Ngành BHXH: Hiện đại hóa công tác lưu trữ

Thứ 5, 06/08/2020 10:08 (GMT+7)

VNHN - Theo thống kê, mỗi năm Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam tiếp nhận từ 180.000 đến 200.000 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng do BHXH các tỉnh, thành phố, BHXH Công an nhân dân và BHXH Bộ Quốc phòng chuyển về nộp lưu. Tính đến hết năm 2019, Trung tâm Lưu trữ hiện đang quản lý 4.802.323 hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng (tương đương 2.986 mét giá hồ sơ) có hồ sơ đang lưu trữ với tuổi thọ lên đến 45 năm.

Thực hiện Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ về ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020; Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Kế hoạch số 5386/KH-BHXH ngày 30/12/2015 của BHXH Việt Nam về cải cách thủ tục hành chính năm 2016; Quyết định số 640/QĐ-BHXH ngày 28/4/2016 của BHXH Việt Nam về phê duyệt Kế hoạch Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Ngành BHXH giai đoạn 2016-2020. Với mong muốn hiện đại hóa công tác lưu trữ để phục vụ tốt nhất cho người dân, cơ quan, doanh nghiệp, cũng như rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ để giải quyết chế độ BHXH cho các đối tượng hưởng BHXH, được sự quan tâm, đồng ý của Lãnh đạo Ngành BHXH, Trung tâm Lưu trữ đã xây dựng và triển khai dự án “Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử Ngành BHXH”.

Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam, 150 phố Vọng, Hà Nội. Một buổi chiều, có một ông cụ đến xin sao y hồ sơ hưởng chế độ hưu trí. Chuyện kể cũng lạ. Người đàn ông này vốn đã được giải quyết chế độ hưu trí cách đây 20 năm nhưng chưa một lần nhận lương hưu. Ông chia sẻ thật rằng, khi nhận Quyết định hưởng lương hưu xong, thấy vẫn còn sức khỏe và vẫn thích ngao du nên theo bạn bè lên vùng Cao - Bắc - Lạng để buôn bán. Đã 20 năm trôi qua, không rõ ông cụ tích cóp được bao nhiêu tiền sau bấy nhiêu năm buôn bán, nhưng khi tuổi đã già, sức đã yếu, phải chăng đến lúc này ông mới thực sự cần lương hưu và chợt nhớ ra bao năm qua mình chưa một lần nhận lương hưu. Nghĩ vậy, ông cũng băn khoăn, không rõ có còn được hưởng lương hưu nữa không. Hỏi han tới lui, được một số người hướng dẫn, ông cất công tìm đến Trung tâm Lưu trữ của BHXH Việt Nam.

Ông cụ được các cán bộ Phòng Hồ sơ - Đối tượng nay là Phòng Hồ sơ hưởng BHXH tiếp và hướng dẫn cung cấp thông tin để tra cứu, sao y hồ sơ. Thời điểm đó phải tìm hồ sơ thủ công bằng công cụ tra phích, theo thời gian giải quyết theo vần abc. Nhưng rồi… tất cả đều vỡ òa cảm xúc; cuối cũng đã tìm thấy hồ sơ. Ông cụ, lẽ dĩ nhiên là người vui nhất; nhưng những cán bộ của Trung tâm Lưu trữ còn vui hơn, cứ như thể họ tìm thấy vật báu của chính mình vậy, bởi vì nhờ có hồ sơ ấy, ông cụ sẽ được nhận lại toàn bộ số lương hưu chưa nhận trong suốt 20 năm đã qua – một món tiền kha khá; và những tháng sau đó, ông cụ tiếp tục đều đặn được nhận lương hưu.

Ngành BHXH: Hiện đại hóa công tác lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ trong một hội thảo về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Ngành BHXH (Ảnh: Phạm Chính)

Nhiều khi những trang hồ sơ tưởng như nằm im lìm suốt bao năm nhưng lại đem lại giá trị vô cùng lớn lao khi được sử dụng đến; là cứu cánh gần như cuối cùng để đem lại hy vọng, bảo đảm cuộc sống cho những người có tên trong hồ sơ. Trong suốt 25 năm qua, không biết bao nhiêu người đã và đang tìm đến Trung tâm Lưu trữ của BHXH Việt Nam; khó có một con số nào, thống kê nào định tính được giá trị những trang hồ sơ mang lại với cuộc đời mỗi người trong số họ. Vì các mục đích khác nhau nhưng đa phần họ đã phải lặn lội tìm lại hồ sơ từ nhiều nơi và nhiều người chỉ thực sự “đạt tâm nguyện” khi tìm đến địa chỉ Trung tâm Lưu trữ, số 150 phố Vọng, Phương Liệt, Thanh Xuân, TP. Hà Nội.

Trong công tác giải quyết chế độ cho người hưởng, hồ sơ hưởng BHXH là căn cứ pháp lý quan trọng đối với các cơ quan quản lý, cơ quan thực hiện chính sách BHXH cũng như đối tượng tham gia BHXH. Đây là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của người lao động, sự đóng góp của người sử dụng lao động. Trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao động, sổ BHXH... để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với người lao động. Do đó, nếu không đảm bảo an toàn khối tài liệu này có thể sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của các đối tượng hưởng BHXH, tới an sinh xã hội của đất nước. Việc lưu trữ hồ sơ giấy theo thời gian có thể bị xuống cấp, giảm chất lượng hồ sơ do những yếu tố gây hại như ẩm mốc, hóa chất làm rách, nhàu nát, mờ, bay chữ dẫn đến không đảm bảo độ bền của hồ sơ; nếu xảy ra cháy nổ, rất khó có thể khôi phục lại.

Cùng với nỗ lực hiện đại hóa của toàn Ngành, những cán bộ lưu trữ cũng cố gắng làm "mới" công việc của mình. Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ cho biết, từ năm 2016, dự án “Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH” được triển khai; chính thức chuyển đổi phương thức lưu trữ từ lưu trữ bán thủ công sang lưu trữ điện tử. Kết thúc Dự án (cuối năm 2017), tổng cộng đã có 4.285.962 hồ sơ, tương đương hơn 25 triệu trang tài liệu được số hóa hoàn chỉnh và lưu trữ tập trung tại Trung tâm Dữ liệu Ngành BHXH.

Trong quá trình triển khai Dự án, gặp phải không ít những khó khăn, vướng mắc như: Là đơn vị đầu tiên xây dựng và đề xuất triển khai dự án số hóa hồ sơ, tài liệu nên việc học hỏi các đơn vị đi trước là không có; phải tự nghiên cứu, sáng tạo trong triển khai dự án. Chưa kể, có rất nhiều phát sinh cần xử lý và khắc phục, đơn cử như: chất lượng giấy của hồ sơ là một trở ngại lớn ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành của Dự án. Có những hồ sơ với tuổi thọ đã trên 40 năm lưu trữ, chất lượng giấy là poluya, giấy gió…, qua thời gian lưu trữ đã bị xuống cấp mủn, rách. Việc tiếp xúc với máy scan trong quá trình hấp nhiệt và kéo giấy đã bị co. Mỗi một lần scan thất bại là một lần phải phục hồi lại hồ sơ, mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện. Để khắc phục tình trạng này Trung tâm Lưu trữ đã nghiên cứu và đưa ra giải pháp dùng bìa cứng nilon kẹp hồ sơ đưa vào máy scan, sáng kiến tưởng chừng rất nhỏ nhưng mang lại kết quả thật ấn tượng, giải quyết được toàn bộ số hồ sơ cũ, nát được lưu trữ trước năm 1995 mà không ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ.

Từ tháng 10/2018, Trung tâm Lưu trữ tiếp tục nghiên cứu và tham mưu với Lãnh đạo Ngành triển khai việc cấp tài khoản truy cập đến BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; tháng 8/2019 cấp tài khoản truy cập đến 710 BHXH huyện trực thuộc BHXH tỉnh; từ đây BHXH tỉnh, BHXH huyện khi cần khai thác hồ sơ có thể khai thác trực tiếp tại tên miền “luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn”.

Tính đến tháng 12/2019, số hồ sơ đã được số hóa và lưu trữ lên đến 4.757.165 hồ sơ, được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố và 710 cơ quan BHXH huyện, thị; việc phục vụ các đơn vị, cá nhân có nhu cầu tra cứu và khai thác hồ sơ để giải quyết chế độ BHXH cũng như làm căn cứ để trả lời đơn thư được thuận tiện và giảm thiểu tối đa thời gian giải quyết chế độ cho người thụ hưởng, góp phần không nhỏ trong việc cải cách thủ tục hành chính.

Chỉ trong 05 tháng, kể từ khi cấp tài khoản truy cập phần mềm Khai thác hồ sơ đến BHXH huyện, số lượng truy cập và đề nghị khai thác tăng đột biến, có tháng lên đến 10.000 lượt truy cập, 827 lượt đề nghị khai thác với 1.530 hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ khai thác trên môi trường mạng tính đến 31/12/2019 là 38.537 lượt người truy cập, 4.098 lượt đề nghị với 6.746 hồ sơ khai thác. Thời gian khai thác hồ sơ được rút ngắn, chỉ tính bằng phút, giây. Hiệu quả công tác khai thác hồ sơ được nâng lên rõ rệt, bộ phận tiếp nhận có thể trả kết quả ngay lập tức cho người lao động khi có yêu cầu khai thác hồ sơ.

Với việc số hóa được toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ đã có được một kho hồ sơ điện tử hoàn chỉnh song song với kho hồ sơ giấy. Việc này đã góp phần bảo đảm an toàn hồ sơ khi có sự cố bất khả kháng xảy ra. Từ khi có hồ sơ điện tử, việc khai thác hồ sơ hưởng BHXH tại Trung tâm và tại BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện đã được thay đổi toàn diện, từ việc phải trực tiếp khai thác hồ sơ giấy đến nay chỉ cần truy cập địa chỉ web, tìm kiếm, khai thác hồ sơ phục vụ nhu cầu sử dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với việc khai thác hồ sơ điện tử đã tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức của cán bộ thực hiện quy trình khai thác hồ sơ, tiết kiệm kinh phí vận chuyển hồ sơ cho Ngành; góp phần đẩy nhanh thời gian giải quyết công việc, cải cách thủ tục hành chính, hướng tới sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp.

Hiện đại hóa, người ta chỉ khai thác dữ liệu online qua internet qua hồ sơ điện tử, ít đến hoặc biết đến Trung tâm Lưu trữ. Và cũng chỉ ít người biết rằng, đằng sau những trang hồ sơ đã được số hóa đó là biết bao nhiêu tâm huyết, sự bền bỉ của những cán bộ lưu trữ. Công việc của họ âm thầm nhưng giá trị đem lại với An sinh của đất nước thì không hề nhỏ./

Lưu Trang (nguồn và ảnh baohiemxahoi.gov.vn)

Ý kiến của bạn