể, đồng thời, các yếu tố liên quan đến hoạt động triển khai văn bản điện tử như pháp lý, kỹ thuật, nghiệp vụ, hạ tầng, nhân lực phải được tiến hành đồng bộ, lấy sự phụ thuộc lẫn nhau của các yếu tố này làm động lực thúc đẩy lẫn nhau thay vì để chúng trở thành rào cản trong quá trình triển khai.

Ba là, tuân thủ và bảo đảm các nguyên tắc đã được đặt ra trong suốt quá trình triển khai. Đối với tỉnh Khánh Hòa, đó là nguyên tắc đảm bảo sự đồng bộ của hệ thống ứng dụng CNTT và sự đảm bảo về yếu tố pháp lý trong quá trình triển khai.

Bốn là, trong hệ thống ứng dụng CNTT triển khai văn bản điện tử, mỗi đơn vị, cá nhân đều là hạt nhân, cần tạo động lực và ghi nhận sự nỗ lực của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động vì sự nghiệp chung. Việc áp dụng các biện pháp chế tài hoặc tạo áp lực là cần thiết trong quá trình triển khai, tuy nhiên cần đảm bảo yếu tố trên.

Năm là, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật, pháp lý, nhân lực triển khai văn bản điện tử phải luôn trong trạng thái cải tiến không ngừng, luôn sẵn sàng cho các giải pháp, tiện ích, phương án mới và thường xuyên cải tạo, nâng cấp để đáp ứng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ, nâng cao chất lượng và hiệu quả thực hiện.

Phạm Duy Lộc - Giám đốc Sở TTTT Khánh Hòa

Ý kiến của bạn

Tạp chí thường kì

Chuyên đề khoa học